Zmień swój status, aby wszyscy wiedzieli, dlaczego do nich nie wracasz
Ludzie używają Microsoft Teams do komunikacji i współpracy z kolegami z zespołu. W rzeczywistości do tego stopnia, że wielu użytkowników całkowicie przeszło z poczty e-mail do Microsoft Teams w celach komunikacyjnych.
Dlatego to naturalne, że szukasz sposobu w Microsoft Teams, aby poinformować członków zespołu, kiedy nie możesz otrzymać ich wiadomości i nie będziesz w stanie odpowiedzieć, więc nie ma miejsca na nieporozumienia. Niezależnie od tego, czy nie ma Cię przy biurku przez godzinę, dzień czy tydzień, niezależnie od tego, czy wyszedłeś na lunch dla klienta, seminarium, czy wyjechałeś na wakacje, zawsze dobrą praktyką jest pozwolić, aby Twój status odzwierciedlał to i owo jest dokładnie tym, co możesz zrobić ze statusem „Poza biurem” w Microsoft Teams.
Jeśli nie wiesz, jaki jest stan w Microsoft Teams, jest to zielona/żółta/czerwona kropka, która pojawia się obok Twojego zdjęcia profilowego w Microsoft Teams i wskazuje innym członkom zespołu, czy możesz nawiązać połączenie.
Jeśli jesteś trochę zdezorientowany tą nową opcją statusu, to nie twoja wina. Jak zapewne zauważyłeś, opcja Poza biurem nie jest jedną ze standardowych opcji dostępnych w funkcji „Status” w aplikacji Teams. Ustawienie statusu „Poza biurem” w Microsoft Teams nie jest tak proste, jak zmiana statusu z „Dostępny” na „Zajęty” lub „Nie przeszkadzać” – coś, co możesz zrobić migiem.
Skąd ustawić status „Poza biurem” w zespołach?
„Gdzie mogę ustawić ten stan Poza biurem w aplikacji Teams, jeśli nie w opcji Stan?” Chodzi o to, że w ogóle nie można ustawić statusu Poza biurem z Microsoft Teams. Potrzebujesz do tego programu Outlook.
Microsoft Teams synchronizuje się z Twoim kontem Outlook i pobiera status Poza biurem z Outlooka i automatycznie odzwierciedla to na Twoim koncie Teams. Nic więc dziwnego, że nie znalazłeś opcji ustawienia statusu od razu. Microsoft z pewnością tego nie ułatwia.
Jak ustawić Poza biurem w Outlooku?
Aby ustawić stan Poza biurem w aplikacji Teams, musisz skonfigurować „Odpowiedzi automatyczne” na swoim koncie Outlook. Co to są odpowiedzi automatyczne? Ta funkcja automatycznie wysyła wiadomość na wszystkie otrzymane e-maile, gdy jest włączona. Microsoft Teams widzi, kiedy masz automatyczne odpowiedzi w Outlooku, i zmienia Twój status, aby odzwierciedlić Twoje miejsce pobytu.
Odpowiedzi automatyczne w programie Outlook można skonfigurować zarówno w aplikacji klasycznej, jak i w sieci Web programu Outlook.
Aby skonfigurować odpowiedzi automatyczne z aplikacji klasycznej Outlook, otwórz aplikację i kliknij opcję „Plik” na pasku menu.
Teraz kliknij opcję „Odpowiedzi automatyczne” na ekranie Informacje o koncie.
Otworzy się okno dialogowe konfiguracji odpowiedzi automatycznych. Obecnie pokaże „Nie wysyłaj”. Wybierz przycisk opcji „Wyślij odpowiedzi automatyczne”.
Możesz również określić przedział czasu, w którym wyślesz wiadomość o nieobecności. Zaznacz pole „Wyślij tylko w tym przedziale czasowym” i wybierz datę i godzinę.
Możesz ustawić niestandardową wiadomość określającą, czym odpowiedzieć na otrzymane wiadomości. Teraz, jeśli używasz konta organizacji, będą dostępne dwie opcje wiadomości. Możesz ustawić różne wiadomości dla osób wewnętrznych i zewnętrznych w Twojej organizacji. W przypadku konta osobistego nie będzie rozróżnienia. Na koniec kliknij „OK”, aby zapisać zmiany.
Po włączeniu odpowiedzi o nieobecności przejdź do Microsoft Teams. Twój status zmieni się na Poza biurem, a wiadomość skonfigurowana w odpowiedziach automatycznych będzie również wyświetlana wraz z Twoim statusem, gdy ktoś najedzie kursorem na Twoje zdjęcie profilowe.
Aby skonfigurować odpowiedzi automatyczne z programu Outlook dla sieci Web, przejdź do outlook.live.com i zaloguj się na swoje konto. Następnie kliknij opcję „Ustawienia” (ikona koła zębatego) w prawym górnym rogu ekranu.
W polu tekstowym wyszukiwania wpisz „Poza biurem” lub „Odpowiedzi automatyczne”, a następnie kliknij wynik wyszukiwania dla ustawienia Odpowiedzi automatyczne.
Otworzy się okno dialogowe odpowiedzi automatycznych. Włącz przełącznik „Automatyczne odpowiedzi włączone”.
Jeśli chcesz wysyłać automatyczne odpowiedzi w określonym okresie, zaznacz pole „Wysyłaj odpowiedzi tylko w określonym czasie” i określ datę i godzinę oraz ustaw własną wiadomość.
Skonfigurowanie odpowiedzi automatycznych to najlepszy sposób na ustawienie stanu Poza biurem w Microsoft Teams. Możesz ustawić status na określony czas, a wraz z nim niestandardową wiadomość wyjaśniającą. Ale to zdecydowanie nie jedyny sposób.
Możesz także ustawić status poza biurem, tworząc spotkanie w swoim kalendarzu i ustawienie go na „Poza biurem”. Otwórz aplikację klasyczną Outlook i przełącz się na kalendarz zamiast na pocztę e-mail.
Kliknij opcję „Nowe spotkanie” w menu głównym.
Otworzy się okno dialogowe tworzenia spotkania. Umów się na spotkanie, kiedy będziesz poza biurem. Teraz kliknij „Opcje”.
Z menu „Pokaż jako” wybierz „Poza biurem” i zapisz spotkanie.
Microsoft Teams zmieni Twój status na Poza biurem w czasie, gdy ustawisz termin w programie Outlook.
Teraz możesz bez obaw odejść od biurka. Każdy będzie mógł zobaczyć Twój status Poza biurem. Na czacie osobistym alert po stronie nadawcy przypomni mu, że jesteś poza biurem i możesz nie być w stanie od razu do niego odpowiedzieć.