Ściągawka, której potrzebujesz, aby zacząć korzystać z Google Workspace
Google jest częścią życia prawie każdego w tym momencie, w taki czy inny sposób. I choć w przyziemnym życiu Google cieszy się największą popularnością, jego obecność w ekosystemie biznesowym jest równie niezaprzeczalna.
Jednak ostatnie wydarzenia zmieniły sposób działania firm. Ta transformacja znalazła również drogę do zestawu usług zwiększających produktywność Google. Google Workspace to końcowy efekt tej metamorfozy, która rozpoczęła się w zeszłym roku, gdy cały świat dostrzegł bezprecedensową zmianę w sposobie, w jaki pracujemy. Przyjrzyjmy się dokładnie, czym jest ta usługa i co ma do zaoferowania.
Co to jest Google Workspace?
Jeśli nie znasz Google Workspace, być może znasz G Suite – dawną nazwę Google Workspace. Głębsze zagłębienie się w przeszłość przypomniałoby Ci również o Google Apps dla domeny, punkcie początkowym tej podróży. Ale cała ta zmiana imion również spowodowała zamieszanie.
Mówiąc najprościej, Google Workspace to bardziej rozwinięta forma G Suite, która sama w sobie była ewolucją Google Apps for Domain. Pomyśl o tym jako o procesie ewolucji Pokemona!
W tym samym duchu Google Workspace oferuje bogatsze wrażenia z większą liczbą funkcji niż jego poprzednie iteracje. Aplikacje mają teraz głębszą integrację ze sobą, zamiast być samodzielnym doświadczeniem.
Wcześniej wszystkie usługi Google musiały być dostępne osobno, ponieważ tak zostały zaprojektowane. Dzięki Google Workspace wszystko, czego potrzebujesz, znajdziesz w jednym miejscu – Gmail, Czat, Kalendarz, Dysk, Spotkanie, Dokumenty, Arkusze, Zadania itd. – masz rację. Ta głębsza integracja umożliwia firmom wydajniejszą współpracę, zamiast ciągłego przeskakiwania między aplikacjami.
Czy Google Workspace jest bezpłatny?
Chociaż poszczególne usługi oferowane przez Google, takie jak Gmail, Meet, Chat, Drive itp., są dostępne bezpłatnie dla użytkowników z osobistym kontem Google, Google Workspace jako całość jest usługą płatną. Obejmuje to kompletne rozwiązanie biznesowe, jakim jest Google Workspace.
Korzystanie z Google Workspace dla wszystkich jest bezpłatne, ale zajmiemy się nim za chwilę. Google Workspace, w swojej istocie, jest dostępny bezpłatnie tylko dla płatnych subskrybentów lub instytucji edukacyjnych i organizacji non-profit.
Istnieją funkcje, do których użytkownicy mają dostęp tylko w ramach Google Workspace, takie jak głębsza integracja Meet, która umożliwia wyświetlanie obrazu w obrazie spotkania w Czacie, Dokumentach, Prezentacjach i Arkuszach. Ta funkcja pozwala na bardziej efektywną współpracę i prezentację.
Czym jest Google Workspace dla wszystkich?
Google ogłosił niedawno, że udostępnił Google Workspace dla wszystkich. A to oznacza również osoby z bezpłatnym kontem Google. Ale co to tak naprawdę oznacza? Darmowa wersja Google Workspace tak naprawdę nie wymaga teraz tak dużych zmian.
Zasadniczo obejmuje całkowity rebranding i głębszą integrację aplikacji Google, podobnie jak Google Workspace dla firm. Google powoli wprowadza te zmiany od października zeszłego roku i prawdopodobnie już z nich korzystasz. Jedyną różnicą jest to, że jest teraz oficjalnie dostępny dla wszystkich, a nie we wczesnym dostępie.
Aby włączyć tę wersję Google Workspace na swoim koncie Google, musisz aktywować Google Chat. Po aktywacji Google Chat zastąpi on Google Hangouts, a czat i pokoje zostaną zintegrowane z Gmailem.
Pokoje zapewniają przestrzeń do współpracy, w której można komunikować się, dzielić pomysłami i śledzić ważne informacje.
Jeszcze w tym roku Google przekształci Pokoje w Spaces z bardziej uproszczonym interfejsem użytkownika. Spaces będą dostępne dla wszystkich, płatnych i bezpłatnych kont Google Workspace. Spaces będzie również oferować funkcje, takie jak wbudowane wątki tematyczne, wskaźniki obecności, niestandardowy status, ekspresyjne reakcje, a także nowy interfejs.
Po dotarciu Spaces zmieni się również interfejs Gmaila. Lewe menu nawigacyjne stanie się bardziej jak dolne paski narzędzi z aplikacji na Androida i iOS. Pasek boczny byłby bardziej kompaktowy i można go było zwijać.
Korzystając z Google Workspace, użytkownicy będą mogli przechowywać ważne informacje w jednym miejscu, planować kolejną rodzinną wycieczkę, przechowywać swoje zdjęcia i filmy w jednym miejscu, śledzić rodzinny budżet dzięki Arkuszom Google.
Ale to wszystko, co Google Workspace oferuje na razie w postaci darmowych kont Google Workspace. Cóż, to i nowa kolorystyka, która jest częścią rebrandingu. Ale, jak się wydaje, Google planuje również wprowadzić więcej zmian i ulepszeń do Workspace w ciągu roku w postaci Smart Canvas.
Smart Canvas: Przestrzeń robocza kierunku przyszłości zmierza w kierunku
Google poważnie myśli o tym, by Workspace stał się miejscem, w którym kwitnie współpraca. Jeszcze w tym roku Google wprowadzi wiele zmian w Google Workspace w postaci Smart Canvas, które rozwiną współpracę między aplikacjami Google.
Smart Canvas ulepszy aplikacje, takie jak Dokumenty, Arkusze i Prezentacje Google. Dostępny już, gdy używasz @-wzmianek w Dokumentach Google, pojawia się inteligentny układ, który pokazuje dodatkowe informacje, takie jak polecane osoby, pliki i spotkania, które możesz wstawić do dokumentu.
Inni współpracownicy w dokumencie mogą następnie szybko przeglądać spotkania i osoby lub przeglądać dokumenty bez konieczności zmieniania kart. W nadchodzących miesiącach w Arkuszach pojawią się również inteligentne chipy.
W nadchodzących miesiącach te inteligentne chipy będą częścią interaktywnych bloków konstrukcyjnych. Nowe interaktywne bloki konstrukcyjne będą zawierać inteligentne chipy, szablony i listy kontrolne.
Będziesz także mieć możliwość przypisywania czynności z listy kontrolnej innym osobom z Dokumentów Google. Te czynności do wykonania będą również automatycznie wyświetlane w Zadaniach Google, ułatwiając zarządzanie listami zadań do wykonania.
Kolejną zmianą nadchodzącą w ramach Smart Canvas są szablony tabel w Dokumentach. Kilka typów szablonów będzie zawierać tabele „głosowania na temat” w celu zebrania opinii zespołu oraz tabele „śledzące projekty”, aby uchwycić kamienie milowe i statusy.
Arkusze również otrzymają kilka poważnych ulepszeń. Oprócz inteligentnych chipów Google wprowadza również nowe widoki w Arkuszach. Widok osi czasu, jeden z widoków, które są częścią tego uaktualnienia, zmieni kolejność arkuszy w widoku, który ułatwi śledzenie zadań.
Aby ułatwić współpracę, do Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji dodano również przycisk „Google Meet”. Jest już dostępny. Możesz użyć tego przycisku, aby zaprezentować dokument, nad którym już pracujesz, bezpośrednio w Google Meet bez konieczności wchodzenia do Google Meet w celu rozpoczęcia spotkania. Wszelkie spotkania w Twoim kalendarzu pojawią się automatycznie.
Można śmiało powiedzieć, że w ciągu roku Google Workspace stanie się znacznie lepszym środowiskiem dzięki współpracy w jego centrum. Będzie on dostępny dla wszystkich użytkowników Google Workspace, zarówno za darmo, jak i za opłatą.
Typy planów (edycje) dla Google Workspace
Google Workspace to usługa dla właścicieli firm, która ma różne wersje (plany miesięczne) dla różnych rodzajów firm. Ale kiedy Google Workspace po raz pierwszy zadebiutował, miało to sens tylko dla dużych firm i małych firm, które mają co najmniej kilku pracowników, tak jak G Suite, ponieważ takie były plany, które oferował.
Ale teraz Google Workspace jest również idealnym rozwiązaniem dla właścicieli małych firm, którzy są zasadniczo jednoosobowym zespołem. Aby uczynić Google Workspace miejscem dla wszystkich, Google uruchomił teraz także „Google Workspace Individuals”.
Indywidualne Google Workspace jest dla indywidualnych właścicieli firm, którzy swoje pasje zamieniają w pomysły biznesowe. Ale gdy jesteś małą firmą, Twoje potrzeby związane z narzędziem do zwiększania produktywności i współpracy są inne niż potrzeby właścicieli dużych firm. Google Workspace Individual pamięta o tym i został zaprojektowany specjalnie z myślą o tych potrzebach.
Google Workspace Individual oferuje funkcje premium, których potrzebuje firma, jednocześnie unikając złożoności, której nie wymaga jednoosobowa operacja. Oferuje nieograniczoną liczbę spotkań, nagrywanie rozmów, redukcję szumów, ankiety oraz pytania i odpowiedzi w Google Meet, profesjonalny kalendarz ułatwiający umawianie spotkań, spersonalizowaną obsługę Gmaila z listami e-mailowymi, logo marki i nie tylko.
Notatka: Usługa Google Workspace Individual jest obecnie dostępna tylko w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Meksyku, Brazylii i Japonii, a wkrótce także w Australii.
Oto zestawienie wszystkich planów i wersji oferowanych przez Google Workspace.
- Początkujący biznes – 6 USD/użytkownik/miesiąc
- Standard biznesowy – 12 USD/użytkownik/miesiąc
- Biznes Plus – 18 USD/użytkownik/miesiąc
- Przedsiębiorstwo – Niestandardowe ceny, które można uzyskać, kontaktując się z zespołem sprzedaży Google. To najdroższa edycja, ale też ta, która oferuje najwięcej funkcji.
- Indywidualne Google Workspace – 9,99 USD miesięcznie (7,99 USD miesięcznie do stycznia 2022 w ramach promocji)
- Google Workspace dla Szkół i Uczelni – Bezpłatnie dla podstawowych funkcji. Funkcje premium można kupić w ramach płatnych planów obejmujących subskrypcje Education Standard, Teaching and Learning Upgrade oraz Education Plus.
- Google Workspace dla Organizacji Non-Profit – Google oferuje funkcje planu Business Starter organizacjom non-profit za darmo, a Biisness Standard 3 USD na użytkownika miesięcznie i Business Plus 5,04 USD za użytkownika miesięcznie. Edycja Enterprise jest również oferowana z 70% zniżką niż standardowa cena.
Dlaczego Google Workspace?
Najważniejsze pytanie brzmi, co ma do zaoferowania Google Workspace. Dlaczego jest dla Ciebie odpowiedni? Jednym z najważniejszych aspektów Google Workspace jest to, że konta Workspace są tworzone przez administratora organizacji, w przeciwieństwie do podstawowych kont Google tworzonych przez osoby.
To zasadniczo oznacza większą kontrolę. Administrator ma większą kontrolę nad ustawieniami domyślnymi konta Workspace, a także nad ustawieniami dostępu do aplikacji i bezpieczeństwa. A wszystko to dzieje się w chmurze. Zespół IT nie musi konfigurować urządzeń indywidualnie ani fizycznie dla Twoich pracowników lub studentów. Możesz także mieć osobne zasady dla osób lub grup osób.
Dzięki temu możesz kontrolować, jakie aplikacje i ustawienia chcesz zezwolić swoim pracownikom lub studentom, których po prostu nie możesz mieć na kontach osobistych.
Google Workspace ma również wiele dodatkowych funkcji, do których nie masz dostępu na bezpłatnym, podstawowym koncie. Należy jednak pamiętać, że zakres funkcji oferowanych przez Workspace różni się w zależności od edycji lub typu planu.
Podstawowe aplikacje w Google Workspace
Większość wersji Google Workspace oferuje te aplikacje w ramach podstawowej funkcjonalności z rozszerzonymi funkcjami.
- Gmail: Niestandardowy biznesowy adres e-mail dla Twojej firmy z ochroną przed spamem i phishingiem oraz obsługą poczty bez reklam
- Poznać: Do 250 uczestników spotkania w zależności od wydania. Otrzymasz również dodatkowe funkcje, takie jak tablica cyfrowa, nagrania spotkań, usuwanie szumów, ankiety i pytania i odpowiedzi, pokoje podgrup, śledzenie obecności, sterowanie moderacją, podnoszenie rąk, strumieniowanie na żywo w domenie (w zależności od wersji Workspace).
- Czat i pokoje (wkrótce zmienią się w Spaces): Oprócz podstawowych funkcji Google Chat i Rooms, w których możesz bezproblemowo współpracować, Google Workspace oferuje bardziej zaawansowane funkcje. Należą do nich zaawansowane czaty z pokojami z wątkami i dostępem dla gości. Dostęp dla gości umożliwia łączenie się z klientami i partnerami, którzy nie są częścią Twojej organizacji. Możesz z nimi współpracować nad plikami i dokumentami z czatu. A przy tym samym poziomie dostępu i widoczności Twoja praca nie ucierpi.
- Kalendarz: Planuj spotkania, udostępniaj kalendarze oraz przeglądaj i rezerwuj sale konferencyjne za pomocą Workspace.
- Odwieźć: Rozszerzona pamięć masowa w chmurze (od 30 GB do nieograniczonej), Dysk na komputer, dyski współdzielone dla Twojego zespołu, udostępnianie odbiorców docelowych i obsługa ponad 100 typów plików.
- Dokumenty, Pościel: Twórz wspólne dokumenty, pomoc w pisaniu dzięki inteligentnemu redagowaniu, autokorekcie pisowni i sugestiom gramatycznym, współdziałanie z pakietem Microsoft Office i niestandardowe znakowanie dokumentów.
- Slajdy: Współpracuj przy prezentacjach
- Formularze: Tworzenie ankiety, która obejmuje łatwiejszą analizę z inteligentnym wypełnianiem, inteligentnym czyszczeniem i odpowiedziami, niestandardowe formularze szablonów marki
- Trzymać: Uchwyć pomysły za pomocą wspólnych notatek
- Witryny: Współpracuj podczas budowania witryn
- Prądy: Serwisy społecznościowe dla Twojej organizacji, w których pracownicy mogą komunikować się i współpracować ze sobą
Dodatkowe aplikacje w Google Workspace
W zależności od wersji Google Workspace lub dodatkowych zakupów, Google Workspace oferuje te aplikacje również subskrybentom.
- Domeny: Rejestracja domeny ze zintegrowaną rejestracją i konfiguracją Google Workspace
- Wyszukiwanie w chmurze: Inteligentne wyszukiwanie w Google Workspace (dane własne i zewnętrzne)
- Grupy i Grupy dla Firm: Listy e-mailowe i zarządzanie dostępem
- Sklepienie: Zatrzymywanie danych, archiwizacja i eDiscovery
- Jamboard: Cyfrowa tablica do współpracy, której możesz używać nawet podczas spotkań
- Głos: Inteligentne połączenia głosowe z wirtualnym systemem telefonicznym, który działa na wszystkich urządzeniach i w Internecie
- Skrypt aplikacji: Zwiększ możliwości Google Apps, takich jak Kalendarz, Dokumenty, Dysk, Gmail, Arkusze i Prezentacje dzięki Apps Script. Możesz opublikować skrypty na całym świecie lub zachować je jako prywatne w swojej domenie.
- Arkusz aplikacji: Twórz aplikacje bez kodu
- Sala lekcyjna: Zorganizowane przestrzenie do nauki dla nauczycieli i uczniów
- Dodatki: Zintegruj aplikacje innych firm i dodatki Apps Script
Google Workspace oferuje również sprzęt do Google Meet, połączeń głosowych i Jamboard. Sprzęt pozwala organizacjom, które obecnie decydują się na model hybrydowy – w biurze i pracy z domu – na efektywną pracę.
Google zamierza również wkrótce uruchomić tryb towarzyszący w Google Meet, aby wspierać równość współpracy w hybrydowym miejscu pracy. Jest przeznaczony dla organizacji, w których niewiele osób przebywa w sali konferencyjnej, a jednocześnie łączy się z innymi zdalnie.
Tryb towarzysza zapewnia uczestnikom sali konferencyjnej własny kafelek wideo i dostęp do innych funkcji Google Meet, takich jak podnoszenie ręki, odpytywanie itp. na ekranie, podczas gdy korzystają z najlepszych funkcji audio i wideokonferencji w pokoju, które zapewnia sprzęt do Meet oferuje.
Jak korzystać z Google Workspace
Wrażenia z Google Workspace są różne dla użytkowników płatnych (zwłaszcza administratorów) i bezpłatnych, dlatego nauka obsługi to dwie zupełnie różne krzywe. Jednak dla użytkowników końcowych Workspace korzystanie z aplikacji w Google Workspace jest bardzo podobne, z wyjątkiem ekskluzywnych funkcji.
Aby uzyskać dostęp do aplikacji dostępnych dla Twojego konta Google Worskapce, przejdź do ikony menu „Google Apps” z dowolnej usługi Google. W menu pojawi się lista wszystkich aplikacji dostępnych do użytku.
Oto wskazówka. Niezależnie od tego, czy jesteś darmowym, czy płatnym użytkownikiem Google Workspace, Google oferuje szybkie skróty „.new”, które możesz wpisać bezpośrednio w pasku adresu przeglądarki i utworzy nowy element tej aplikacji.
- cal.new – Utwórz nowe wydarzenie w Kalendarzu
- doc.new – Utwórz dokument Google
- meet.new – Rozpocznij nowe spotkanie w Google Meet
- sheet.new – Utwórz nowy Arkusz Google
- slide.new – Utwórz nowy slajd
- form.new – Utwórz nowy formularz
- keep.new lub note.new – Rozpocznij nową notatkę
- site.new – Utwórz nową witrynę
- jam.new – Rozpocznij nową tablicę
Korzystanie z Google Workspace jako płatny użytkownik
Aby rozpocząć korzystanie z Google Workspace, wejdź na workspace.google.com. Kliknij przycisk „Rozpocznij” lub „Rozpocznij bezpłatny okres próbny”, w zależności od tego, co widzisz na ekranie. W przypadku małej firmy najlepszym rozwiązaniem może być Business Starter lub Business Standard. Google oferuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny, więc masz dużo czasu, aby się zorientować i sprawdzić, czy Google Workspace jest dla Ciebie odpowiedni. Anuluj okres próbny przed upływem 14 dni, a opłata za subskrypcję nie zostanie naliczona.
Jeśli jesteś jednoosobowym zespołem i mieszkasz w jednym z obsługiwanych krajów, możesz wypróbować Google Workspace Individual, przechodząc tutaj.
Notatka: Google Workspace Individual nie obsługuje niestandardowych adresów e-mail.
Ponieważ Google Workspace jest dla firm, automatycznie stajesz się administratorem swojej organizacji po jej skonfigurowaniu. Ale kiedy dodajesz nowych użytkowników w swojej organizacji, możesz mianować kogoś innego administratorem.
Wpisz nazwę firmy, liczbę pracowników i kraj, a następnie kliknij „Dalej”.
Następnie podaj swoje dane kontaktowe i kliknij „Dalej”.
Teraz musisz wybrać, czy masz domenę, czy nie. Jeśli ją posiadasz, kliknij opcję „Nie, mam jedną” i możesz wprowadzić domenę, którą już posiadasz, i z niej korzystać. Musisz potwierdzić, że jesteś właścicielem tej domeny, zanim zaczniesz z niej korzystać. W przeciwnym razie możesz go kupić za pomocą Google Domains. Kliknij opcję „Tak, mam taką, której mogę użyć”. Jeśli nie masz domeny, możesz ją też kupić w innym miejscu zamiast w Google Domains, ale kupując ją przez Google, nie musisz przechodzić procesu weryfikacji.
Następnie musisz utworzyć nazwę użytkownika dla swojego konta Google Workspace. Byłby to pierwszy firmowy adres e-mail w Twojej domenie. Możesz utworzyć więcej adresów firmowych dla swojego zespołu później, po skonfigurowaniu Google Workspace. Utwórz hasło, a następnie kliknij „Zgadzam się i kontynuuj”.
Twoje konto Google Workspace jest skonfigurowane z firmowym kontem Google. Kliknij „Przejdź do konfiguracji” i możesz zarządzać Google Workspace dla swojej organizacji z konsoli administracyjnej.
Po zweryfikowaniu domeny możesz dodawać nowych użytkowników do organizacji i konfigurować aplikacje, takie jak Gmail, z konsoli administracyjnej. Ale jeśli nie chcesz tego robić od razu, możesz to na razie pominąć i zrobić to w Google Admin w dowolnym momencie.
Zarządzanie Google Workspace
Jako administrator możesz zarządzać Google Workspace i sterować nim z konsoli administracyjnej. Niezależnie od tego, czy chcesz dodawać lub usuwać użytkowników, zarządzać jednostkami organizacyjnymi (język Google do tworzenia zasad dla Twojej organizacji), tworzyć i zarządzać grupami na potrzeby list adresowych i stosować zasady, zarządzać aplikacjami, do których użytkownicy w Twojej domenie mogą uzyskiwać dostęp i z jakich urządzeń, oraz wszystkim w przeciwnym razie konsola administracyjna jest tam, gdzie ją znajdziesz.
Aby uzyskać dostęp do konsoli administracyjnej, wejdź na admin.google.com i zaloguj się na swoje konto Google Workspace. Możesz też uzyskać do niego dostęp z menu „Aplikacje” z dowolnej usługi Google. Kliknij ikonę „Google Apps” w praktycznie dowolnej usłudze Google, w której jesteś zalogowany (google.com, gmail.com itp.)
Następnie kliknij opcję „Administrator” w aplikacjach. Opcja „Administrator” jest dostępna tylko dla tych użytkowników Workspace, którzy są administratorami w organizacji.
Otworzy się strona główna konsoli administracyjnej. Składane menu nawigacyjne po lewej stronie umożliwia szybkie przeglądanie wszystkich opcji zarządzania Google Workspace w Twojej organizacji.
Dodawanie użytkowników do organizacji
Po skonfigurowaniu Google Workspace dla swojej organizacji najważniejszym krokiem jest dodanie użytkowników do organizacji. Podobnie jak w przypadku tworzenia adresu firmy dla siebie, musisz utworzyć nazwy użytkownika i hasła dla innych użytkowników, których chcesz dodać, i udostępnić im dane uwierzytelniające. Musisz również przypisać im licencje, aby móc korzystać z usług.
Przejdź do konsoli administracyjnej i kliknij opcję „Katalog” z menu nawigacyjnego po lewej stronie.
Pod nim rozwinie się kilka opcji. Kliknij „Użytkownicy” z dostępnych opcji.
Następnie wybierz jednostkę organizacyjną ze „Wszystkich organizacji”, do której chcesz dodać użytkownika. Kliknij przycisk „Dodaj nowego użytkownika”, aby dodawać użytkowników pojedynczo, jeśli nie masz dużego zespołu.
Wprowadź dane użytkownika: jego imię i nazwisko, a następnie jego główny adres e-mail. Workspace zasugeruje nazwę użytkownika dla głównego adresu e-mail, która różniłaby się od wszystkich istniejących e-maili w Twojej domenie; możesz go użyć lub wprowadzić samodzielnie.
Jeśli Twoja organizacja ma więcej niż jedną domenę, możesz wybrać inną. Kliknij strzałkę w dół obok znaku @ i wybierz domenę z menu rozwijanego.
Następnie wprowadź dodatkowy adres e-mail użytkownika. Dodatkowy adres e-mail może być ich osobistym adresem e-mail, na który otrzymają dane konta. Możesz również wprowadzić własny adres e-mail, aby przechwycić dane logowania i przesłać je później.
Następnie kliknij strzałkę obok opcji „Zarządzaj hasłem użytkownika, jednostką organizacyjną i zdjęciem profilowym”. Ustawienie zdjęcia profilowego lub edytowanie jednostki organizacyjnej jest opcjonalne.
Ale musisz ustawić hasło dla nowego użytkownika. Możesz automatycznie wygenerować hasło lub wprowadzić własne. Aby poprosić użytkownika o ustawienie nowego hasła podczas logowania, musisz włączyć opcję.
Po dodaniu wszystkich informacji kliknij przycisk „Dodaj nowego użytkownika”.
Pod warunkiem, że nazwa użytkownika nie koliduje z istniejącą nazwą użytkownika, nowy użytkownik zostanie pomyślnie dodany. Jeśli nie, otrzymasz monit z prośbą o naprawienie konfliktu.
Teraz pozostaje tylko udostępnić dane logowania wybranej osobie, aby mogła zacząć korzystać z Google Workspace. Jeśli po zalogowaniu poprosiłeś użytkownika o zmianę hasła, będzie miał 48 godzin na zmianę hasła. Gdy czas się skończy, link resetujący wygaśnie, a Ty (administrator) będziesz musiał utworzyć dla nich nowe hasło.
W przypadku nowego użytkownika aktywacja wszystkich usług Google Workspace może potrwać do 24 godzin. Jeśli spróbujesz uzyskać dostęp do usługi w tym okresie, możesz otrzymać komunikat, że nie masz dostępu.
Zbiorcze dodawanie użytkowników
W przypadku dużej organizacji możesz też zbiorczo dodawać użytkowników i jest na to wiele opcji. W zależności od typu organizacji możesz wybrać to, co jest dla Ciebie najlepsze.
- Dodaj użytkowników z pliku CSV
- Użyj interfejsu Admin SDK Directory API, jeśli znasz się na programowaniu
- Synchronizuj dane z serwera LADP, takiego jak Microsoft Active Directory
- Migracja z HCL Notes do Google Workspace
- Dodaj użytkowników z istniejącymi kontami Google
Przed zbiorczym dodaniem użytkowników do Google Workspace upewnij się, że masz wystarczającą liczbę licencji. W przeciwnym razie kup więcej, jeśli Twój plan na to pozwala.
Ustaw użytkownika jako administratora
Innych użytkowników w organizacji możesz ustawić jako superadministratorów. Domyślnie superadministratorem jest osoba, która tworzy i konfiguruje Google Workspace dla organizacji. Superadministrator ma pełny dostęp do zadań związanych z zarządzaniem w Twojej organizacji, więc przypisuj tę rolę tylko osobom, którym ufasz. W przypadku ograniczonych obowiązków możesz przypisać im określone role administratora, takie jak administrator grup, administrator zarządzania użytkownikami, administrator pomocy technicznej, administrator usług itp.
W menu nawigacyjnym po lewej stronie kliknij opcję „Katalog” i wybierz „Użytkownicy” z rozwiniętej listy. Znajdź użytkownika z listy użytkowników i kliknij jego nazwę.
Otworzy się ich strona konta. Przewiń w dół i kliknij opcję „Role i uprawnienia administratora”.
Następnie kliknij opcję roli „Superadministrator”.
Spowoduje to wyświetlenie przełączników obok wszystkich dostępnych gotowych ról. Aby uczynić je superadministratorami, włącz przełącznik obok niego. Aby przypisać im konkretną rolę administratora, włącz przełącznik obok żądanej roli. Możesz także tworzyć role niestandardowe, jeśli wstępnie zbudowane role nie są w twoim zaułku.
I ta-da! Masz kogoś innego, kto dzieli z Tobą obowiązki administracyjne.
Korzystanie z Google Workspace jako bezpłatnego użytkownika
Aby włączyć zintegrowane środowisko oferowane przez Google Workspace dla bezpłatnych kont, przejdź do swojego konta Gmail i kliknij ikonę „Ustawienia” w prawym górnym rogu.
Po prawej stronie pojawi się panel szybkich ustawień. Kliknij „Zobacz wszystkie ustawienia”.
Następnie wybierz kartę „Czat i spotkanie” z opcji ustawień.
W czacie wybierz „Czat Google” zamiast „Klasyczne Hangouty”.
Może pojawić się baner powitalny. Kliknij „OK”, aby kontynuować.
Następnie kliknij „Zapisz zmiany”.
Gmail zostanie ponownie załadowany, a Ty będziesz mieć teraz nową zintegrowaną obsługę czatów i pokoi w Gmailu.
Jednym z najlepszych dodatków dołączonych do Google Workspace jest Pokój (wkrótce Spaces) w Google Chat. Pokoje są centrum komunikacji i współpracy. Możesz rozmawiać z członkami pokoju, udostępniać pliki, przypisywać zadania i robić wiele więcej, a wszystko to w jednym miejscu dzięki Pokoje. Jeśli kiedykolwiek korzystałeś z Microsoft Teams, pokoje są jak kanały Teams.
Możesz też otwierać pliki w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google bezpośrednio w Pokojach i tam pracować. Wszelkie pliki, które przesyłasz do Pokoju, są zawsze łatwo dostępne z zakładki „Pliki”. Możesz też śledzić zadania, które zespół musi wykonać, i przypisywać je do osób z zakładki „Zadania”.
Aby dowiedzieć się, jak korzystać z pokoi w Google Chat, przejdź tutaj.
Biorąc pod uwagę sposób, w jaki praca całkowicie zmieniła się w ciągu ostatniego roku, Google Workspace wprowadza bardzo potrzebne zmiany, aby współpraca przebiegała bezproblemowo, niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, czy nie. A dzięki Google Workspace dla każdego możesz go nawet używać do organizowania swojego życia osobistego.