Jak porównywać dokumenty w Microsoft Word

Użyj funkcji „Porównaj” Microsoft Word, aby porównać wersje dokumentu Word, aby zobaczyć ich podobieństwa i różnice.

Czasami może być konieczne porównanie dwóch dokumentów programu Word, aby zobaczyć różnice między nimi. Być może ty i twój współpracownik pracujecie nad tym samym dokumentem, ale osobno, albo edytowaliście dokument bez włączania trybu śledzenia zmian, albo jesteś prawnikiem i chcesz zanotować zmiany wprowadzone między dwiema kopiami umowy.

Bez względu na przyczynę, jeśli masz dwie lub więcej wersji tego samego dokumentu, nie musisz ręcznie porównywać ich, porównując oryginalny dokument ze zmienionym dokumentem słowo po słowie. Możesz po prostu użyć funkcji „Porównaj” programu Microsoft Word, aby porównać dwa dokumenty programu Word, aby zobaczyć, czym się różnią.

Podczas porównywania dwóch dokumentów w programie Word pojawi się nowy trzeci dokument pokazujący porównania między tymi dwoma dokumentami, które można zapisać jako osobny dokument. Jest to przydatne, gdy nie chcesz żadnych zmian między oryginalnym a poprawionym dokumentem i chcesz zachować obie kopie dokumentu do wykorzystania w przyszłości.

Pokazuje również, jakie zmiany zostały wprowadzone i kto je wprowadził. Ta funkcja jest szczególnie przydatna dla prawników do tworzenia legalnych dokumentów typu blackline. Oto jak porównujesz dwa dokumenty w programie Microsoft Word.

Porównanie dwóch wersji dokumentu Microsoft Word

Najpierw otwórz jeden z dwóch dokumentów, które chcesz porównać (lub może to być dowolny plik dokumentu, nawet pusty dokument). Następnie przejdź do zakładki „Recenzja” na Wstążce.

Następnie kliknij przycisk rozwijany „Porównaj” na pasku narzędzi i wybierz opcję „Porównaj”.

Spowoduje to otwarcie okna dialogowego „Porównaj dokumenty” otwartego na ekranie. Okno Porównaj dokumenty ma dwie sekcje: Dokument oryginalny i Dokument poprawiony. Musisz wybrać oryginalne i poprawione dokumenty, które chcesz tutaj porównać.

Kliknij listę rozwijaną pod „Oryginalnym dokumentem” i wybierz oryginalny dokument, który chcesz porównać z poprawionym dokumentem (w naszym przykładzie NEET (2020).docx).

Jeśli nie widzisz swojego dokumentu na liście rozwijanej, kliknij ikonę folderu po prawej stronie menu rozwijanego Oryginalny dokument.

W oknie dialogowym „Otwórz” przejdź do tego dokumentu, wybierz go i kliknij przycisk „OK”.

W sekcji „Zmieniony dokument” wybierz poprawioną wersję dokumentu z menu rozwijanego (w naszym przypadku NEET (2021)-Zmieniony dokument.docx).

W polu „Zmiany etykiety” wpisz, co ma się pojawić obok zmian w dokumencie (może to być nazwa lub notatka). Zamierzamy nazwać go „Starkiem”, ponieważ to on wprowadził zmiany w oryginalnym dokumencie.

Możesz także przełączać dokumenty, klikając ikonę podwójnej strzałki, aby porównać dokumenty w inny sposób.

Kliknij przycisk „Więcej >>” w lewym dolnym rogu, aby wyświetlić opcje zaawansowane. Jest to opcjonalne, możesz również kliknąć „OK”, aby zobaczyć porównanie.

W sekcji „Ustawienia porównania” określ opcje, których chcesz użyć do porównania dokumentów (domyślnie wszystkie opcje są zaznaczone).

W sekcji „Pokaż zmiany” możesz wybrać, czy chcesz wyświetlać zmiany dla jednego znaku na raz, czy dla jednego słowa na raz. Możesz także wybrać, gdzie chcesz pokazać zmiany, może to być oryginalny dokument, poprawiony dokument lub nowy dokument. Zaleca się użycie opcji „Nowy dokument”.

Po zakończeniu konfiguracji kliknij „OK”, aby porównać dokument.

Spowoduje to otwarcie nowego okna z czterema panelami. „Porównany dokument” pośrodku pokazuje i podświetla wszystkie wprowadzone zmiany za pomocą czerwonych znaków na lewym marginesie. Po prawej stronie ekranu podwójne okienko wyświetla ułożone oryginały i poprawione dokumenty. Po lewej stronie okienko „Wersje” pokazuje listę wszystkich wprowadzonych poprawek, w tym tych, które zostały usunięte, dodane i zmienione.

Kliknij czerwoną linię na lewym marginesie porównywanego dokumentu, aby wyświetlić szczegółowe informacje o każdej zmianie.

Po przejrzeniu prześledzonych zmian, jeśli chcesz zaakceptować konkretną wersję, możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy zmieniony/dodany tekst i wybrać odpowiednio „Zaakceptuj wstawienie” lub „Odrzuć wstawienie”, aby zachować lub cofnąć zmianę.

Aby zaakceptować wszystkie zmiany naraz, kliknij przycisk „Akceptuj” w grupie Zmiany w zakładce „Przejrzyj” i wybierz opcję „Zaakceptuj wszystkie zmiany”. Możesz także wybrać inne opcje z menu rozwijanego w zależności od swoich preferencji.

Aby odrzucić wszystkie zmiany na raz, kliknij przycisk „Odrzuć” znajdujący się tuż obok przycisku Zaakceptuj w zakładce „Przejrzyj” i wybierz „Odrzuć wszystkie zmiany”.

Po zakończeniu pamiętaj, aby zapisać ten porównywany dokument jako oddzielny plik, korzystając z opcji „Zapisz jako” na pasku narzędzi.