Użyj ustawień stanu w Microsoft Teams, aby poinformować swój zespół, czy jesteś dostępny
Microsoft Teams stał się jedną z najpopularniejszych aplikacji Workstream Collaboration. A dla organizacji, które z niego korzystają, jest to teraz podstawowy sposób komunikacji między członkami zespołu, który przejmuje pocztę elektroniczną. I słusznie. Microsoft Teams ma wiele narzędzi, dzięki którym komunikacja i współpraca są bardziej efektywne i produktywne niż tradycyjne środki.
Nawet jeśli pracujesz w domu i nie znajdujesz się w tej samej przestrzeni fizycznej, istnieje wiele narzędzi, które pozwalają uniknąć nieporozumień i utrzymać produktywność. Jednym z takich narzędzi, które mogłeś przeoczyć, ale powinieneś zacząć zwracać uwagę, są różne ustawienia stanu dostępne w Microsoft Teams i wszystkie sposoby ich używania.
Jakie ustawienia statusu są dostępne w Microsoft Teams
W aplikacji Teams dostępne są dwa rodzaje ustawień statusu — Status obecności użytkownika i Status niestandardowy.
Co to jest status obecności użytkownika
Stan obecności użytkownika to część Twojego profilu w usłudze Microsoft Teams (a także na platformie Microsoft 365), która umożliwia innym użytkownikom poznanie stanu Twojej dostępności. Pojawia się jako mała kropka w kolorze zielonym/czerwonym/żółto/szarym obok Twojego zdjęcia profilowego.
Jedno spojrzenie na status, a inni członkowie Twojego zespołu zorientują się, czy jesteś online, na spotkaniu, czy nikt Ci nie przeszkadza, itd. Masz sedno sprawy. Mówiąc ściśle, ma to na celu poinformowanie innych o ogólnym stanie Twojej dostępności.
Co to jest status niestandardowy
Oprócz stanu obecności użytkownika w usłudze Microsoft Teams dostępny jest również stan Niestandardowy, którego możesz użyć, aby poinformować inne osoby o dokładnych okolicznościach Twojej dostępności. Tam, gdzie status obecności użytkownika może tylko powiedzieć komuś, że nie ma Cię przy biurku, status niestandardowy może dokładnie określić przyczyny tego statusu, na przykład powiedzieć komuś, że nie ma Cię na lunchu i wrócisz za godzinę.
Jest to niewielka niestandardowa wiadomość, którą możesz wyświetlić przez krótki czas. Inni użytkownicy mogą to zobaczyć po najechaniu kursorem na Twoje zdjęcie profilowe. Pojawia się również, gdy ktoś wyśle Ci wiadomość za pośrednictwem osobistego czatu lub @wzmianki o Tobie, jeśli sobie tego życzysz.
Korzystanie z ustawień statusu w Microsoft Teams
Ustawienie statusu w Microsoft Teams w celu wskazania Twojej dostępności innym użytkownikom jest dość łatwe.
Ustawianie statusu obecności
Być może zauważyłeś, że nawet jeśli nigdy wcześniej nie zmieniałeś ustawień statusu, automatycznie następuje zmiana statusu obecności. Dzieje się tak, ponieważ Microsoft Teams automatycznie wyświetla Twój status w zależności od różnych okoliczności.
Przekonasz się również, że niektóre opcje statusu nie są dostępne do ustawienia jako swój status, ale możesz je zobaczyć jako stan obecności innych użytkowników. Na przykład „Na spotkaniu”, „Prezentacja”, „Koncentracja” itp. Te opcje są nie tylko „niedostępne” dla Ciebie, ale nie są dostępne dla każdego, kto może je samodzielnie ustawić. Te stany są konfigurowane przez aplikację, tj. Microsoft Teams zmienia te stany. Może je zmienić na „Na spotkaniu”, gdy jesteś, no cóż, na spotkaniu lub „Prezentowanie”, gdy udostępniasz ekran na spotkaniu i tak dalej.
Ale opcje dla ciebie są ograniczone. Aby ustawić status obecności skonfigurowany przez użytkownika, kliknij przycisk profilu na pasku tytułu aplikacji Teams.
Pojawi się menu kontekstowe. Przejdź do opcji Status (stan aktualny) w menu.
Pojawi się podmenu z następującymi opcjami statusu: Dostępny, Zajęty, Nie przeszkadzać, Zaraz wracam i Niewidoczny. Kliknij status, który chcesz wyświetlić. Dostępna jest również opcja „Resetuj status”, jeśli chcesz przywrócić obecność do stanu skonfigurowanego w aplikacji.
Gdy samodzielnie ustawisz status, w większości przypadków zastępuje on status skonfigurowany w aplikacji, ponieważ jego priorytet jest wysoki. Na przykład, jeśli ustawisz status „Nie przeszkadzać”, zespoły nie zmienią go na „Na spotkaniu” lub „W trakcie rozmowy”, tak jak normalnie.
Jednak nie wszystkie statuy skonfigurowane przez użytkownika są nadrzędne. Nawet jeśli ustawisz swój status na „Dostępny”, aplikacja Teams zastąpi go jako „Nieobecny” po wykryciu braku aktywności przez ponad pięć minut przez większość czasu.
Ponadto, gdy samodzielnie ustawisz stan w Microsoft Teams, wszystkie stany mają domyślny okres wygaśnięcia. Więc nawet jeśli zapomnisz przywrócić swój status, nie pozostaniesz na zawsze w trybie Nie przeszkadzać lub Zajęty.
| Stan skonfigurowany przez użytkownika | Domyślne wygaśnięcie |
|---|---|
| Zajęty | 1 dzień |
| Nie przeszkadzać | 1 dzień |
| Inni | 7 dni |
Ustawianie statusu niestandardowego
Aby ustawić niestandardowy komunikat o stanie, kliknij przycisk profilu, a następnie przejdź do menu „Ustaw komunikat o stanie”.
Otworzy się okno redagowania komunikatu o stanie. Skomponuj status, który chcesz wyświetlić innym; maksymalna długość statusu niestandardowego to 280 znaków. Możesz także @wzmiankę o kimś w swoim statusie.
Po skomponowaniu statusu, jeśli chcesz, zaznacz opcję „Pokaż, gdy ludzie do mnie wyślą”. Gdy ta opcja jest włączona, za każdym razem, gdy ktoś wyśle Ci prywatną wiadomość lub @wzmianki o Tobie w kanale, aplikacja Teams wyświetli Twój status nad swoim polem tworzenia. Tak więc nie będzie w piekle żadnej szansy, że przegapią twój status i będą obwiniać cię później za brak odpowiedzi.
Możesz również ustawić datę wygaśnięcia statusu, po zakończeniu którego aplikacja Teams automatycznie wyczyści Twój status. Domyślnie pokaże „Dzisiaj” jako wybraną opcję. Kliknij go, aby rozwinąć rozwijane menu. Następnie wybierz jedną z opcji „Nigdy”, „1 godzina”, „4 godziny”, „Dzisiaj”, „W tym tygodniu”. Możesz także wybrać „Niestandardowy”, aby określić datę i godzinę.
Teraz dotknij „Gotowe”, aby zapisać status.
Twój niestandardowy status zostanie ustawiony i będzie widoczny dla innych wraz z Twoim stanem obecności.
Wskazówka: Istnieje również status Poza biurem, który można ustawić w Microsoft Teams, którego, zabawna historia, w rzeczywistości nie można ustawić z Microsoft Teams. Przeczytaj, jak ustawić Poza biurem w Microsoft Teams w naszym szczegółowym poście na blogu tutaj.
Śledź status innych użytkowników w Microsoft Teams
Oprócz ustawiania własnego statusu, aby informować innych, możesz również śledzić status innych użytkowników w swojej organizacji. Gdy śledzisz stan osoby, otrzymasz powiadomienie za każdym razem, gdy pojawi się ona jako Dostępna lub Offline. Musisz przyznać, że otrzymywanie powiadomień jest lepsze niż obsesyjne śledzenie i czekanie, aż pojawią się online, gdy masz jakąś ważną sprawę.
Kliknij przycisk profilu w Microsoft Teams i przejdź do opcji „Ustawienia” z menu.
Przejdź do „Powiadomień” z menu nawigacyjnego po lewej stronie.
Znajdź opcję „Ludzie” i kliknij znajdujący się obok niej przycisk „Edytuj”.
Teraz dodaj osoby, których status chcesz śledzić i otrzymuj powiadomienia.
Możesz zatrzymać te powiadomienia w dowolnym momencie, klikając przycisk „Wyłącz” obok nazwiska osoby.
Ustawienia statusu w Microsoft Teams to nieocenione narzędzie, które pozwala upewnić się, że nie ma miejsca na nieporozumienia. Możesz także użyć różnych ustawień, takich jak Nie przeszkadzać lub Skupiony itp., aby upewnić się, że możesz skupić się na zadaniu i nikt nie może Ci przeszkadzać. Nadal otrzymujesz wiadomości od ludzi, ale nie powiadomienia, więc możesz pozostać w swojej strefie.