Jak korzystać z aplikacji Zadania w Microsoft Teams

Zarządzanie zadaniami stało się o wiele łatwiejsze.

Firma Microsoft ogłosiła aplikację Zadania dla Microsoft Teams w zeszłym roku i można śmiało powiedzieć, że jest to jedna z aplikacji, na których przybycie ludzie z niecierpliwością czekali. Śledzenie różnych zadań, którymi musimy się zająć w ciągu dnia lub do końca tygodnia lub miesiąca, może być naprawdę zniechęcające. Oczywiście w Microsoft są do tego różne aplikacje.

Ale to jest właśnie problem. A przynajmniej tak było. Aplikacje były oddzielne. I musiałbyś przełączać się między wieloma aplikacjami, aby wszystko śledzić. Naprawdę trudno było zachować zdrowy rozsądek podczas robienia tego. Ale dzięki Zadaniu Microsoft to zmienia.

Aplikacja Zadania łączy w jednym miejscu wszystkie możliwości oddzielnych aplikacji firmy Microsoft do śledzenia postępów i zarządzania zadaniami. Nowa aplikacja Zadania łączy Twoje osobiste zadania z listy To-Do i zadania współdzielone z aplikacji Planner bezpośrednio w Microsoft Teams. Dzięki temu możesz śledzić wszystkie swoje zadania z jednego miejsca.

Dodawanie zadań w Microsoft Teams

Aplikacja Zadania rozpoczęła się na początku tego roku etapami i jest teraz ogólnie dostępna dla wszystkich posiadaczy subskrypcji Microsoft 365. Użytkownicy Microsoft Teams Free nie mają dostępu do aplikacji.

Aplikację Zadania możesz dodać jako aplikację ogólnosystemową w Microsoft Teams lub jako kartę w kanale. Gdy dodasz zadania jako kartę w kanale, nie będą one obejmować Twoich osobistych zadań z listy zadań do wykonania.

Przed dodaniem aplikacji Zadania w Microsoft Teams należy pamiętać o jednej rzeczy. Nie znajdziesz aplikacji pod nazwą „Zadania”. Obecnie znajdziesz go pod nazwą „Planner”.

Stopniowo nazwa zmieni się na „Zadania według planisty i czynności do wykonania”, zanim w końcu stanie się „Zadaniami”. Zmiana na poprzednią już się rozpoczęła, a niektórzy użytkownicy mogą znaleźć aplikację pod tą nazwą zamiast „Planner”. Ale bez względu na nazwę funkcjonalność jest taka sama.

Aby skorzystać z aplikacji Zadania, kliknij opcję „Więcej dodanych aplikacji” (trzy kropki) na pasku nawigacyjnym po lewej stronie.

Następnie kliknij pasek wyszukiwania „Znajdź aplikację” i wyszukaj „Planner”. Kliknij aplikację, aby dodać ją do listy Microsoft Teams.

Otworzy się okno opisu aplikacji. Kliknij przycisk „Dodaj”, aby zainstalować aplikację.

Planner (lub w niektórych przypadkach Zadania według terminarza i Do zrobienia) pojawi się na pasku nawigacyjnym. Możesz także przypiąć aplikację na pasku nawigacyjnym, aby uzyskać do niej dostęp w przyszłości. Kliknij aplikację prawym przyciskiem myszy i wybierz „Przypnij” z menu opcji.

Korzystanie z zadań w Microsoft Teams

Aplikacja Zadania w Microsoft Teams wyświetla Twoje zadania w dwóch sekcjach: „Moje zadania” i „Udostępnione plany”.

Sekcja „Moje zadania” zawiera listy z aplikacji Microsoft To-Do, a także wszelkie zadania dodane do aplikacji To Do i Outlook. Zawiera również sekcję „Przypisane do mnie”, która pokazuje wszystkie zadania z aplikacji Planner przypisane specjalnie do Ciebie, dzięki czemu zawsze masz pod ręką listę zadań.

Sekcja Udostępnione plany zawiera zadania lub plany z aplikacji Planner, które zostały dodane do usługi Teams.

Sekcja „Moje zadania” zawiera również kategorie Ważne i Planowane. Kategoria Ważne zawiera wszystkie zadania, które oznaczyłeś gwiazdką, od zadań do wykonania, a także zadania przypisane do Ciebie w aplikacji Planner.

Kategoria Planowane pokazuje wszystkie Twoje zadania, które mają termin ukończenia, od zadań do wykonania oraz terminarza, które są do Ciebie przypisane, posortowane według dat, dzięki czemu możesz śledzić swój harmonogram. Pokazuje również zadania z planów, które nie są częścią Twoich zespołów, ale są obecne w natywnej aplikacji Planner.

Tworzenie nowych zadań

Aplikacja Zadania po prostu nie pokazuje wszystkich zadań z tych innych aplikacji; możesz także tworzyć nowe zadania.

Kliknij opcję „Nowa lista lub plan” u dołu ekranu, aby utworzyć nowe listy lub plany.

Pojawi się okno tworzenia nowego zadania. Podaj swoją listę lub zaplanuj tytuł. Następnie przejdź do menu rozwijanego w sekcji „Utwórz w” i wybierz rodzaj zadania. Wybierz „Moje zadania”, jeśli chcesz utworzyć prywatną listę lub nazwę zespołu oraz kanał, jeśli chcesz utworzyć wspólny plan.

Następnie kliknij przycisk „Utwórz”.

Aby utworzyć nowe zadanie na istniejącej liście lub planie, najpierw przejdź do tej listy/planu. Załóżmy, że chcesz utworzyć nowe osobiste zadanie do wykonania, przejdź do „Zadań” w „Moich zadaniach”.

Następnie kliknij opcję „Dodaj zadanie”.

Wprowadź tytuł zadania i status priorytetu lub termin, jeśli taki istnieje. I kliknij przycisk „OK” (ikona zaznaczenia), aby zapisać zadanie.

Aby edytować dalsze informacje o zadaniu, takie jak dodanie opisu lub podzadań, kliknij zadanie.

Otworzy się okno edycji. Przejdź do „Listy kontrolnej” i dodaj podzadania do zadania, w którym jest napisane „Dodaj element”.

Podobnie, w przypadku nowego wspólnego zadania w planie, przejdź do nazwy planu i kliknij opcję „Dodaj zadanie”. Jedyną różnicą w przypadku nowego zadania w planie byłyby kategorie kolumn. Możesz wprowadzić szczegóły dla kategorii „Przypisane do” i „Zasobnik” podczas tworzenia nowego zadania dla Planera.

Przeglądanie zadań

Zadania do wykonania można wyświetlać tylko jako listę, ale zadania Planera obsługują 4 typy widoków. Możesz wyświetlić swoje zadania w formie Listy, Tablicy, Wykresu lub Harmonogramu.

Domyślnie widok „Lista” będzie widoczny.

Widok tablicy wyświetla wszystkie zadania w formie kart na tablicy, co jest domyślnym widokiem w natywnej aplikacji Planner na platformie Microsoft 365.

Widok Wykres wyświetla wszystkie statystyki związane z Planem w formie wykresów, dzięki czemu jest on bardziej wizualny, a tym samym łatwiejszy do śledzenia wszystkich informacji.

A widok Harmonogram wyświetla wszystkie Twoje zadania w Kalendarzu, ułatwiając śledzenie terminów.

Aby zmienić widok, kliknij odpowiednią opcję w prawym rogu paska narzędzi nad zadaniami.

Używanie zadań jako karty

Możesz również dodać zadania jako kartę w kanale aplikacji Teams. Po dodaniu do kanału aplikacja nie będzie zawierać Twoich osobistych zadań z listy To-Do. Dzięki aplikacji Zadania w kanale Twój zespół może wspólnie tworzyć plany i organizować wszystkie zadania.

Przejdź do kanału, do którego chcesz dodać Planer, i kliknij ikonę „+” u góry, aby dodać nową kartę.

Wyszukaj „Planner” w aplikacjach i kliknij go. Możesz utworzyć nowy plan lub dodać istniejący. Wybierz przycisk radiowy odpowiadający żądanej opcji, a następnie wprowadź nazwę planu (aby utworzyć nowy plan) lub wybierz istniejący plan z menu rozwijanego. Następnie kliknij opcję „Zapisz”.

Nowa aplikacja Zadania w Microsoft Teams sprawi, że zarządzanie zadaniami, zarówno zespołowymi, jak i osobistymi, to bułka z masłem. A w nadchodzących miesiącach zobaczymy tylko ulepszenie aplikacji, a także więcej dodatków, takich jak zadania cykliczne, lista Mój dzień itp.