Kiedy opcja prywatnego czatu staje się uciążliwa, czas się jej pozbyć
Wiele szkół i organizacji używa Microsoft Teams do współpracy i komunikacji, zwłaszcza teraz. Jest to jedna z najlepszych aplikacji do tego celu, z wieloma funkcjami ułatwiającymi komunikację.
Czasami jednak ważne staje się ograniczenie tej łatwości i poziomu komunikacji, w szczególności komunikacji prywatnej. Sytuacja może być zbyt powszechna, na przykład gdy ktoś zaczyna nadużywać funkcji lub jest to sprzeczne z polityką szkoły/firmy. Czaty prywatne to jedna z takich funkcji, która może stać się uciążliwa dla wielu szkół i organizacji. I nie pozostaje nic innego, jak tylko go wyłączyć.
Chociaż może się to wydawać ekstremalnym krokiem, staje się konieczne. Na szczęście Microsoft Teams ma przepisy umożliwiające dość łatwe osiągnięcie tego wyczynu. A studenci/pracownicy będą mieli komunikację kanałową, więc nie jest tak, że całkowicie ograniczysz całą komunikację.
Wyłącz prywatny czat w Microsoft Teams
Możesz całkowicie wyłączyć prywatne czaty dla całej organizacji w Microsoft Teams, tzn. żaden użytkownik Twojej organizacji/szkoły nie będzie mógł prowadzić prywatnych czatów z innymi użytkownikami. Zakładka „Czat” dla całej organizacji po prostu zniknie. Jest to przydatne w przypadkach, gdy zasady organizacji ograniczają komunikację prywatną.
Inną opcją, która zapewnia większą elastyczność, jest wyłączenie prywatnych czatów dla podzbioru użytkowników, a nie dla całej organizacji. Jest to bardziej praktyczny wybór dla szkół, które chcą ograniczyć komunikację prywatną dla wszystkich uczniów, a nie nauczycieli lub tylko młodszych uczniów.
Notatka: Tylko osoby z dostępem administracyjnym mogą zmieniać te ustawienia i wyłączać czat w Microsoft Teams.
Wyłącz prywatne czaty dla całej organizacji
Przejdź do admins.teams.microsoft.com i zaloguj się przy użyciu swojego konta Microsoft. Otworzy się panel administratora. W menu nawigacyjnym po lewej stronie kliknij „Zasady dotyczące wiadomości”.
Aby zmienić zasady dla całej organizacji, kliknij opcję „Globalny (domyślnie dla całej organizacji)”.
Następnie znajdź opcję „Czat” z listy i wyłącz przełącznik, aby go wyłączyć.
Następnie kliknij przycisk „Zapisz” u dołu, aby zapisać zmiany w polityce globalnej.
Wprowadzenie zasad może potrwać od kilku minut do kilku godzin. A kiedy to się stanie, karta „Czat” zniknie z paska nawigacyjnego po lewej stronie w Microsoft Teams dla wszystkich.
Wyłącz prywatne czaty dla niektórych użytkowników
Aby wyłączyć prywatne czaty tylko dla podzbioru użytkowników w organizacji, przejdź do strony admin.teams.microsoft.com i otwórz Zasady dotyczące wiadomości z menu nawigacyjnego po lewej stronie.
Otwarte zostaną istniejące zasady dotyczące wiadomości, domyślne i niestandardowe (jeśli istnieją). Kliknij opcję „Dodaj”, aby utworzyć nową niestandardową politykę.
Otworzy się ekran ustawień zasad. Wprowadź nazwę i opis (opcjonalnie) zasady, które ułatwią śledzenie jej wśród wszystkich zasad niestandardowych.
Następnie przejdź do „Czatu” i wyłącz przełącznik, aby wyłączyć czat. Dzięki temu pozostałe ustawienia pozostaną takie same jak dla innych użytkowników (jeśli używasz ustawień domyślnych dla wszystkich). Następnie kliknij przycisk „Zapisz”.
Po utworzeniu polityki nadszedł czas, aby przypisać ją do użytkowników, do których chcesz ją zastosować. Po zapisaniu zasad automatycznie wrócisz do ekranu Zasady dotyczące wiadomości. Przejdź do nowo utworzonej polityki i kliknij opcję „sprawdź” po jej lewej stronie, aby ją wybrać.
Następnie kliknij opcję „Zarządzaj użytkownikami”.
Po prawej stronie pojawi się ekran do zarządzania użytkownikami. Wyszukaj i dodaj nazwy użytkowników, do których chcesz zastosować zasadę.
Następnie kliknij przycisk „Zastosuj”. Niestandardowe zasady będą teraz obowiązywać dla tych użytkowników i nie będą już mieli dostępu do prywatnej karty „Czat” w Microsoft Teams.
Wyłącz czat na spotkaniach w Microsoft Teams
Czasami wyłączenie czatu prywatnego nie wystarczy. Czat spotkań to kolejne miejsce, które jest klasycznym przykładem funkcji, które mogą być nadużywane w Microsoft Teams, zwłaszcza przez uczniów. Może nawet doprowadzić do zakłócenia zajęć. Aby zapanować nad chaosem, jedyną pozostałą opcją jest również ograniczenie komunikacji podczas spotkania. Podobnie jak w przypadku czatów prywatnych, aby wyłączyć to ustawienie, potrzebujesz dostępu administracyjnego do swojej organizacji.
Przejdź do admin.teams.microsoft.com i zaloguj się na swoje konto administratora. Następnie kliknij „Spotkania” na pasku nawigacyjnym po lewej stronie. Poniżej zostaną rozwinięte dalsze opcje dostępne dla spotkań.
Kliknij „Zasady spotkań” z tych opcji.
Otworzy się strona z zasadami spotkań. Przejdź do „Globalny (domyślnie dla całej organizacji)”.
Następnie przewiń w dół do sekcji „Uczestnicy i goście”. I kliknij menu rozwijane obok „Zezwalaj na czat na spotkaniach”. Wybierz „Wyłączone” z listy.
Następnie kliknij opcję „Zapisz”, aby zastosować zmiany.
Ustawienie to zacznie obowiązywać po pewnym czasie (od kilku minut do kilku godzin). Jeśli nie zacznie działać nawet po pewnym czasie, ponowne uruchomienie Microsoft Teams pomaga.
Notatka: Spowoduje to wyłączenie czatu spotkania tylko dla spotkań organizowanych z opcją „Spotkaj się teraz”, a nie spotkań w kanale. Ponadto nie możesz wyłączyć czatów spotkań tylko dla określonych spotkań.
Wyłączenie czatu w Microsoft Teams to ekstremalny krok, biorąc pod uwagę wiele jego zastosowań. Może być bardzo pomocny w komunikacji, zwłaszcza w rozmowach prywatnych i spotkaniach. Ale kiedy problemy, które stwarza, zaczynają przeważać nad zastosowaniami, nie pozostaje nic innego, jak posunąć się do skrajności i wyłączyć te wspaniałe funkcje.