Rób automatyczne notatki na spotkaniu, korzystając z funkcji Transkrypcje na żywo w Microsoft Teams.
Kiedyś Microsoft Teams wyprzedzał hordę aplikacji Workstream Collaboration. Ale ostatnio przesuwa granice jeszcze dalej, aby pozostać aktualnym w zmieniających się czasach. Dzięki drastycznej zmianie w całym równaniu otaczającym sposób, w jaki pracujemy i bezwzględnej konkurencji, Microsoft Teams konsekwentnie wprowadza swoją grę klasy A.
Najnowszym dodatkiem do arsenału funkcji oferowanych przez aplikację Teams są transkrypcje spotkań na żywo. Transkrypcje na żywo są dostępne podczas spotkania i nie musisz nagrywać spotkania, aby wygenerować te transkrypcje.
Transkrypcje mogą znacznie poprawić wrażenia podczas spotkania. Nie tylko zwiększają produktywność spotkań, automatyzując notatki ze spotkań. Chociaż brak konieczności ręcznego robienia notatek to duży plus. Sprawiają również, że spotkania są bardziej integracyjne dla uczestników, którzy są niesłyszący lub niedosłyszący, przebywają w hałaśliwym miejscu lub mają inny poziom znajomości języka.
Czym różni się transkrypcja od napisów na żywo?
Microsoft Teams już od dłuższego czasu ma funkcję napisów na żywo. Więc co jest takiego specjalnego w transkrypcjach spotkań? Największą różnicą jest dostępność.
Transkrypcje dostępne po spotkaniu. Możesz je pobrać i udostępnić każdemu. Właśnie dlatego nazwaliśmy je „automatycznymi notatkami ze spotkań”. Ale aplikacja Teams nie zapisuje podpisów.
Ponadto po włączeniu napisów są one widoczne tylko dla Ciebie, ale transkrypcja jest widoczna dla wszystkich, chociaż użytkownicy mogą ją ukryć.
Jeśli głównym powodem, dla którego chcesz włączyć transkrypcje, jest sprawienie, by spotkanie było bardziej otwarte i dostępne, możesz wybrać transkrypcje lub podpisy. Ale aby mieć zapis całego spotkania, najlepszym rozwiązaniem jest transkrypcja.
Wymagania wstępne dotyczące korzystania z transkrypcji w aplikacjach Misrosoft Teams
Istnieje kilka ciągów związanych z używaniem transkrypcji w Microsoft Teams. Po pierwsze, jest dostępny tylko w przypadku zaplanowanych spotkań, a nie w przypadku spotkań w kanale lub „Spotkaj teraz”. Tak więc, jeśli Twoim celem jest inkluzywność i lepsza zrozumiałość podczas improwizowanego spotkania lub spotkania kanałowego, możesz skorzystać z napisów na żywo.
Ponadto ta funkcja jest dostępna tylko wtedy, gdy językiem mówionym jest amerykański angielski. Co więcej, można go używać tylko z aplikacji komputerowej i jest dostępny tylko dla niektórych licencji. Zasadniczo oznacza to, że użytkownicy bezpłatni Microsoft Teams i wykluczone typy licencji nie mają dostępu do tej funkcji.
Organizacje z następującymi licencjami mają dostęp do Transkrypcji w Teams: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU.
Użytkownicy GCC, GCC-High i DoD nie mogą korzystać z tej funkcji.
Transkrypcja powinna być również włączona dla organizacji przez administratora IT. Jeśli nie możesz znaleźć opcji transkrypcji, musisz skontaktować się z administratorem.
Włączanie transkrypcji w Twojej organizacji
Jeśli jesteś administratorem IT w swojej organizacji, przejdź do centrum administracyjnego aplikacji Teams.
Administratorzy IT organizacji mogą włączyć transkrypcję dla wszystkich, włączając ją do globalnych zasad lub wybranych osób, mając różne zasady dla różnych użytkowników.
W panelu nawigacyjnym po lewej stronie kliknij opcję „Spotkania”.
Pod nim rozwinie się kilka opcji. Wybierz z nich „Zasady spotkań”.
Aby włączyć tę opcję dla całej organizacji, kliknij opcję lub „Globalny (domyślnie dla całej organizacji)”.
Przewiń w dół do sekcji „Audio i wideo”. Następnie upewnij się, że opcja „Zezwól na transkrypcję” jest włączona.
Aby włączyć go selektywnie, masz dwie opcje. Możesz ją włączyć dla całej organizacji, a następnie utworzyć niestandardową zasadę, w której opcja transkrypcji nie jest włączona, i przypisać zasadę do użytkowników, którym nie chcesz uzyskiwać dostępu do tej funkcji. Możesz też iść w dokładnie odwrotnym kierunku, gdzie opcja nie jest włączona globalnie, ale tylko w niestandardowej polityce i możesz przypisać ją do użytkowników, którym chcesz mieć dostęp do funkcji.
Aby utworzyć nową politykę spotkań, przejdź do strony „Zasady spotkań” i kliknij przycisk „Dodaj”.
Nadaj nazwę polityce i skonfiguruj ją tak, jak chcesz. Kliknij przycisk „Zapisz”.
Aby przypisać politykę do użytkowników, wybierz ją i kliknij przycisk „Zarządzaj użytkownikami”.
Po prawej stronie pojawi się panel. Wyszukaj użytkowników, którym chcesz przypisać politykę, i kliknij przycisk „Zastosuj”.
Możesz także przypisać zasady do dowolnej grupy użytkowników w organizacji.
Korzystanie z funkcji transkrypcji podczas spotkań
Korzystanie z tej funkcji podczas spotkań to spacer po parku. Pamiętaj jednak, że możesz przepisywać tylko zaplanowane spotkania. Rozpocznij zaplanowane spotkanie lub dołącz do niego z wydarzenia w kalendarzu.
Organizator spotkania i osoby z tej samej dzierżawy mogą rozpocząć transkrypcje. Goście, osoby z innej dzierżawy i anonimowi użytkownicy (osoby, które nie chcą być identyfikowane w transkrypcjach) nie mogą rozpoczynać transkrypcji na spotkaniu.
Aby rozpocząć transkrypcję, przejdź do „Więcej czynności” na pasku narzędzi spotkania.
Następnie wybierz „Rozpocznij transkrypcję” z opcji.
Zobaczysz powiadomienie o rozpoczęciu transkrypcji i powinieneś poinformować wszystkich, że są transkrybowani. Ale inni uczestnicy również zobaczą powiadomienie, że spotkanie jest przepisywane. Niemniej jednak należy poinformować wszystkich z uprzejmości dla uczestników, którzy dołączyli z telefonu.
Po prawej stronie pojawi się panel transkrypcji. Transkrypcja będzie również zawierać nazwę użytkownika i ikonę profilu uczestnika, a także znacznik czasu.
Wszyscy uczestnicy spotkania mogą w dowolnym momencie pokazać lub ukryć panel transkrypcji. Kliknij przycisk „Zamknij” na panelu, aby go ukryć.
Możesz także przejść do menu Więcej czynności i wybrać opcję „Ukryj transkrypcję”.
Aby wyświetlić panel, wybierz „Pokaż transkrypcję” z menu Więcej czynności.
Organizator spotkania i prezenterzy mogą zatrzymać transkrypcję i wznowić ją w dowolnym momencie spotkania. Aby zatrzymać transkrypcję, przejdź do menu Więcej czynności i wybierz „Zatrzymaj transkrypcję”.
Każdy otrzyma powiadomienie, że przestałeś transkrybować. Transkrypcja zostanie automatycznie zatrzymana, gdy wszyscy opuszczą spotkanie.
Pobieranie i udostępnianie transkrypcji
Transkrypcje spotkań są dostępne do automatycznego pobrania po spotkaniu w wydarzeniu w kalendarzu. Przejdź do „Kalendarza” z panelu nawigacyjnego po lewej stronie.
Następnie otwórz wydarzenie na zaplanowane spotkanie.
Strona spotkania będzie miała u góry dodatkową zakładkę: „Nagrania i transkrypcje”.
Cały zapis będzie tam dostępny do wglądu. Aby go pobrać, kliknij przycisk pobierania.
Transkrypcję można pobrać jako plik .vtt (popularny format transkrypcji) lub plik .docx (dokument programu Word).
Transkrypcje są dostępne do pobrania z kont uczestników do momentu ich usunięcia przez organizatora spotkania.
Uczestnicy mobilni nie widzą transkrypcji w aplikacji mobilnej. Aby udostępnić go uczestnikom mobilnym, pobierz plik i prześlij go do czatu. Przejdź do czatu spotkania i kliknij przycisk „Załącz”, aby przesłać plik.
Uczestnicy mobilni mogą następnie znaleźć plik na czacie.
Ukrywanie swojej tożsamości w transkrypcjach
Zespoły mogą identyfikować osobę mówiącą, a transkrypcje spotkań automatycznie zawierają nazwę użytkownika i imię osoby. Jeśli chcesz zachować anonimowość w transkrypcjach, możesz ukryć swoją tożsamość. Ale musisz to zrobić przed spotkaniem.
Kliknij ikonę „Ustawienia i więcej” (menu z trzema kropkami) obok ikony profilu na pasku tytułowym. Następnie wybierz „Ustawienia” z menu.
Otworzą się ustawienia. Z menu nawigacyjnego po lewej stronie przejdź do „Podpisy i transkrypcje”.
Następnie wyłącz przełącznik „Automatycznie identyfikuj mnie w podpisach i transkrypcjach”.
Transkrypcje to świetna funkcja, a Microsoft Teams z pewnością sprawia, że są łatwe w użyciu. Dlatego następnym razem, gdy będziesz chciał sporządzić notatki ze spotkania lub udostępnić zawartość spotkania dla wszystkich, możesz dokonać transkrypcji całego spotkania.