Z łatwością zapraszaj uczestników na zaplanowane spotkania Microsoft Teams i śledź ich odpowiedzi.
Spotkania wirtualne mogą być wyczerpujące. Wszyscy to wiedzą. Jako gospodarz spotkania, Twoim obowiązkiem jest usprawnienie procesu tak bardzo, jak to tylko możliwe. Ogromna część tego sprowadza się do tego, że nie odbywa się cały czas zaimprowizowanych spotkań.
Każdy ma wiele rzeczy w swoim kalendarzu. A uprzedzenie z wyprzedzeniem jest nie tylko rozważne, ale także profesjonalne. Na szczęście bardzo łatwo jest zaprosić ludzi na spotkania Microsoft Teams. Planując spotkanie w Microsoft Teams, możesz od razu zaprosić osoby na spotkanie.
Notatka: W przypadku kont Microsoft Teams Free i Personal nie ma opcji dodawania uczestników podczas planowania spotkania. Musisz ręcznie wysłać link do spotkania. Opcja wysyłania zaproszeń na spotkania jest dostępna tylko dla kont Microsoft 365.
Przejdź do zakładki „Kalendarz” z panelu nawigacyjnego po lewej stronie.
Kliknij przycisk „Nowe spotkanie” w prawym górnym rogu ekranu. Otworzy się okno planowania.
Nadaj spotkaniu tytuł oraz wybierz godzinę i datę wydarzenia. Następnie przejdź do „Dodaj wymaganych uczestników”, aby dodać osoby, które chcesz zaprosić na spotkanie. Możesz zapraszać użytkowników zarówno z organizacji, jak i spoza niej.
Aby zaprosić użytkowników ze swojej organizacji, wpisz ich imiona i nazwiska. Zespoły przedstawią sugestie członków w Twojej organizacji. Kliknij ich nazwę, aby je dodać.
Aby zaprosić użytkowników spoza organizacji, musisz podać pełny adres e-mail osoby. Naciśnij klawisz Enter po wpisaniu ich adresu e-mail lub kliknij sugestię „Zaproś”, aby dodać ich jako uczestników spotkania.
W przypadku użytkowników, których obecność nie jest wymagana, kliknij przycisk „Opcjonalne” na końcu pola tekstowego.
Rozszerzy się nowe pole. Wprowadź tutaj opcjonalnych uczestników, podobnie jak w przypadku wymaganych uczestników. W przypadku członków organizacji wprowadź ich nazwę, a następnie wybierz ją z sugestii aplikacji Teams. W przypadku członków spoza organizacji wprowadź pełny adres e-mail.
Aplikacja Teams ma również asystenta planowania, który umożliwia porównanie Twojego kalendarza z kalendarzami innych uczestników (dla których i tak jest dostępny), aby znaleźć czas, który odpowiada wszystkim. Przejdź do zakładki „Asystent planowania”, aby uzyskać pomoc od Teams w znalezieniu odpowiedniego czasu.
Po wprowadzeniu wszystkich szczegółów w oknie terminarza spotkań, kliknij przycisk „Wyślij”.
Zaproszenie zostanie wysłane do wszystkich uczestników spotkania (wymagane i opcjonalne) na ich skrzynkę pocztową programu Outlook (w przypadku osób w organizacji) lub ich adres e-mail (w przypadku osób z zewnątrz). Użytkownicy mogą wyrazić zgodę na spotkanie i dodać je do swojego kalendarza, korzystając z wysłanego zaproszenia.
Możesz zobaczyć ich RSVP w szczegółach spotkania. Aby zobaczyć szczegóły spotkania, kliknij dwukrotnie spotkanie w kalendarzu. Panel „Śledzenie” znajduje się po prawej stronie i pokazuje status RSVP wszystkich.
Możesz również zaprosić więcej osób na spotkanie po wstępnym zaplanowaniu spotkania. Otwórz szczegóły spotkania w kalendarzu, klikając je dwukrotnie lub wybierając „Edytuj” z menu nakładki.
Następnie dodaj nazwiska lub adresy e-mail uczestników w sekcji „Wymagani” lub „Opcjonalni” i kliknij przycisk „Wyślij aktualizację”. Użytkownicy, którzy zostali już dodani, również otrzymają ponownie zaproszenie.
Możesz także anulować spotkanie, a wszyscy otrzymają wiadomość e-mail z informacją, że spotkanie zostało anulowane.
Otwórz szczegóły spotkania i kliknij przycisk „Anuluj spotkanie” w lewym górnym rogu paska narzędzi szczegółów spotkania.
Pojawi się okno dialogowe. Możesz dodać notatkę o anulowaniu, jeśli masz wiadomość do przekazania uczestnikom. W przeciwnym razie po prostu kliknij przycisk „Anuluj spotkanie”.
I proszę bardzo. Wysyłanie zaproszeń na spotkanie Microsoft Teams to bułka z masłem. Wszystko, co musisz zrobić, to dodać użytkowników, których chcesz zaprosić, do harmonogramu spotkań. Microsoft ułatwia również śledzenie statusu zaproszeń lub całkowite anulowanie spotkania.