Przytłoczony liczbą funkcji dostępnych w Google Chat Spaces? Potrzebujesz szybkiego i łatwego przewodnika? Cóż, właśnie zostałeś obsłużony!
Od czasu wybuchu tej pandemii skuteczna komunikacja była dużym wyzwaniem dla prawie każdej organizacji. Chociaż nienawidzimy tego przyznawać, wszyscy jesteśmy winni słabej komunikacji, w pewien sposób lub dwa. Albo zbyt dużo komunikacji uniemożliwia wykonanie jakiejkolwiek pracy, albo zbyt mało komunikacji powoduje niewłaściwą pracę.
Cóż, Spaces to odpowiedź Google na ten problem z komunikacją. Przestrzenie zawsze były miejscem docelowym, gdy zespoły potrzebowały centralnej przestrzeni, w której ludzie mogą udostępniać pliki, przypisywać zadania i pozostawać w kontakcie w przypadku długoterminowych projektów.
Ponieważ Gmail ma zasięg 1,8 miliarda osób, żadna inna platforma do współpracy nie może się równać z konkurencją. Jest to przydatne, gdy chcesz współpracować z zewnętrznym zasobem w celu współpracy nad projektem, a nikt nie musi pobierać innej aplikacji, aby śledzić ten pojedynczy projekt.
Ten mamut populacji platform może być również powodem, dla którego Google zdecydowało się utrzymać limit członków w „Przestrzeni”, aby mieć aż 8000 osób.
Albo dopiero dołączasz do tej stale rozwijającej się platformy, albo potrzebujesz szybkiego kursu przypominającego o jej funkcjach, ten przewodnik służy wszystkim.
Utwórz przestrzeń w Google Chat Spaces
Najpierw wejdź na chat.google.com i zaloguj się na swoje konto. Aby utworzyć przestrzeń, dotknij ikony „+” na karcie „Spaces”. Następnie kliknij opcję „Utwórz miejsce”.
Teraz nadaj odpowiednią nazwę przestrzeni. Możesz także wybrać ikonę/emotikon, jeśli chcesz. Następnie wpisz nazwy lub adresy e-mail osób, które chcesz dodać do tej konkretnej przestrzeni.
Po zakończeniu dodawania osób dotknij przycisku „Utwórz”, aby utworzyć przestrzeń.
Dołączanie do grupy w Google Chat Spaces
Są szanse, że więcej niż tworzenie przestrzeni kosmicznej, dołączysz do niej. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, gdzie szukać zaproszenia.
Aby dołączyć do Space, przejdź do ikony „+” na karcie Spaces na pasku bocznym. Następnie kliknij opcję „Przeglądaj przestrzenie” z listy.
Teraz zobaczysz wszystkie grupy, do których zostałeś poproszony. Kliknij ikonę „+” na konkretnej karcie Space, aby dołączyć. Możesz również wyszukać konkretne zaproszenie, wpisując nazwę przestrzeni w polu „Nazwa przestrzeni”.
Wyświetl podgląd przestrzeni przed dołączeniem
Mogą istnieć zaproszenia Space, których nie rozpoznajesz lub po prostu chcesz spojrzeć na uczestników i wiadomości przed podjęciem decyzji.
Aby wyświetlić podgląd przestrzeni przed dołączeniem, przejdź do opcji „Przeglądaj przestrzeń”, wybierając ikonę „+” na pasku bocznym.
Teraz, gdy najedziesz kursorem na nazwę Space, zobaczysz opcję „Podgląd”. Kliknij opcję „Podgląd”, aby szybko rzucić okiem na przestrzeń.
Będziesz mógł „dołączyć” lub „zablokować” przestrzeń z opcji dostępnych w prawym dolnym rogu okna podglądu.
Aby zobaczyć pełną listę członków obecnych w przestrzeni. Kliknij ikonę odwróconego karata znajdującą się tuż obok nazwy grupy. Następnie wybierz opcję „Wyświetl członków” z listy rozwijanej.
Będziesz mógł zobaczyć listę obecnych członków, a także członków, którzy są proszeni o dołączenie.
Sprawdzanie zaproszeń spamowych
Podobnie jak poczta, niektóre z prawdziwych zaproszeń do przestrzeni kosmicznej mogą trafić na listę spamu. Sprawdź to, gdy nie możesz znaleźć zaproszenia, którego oczekujesz.
Podobnie jak w poprzednich krokach, wybierz opcję „Przeglądaj przestrzenie” z listy na pasku bocznym.
Teraz kliknij menu kebaba (trzy pionowe kropki). Następnie kliknij opcję „Zaproszenia do spamu”, aby zobaczyć wszystkie zaproszenia, które zostały uznane za spam.
Wzmianka o kimś w Google Chat Space
Prawie zawsze w Twojej przestrzeni czatu Google będzie mnóstwo ludzi i nie możesz po prostu wysłać wiadomości bez wymienienia zainteresowanej osoby. W ten sposób, aby kontrolować pandemonium, możesz skierować swoją wiadomość do konkretnej osoby.
Aby wspomnieć o konkretnej osobie, wpisz „@”, a następnie jej imię. Będziesz mógł również wybrać daną osobę z wyskakującej listy, naciskając Wchodzić lub klikając opcję.
Udostępnianie plików w Google Chat Spaces
Udostępnianie plików w Space jest bardzo przydatne i kluczową funkcją, ponieważ przydaje się w wielu sytuacjach.
Prześlij plik lokalny
Najpierw przejdź do „przestrzeni”, do której chcesz przesłać plik. Następnie kliknij ikonę „strzałki w górę” w dolnej części ekranu.
Teraz przejrzyj plik z dysku, który chcesz udostępnić. Kliknij dwukrotnie plik, aby go wybrać.
Po wybraniu możesz dodać informacje tekstowe, aby zapewnić kontekst dla pliku lub nacisnąć przycisk wysyłania, aby udostępnić plik wszystkim.
Dodaj plik z Dysku
Najpierw przejdź do „przestrzeni”, do której chcesz przesłać plik. Następnie kliknij ikonę „Dysk” w prawym dolnym rogu ekranu.
Teraz przejrzyj plik z dysku, który chcesz udostępnić. Kliknij dwukrotnie plik, aby go wybrać.
Po wybraniu możesz dodać informacje tekstowe, aby zapewnić kontekst dla pliku lub nacisnąć przycisk wysyłania, aby udostępnić plik wszystkim. Google Chat Spaces automatycznie zaktualizuje preferencje pliku, aby każdy mógł go wyświetlić.
Utwórz nowy dokument
Możesz utworzyć nowy dokument bezpośrednio z okna czatu Space. Zostanie on zapisany na Twoim Dysku i natychmiast udostępniony obecnym członkom tej konkretnej grupy.
Aby stworzyć nowy dokument dla Space. Kliknij ikonę „Utwórz nowy dokument” w prawej dolnej części okna czatu.
Będziesz mógł wybrać rodzaj dokumentu, który chcesz utworzyć. Dostępne opcje obejmują Arkusze Google, Dokumenty i Prezentacje. Kliknij preferowaną opcję.
Następnie wprowadź nazwę udostępnionego dokumentu i kliknij przycisk „Udostępnij”, aby udostępnić dokument.
Następnie dokument otworzy się w widoku obok siebie z czatem, aby zapewnić maksymalne wrażenia ze współpracy.
Znajdowanie pliku na czacie
Często chcesz szybko zlokalizować plik i zobaczyć udostępnione mu wiadomości. Cóż, Google nie pozwoli ci przewijać setek wiadomości.
Z okna czatu określonej przestrzeni przejdź do zakładki „Pliki” znajdującej się w górnej części ekranu.
Będziesz mógł zobaczyć listę wszystkich plików udostępnionych w przestrzeni. Teraz kliknij opcję „Wyświetl na czacie” znajdującą się po prawej stronie konkretnego pliku.
Dodaj i przypisz zadania w Google Chat Spaces
Dodawanie i przypisywanie zadań to świetna funkcja Google Chat Spaces. Zbadajmy to szczegółowo.
Aby utworzyć zadanie, przejdź do zakładki „Zadania” w górnej części ekranu.
Teraz kliknij opcję „Dodaj zadanie kosmiczne”, aby dodać zadanie. Alternatywnie możesz nacisnąć Wchodzić aby również stworzyć zadanie.
Notatka: Sekcja Zadania obsługuje skróty klawiaturowe dla większości czynności. Aby wyświetlić listę obsługiwanych skrótów, naciśnij Ctrl+/.
Następnie nadaj zadaniu odpowiedni tytuł i dodaj kilka szczegółów na jego temat, jeśli takie istnieją. Możesz nacisnąć Wchodzić aby wstawić nowy wiersz w sekcji szczegółów.
Teraz naciśnij Patka lub kliknij opcję „Dodaj datę/godzinę”, aby ustawić termin wykonania zadania.
Następnie wybierz datę i godzinę wykonania zadania, a następnie kliknij „OK”, aby potwierdzić.
Notatka: Aby cofnąć dowolną akcję, naciśnij Ctrl+Z
Teraz naciśnij Patka lub kliknij „Przypisz”, aby przypisać cesjonariusza do zadania.
Teraz wpisz imię i nazwisko lub adres e-mail osoby, której chcesz przypisać zadanie.
Następnie naciśnij Patka następnie Wchodzić. W przeciwnym razie kliknij przycisk „Dodaj”, aby dodać zadanie.
Usuń zadanie
Aby usunąć zadanie, naciśnij ikonę „Kosz” po prawej stronie elementu zadania z listy.
Teraz kliknij usuń, aby potwierdzić usunięcie wybranego zadania.
Sortowanie zadań
Zadania można również sortować, aby uzyskać lepszą widoczność i zapewnić stosunkowo większą możliwość śledzenia.
Aby posortować zadania, przejdź do zakładki „Zadania” i kliknij menu kebaba (trzy pionowe kropki). Następnie wybierz kolejność daty, osoby przypisanej lub miejsca, aby wyświetlić zadania w określonej kolejności.
Dodawanie wydarzenia kalendarza w Google Chat Spaces
Wydarzenia w kalendarzu mogą służyć wielu celom. Niech to będzie na walne zebranie zespołu, albo zbliżający się termin, albo dzień założenia organizacji. Funkcja wydarzeń w kalendarzu nigdy Cię nie zawiedzie.
Aby dodać wydarzenie do kalendarza. Kliknij ikonę „Kalendarz” w dolnej części okna czatu Spaces.
Teraz dotknij ikony karata, aby otworzyć wszystkie konfigurowalne dla wydarzenia w kalendarzu.
Aby ustawić datę i godzinę wydarzenia w kalendarzu, kliknij odpowiednio datę lub godzinę, aby ustawić każdy składnik indywidualnie.
Jeśli dodawane wydarzenie jest wydarzeniem cyklicznym, kliknij opcję „Nie powtarza się”, aby ustawić powtarzalność wydarzenia z menu rozwijanego.
Aby dodać więcej Spaces lub osób na wydarzenie, kliknij opcję „Dodaj gości” i wpisz nazwę Space lub adres e-mail osoby, którą chcesz dodać.
Aby ustawić poziom uprawnień dla swoich gości, dotknij opcji „Uprawnienia gościa”, aby zobaczyć udzielone uprawnienia. Zaznacz lub odznacz odpowiednie pozycje z listy, aby zapewnić lub odmówić dostępu gościom.
Teraz, jeśli jest to spotkanie plenerowe w określonej lokalizacji. Możesz również wybrać lokalizację z opcji „dodaj lokalizację”.
Jeśli chcesz dołączyć link do Google Meet, ponieważ większość części świata jest zablokowana lub nie można bezpiecznie wyjść na zewnątrz. Kliknij opcję „Dodaj konferencję wideo Google Meet”, a link do spotkania zostanie dołączony do zaproszenia wysłanego do wszystkich gości.
Następnie, jeśli chcesz dodać informacje dotyczące spotkania, na przykład poprosić wszystkich o przyniesienie laptopa na spotkanie na świeżym powietrzu lub po prostu podsumowanie tematów spotkania. Możesz to zrobić klikając i wpisując szczegóły w opcji „Dodaj opis”.
Następnie, jeśli nie chcesz, aby inne osoby widziały to spotkanie w Twoim kalendarzu lub chcesz ukryć uczestników ze względu na poufny charakter spotkania. Możesz to zrobić, klikając opcję „Widoczność” i zmieniając ją na „Prywatne”, aby ukryć spotkanie i uczestników.
Na koniec możesz również ustawić godzinę wysłania przypomnienia o spotkaniu do wszystkich gości. Wybierz preferowaną opcję z listy rozwijanej.
Teraz kliknij „Zapisz i udostępnij” w prawym dolnym rogu panelu.
Następnie, aby wysłać wiadomość z zaproszeniem do uczestników, kliknij opcję „Wyślij”. Jeśli nie chcesz wysyłać zaproszeń, kliknij opcję „Nie wysyłaj” lub jeśli chcesz coś zmienić, kliknij opcję „Powrót do edycji”.
Twórz spotkania Google Meet lub dołączaj do nich z Google Chat Spaces
Meet od Google jest bardzo niezawodne, a zwłaszcza w takich czasach, jest jedną z najlepszych alternatyw do prowadzenia dyskusji twarzą w twarz bez współpracowników. Od czasu aktualizacji Google Chat usługa Meet została pięknie zintegrowana ze Spaces, aby zwiększyć produktywność i ograniczyć przełączanie aplikacji.
Są dwa sposoby włączenia Google Meet do swojej przestrzeni. Sprawdźmy ich obu.
Spotkaj się z czatu jednym kliknięciem
Zdarzają się sytuacje, w których nie możesz czekać do wieczora lub następnego dnia z omówieniem ostatnich wydarzeń w projekcie. Czy to informacja zwrotna od klienta na temat konkretnego modułu, czy po prostu odkryłeś poważny błąd. Przywołanie Meet jest tak proste, jak to tylko możliwe.
Aby odbyć zaimprowizowane spotkanie, przejdź do okna czatu w określonej przestrzeni. Następnie dodaj kontekst tekstowy, aby ludzie mogli przygotować się psychicznie do ciągnięcia tej całonocnej nocy.
Teraz kliknij ikonę kamery w prawym dolnym rogu okna. Następnie naciśnij wyślij, aby wysłać link umożliwiający dołączenie do Meet.
Dodaj Meet do istniejącego wydarzenia
Wiemy, co zamierzasz powiedzieć, właśnie pokazaliśmy Ci, jak uwzględnić Google Meet podczas tworzenia nowego wydarzenia w kalendarzu. Ale co, jeśli masz już utworzone wydarzenie, a teraz chcesz wstawić link do Meet? Cóż, czytaj dalej.
Aby dodać link do Google Meet do istniejącego wydarzenia. Kliknij ikonę „Kalendarz” obecną w prawej części ekranu, tuż pod ikoną Twojego konta.
Teraz kliknij istniejące wydarzenie, do którego chcesz dodać link do Google Meet.
Następnie kliknij ikonę „Edytuj wydarzenie”, aby otworzyć konfiguracje wydarzeń.
Następnie kliknij opcję „Dodaj konferencję Google Meet”, aby dodać link do Meet.
Teraz kliknij „Zapisz”, aby potwierdzić zmiany.
Następnie możesz wysłać zaproszenie do wszystkich gości ze zaktualizowanymi informacjami. Aby to zrobić, kliknij opcję „Wyślij”. Możesz również dodać kontekst dodawania linku do Meet, aby uczestnicy wiedzieli, dlaczego ponownie otrzymali zaproszenie.
Krótkie wskazówki dotyczące Google Chat Spaces
Oto kilka krótkich wskazówek dotyczących Google Chat Spaces. Te wskazówki pomogą Ci efektywniej niż kiedykolwiek korzystać ze Spaces, ponieważ będziesz znać każdy ich zakamarek.
Zmień nazwę przestrzeni i emotikony
Najpierw dotknij nazwy Spaces w górnej części ekranu. Następnie kliknij opcję „Edytuj nazwę i emotikony”.
Zarządzanie powiadomieniami o przestrzeni
Wiele razy Space jest szczególnie rozmowny lub napływają setki wiadomości, które utrudniają Twoją produktywność.
Powiadamiaj mniej
Aby otrzymywać powiadomienia tylko wtedy, gdy zostaniesz wspomniany. Kliknij menu kebaba (trzy pionowe kropki) znajdujące się obok nazwy Space na pasku bocznym. Następnie kliknij opcję „Powiadomienia” z listy.
Teraz kliknij opcję „Powiadamiaj mniej”, aby otrzymywać powiadomienia tylko wtedy, gdy zostaniesz wspomniany. Następnie kliknij Zapisz, aby potwierdzić zmiany.
Wyłącz powiadomienia
Możesz także całkowicie wyłączyć powiadomienia dla określonej przestrzeni. Jednak Google wyśle Ci wiadomość e-mail z nieprzeczytanymi wzmiankami.
Najpierw kliknij menu kebaba (trzy pionowe kropki) znajdujące się obok nazwy Space na pasku bocznym. Następnie kliknij opcję „Powiadomienia” z listy.
Następnie kliknij opcję „Powiadomienia wyłączone” i naciśnij Zapisz, aby potwierdzić zmiany.
Zobacz aktualnych członków online
Jeśli kiedykolwiek pojawi się potrzeba sprawdzenia, który z członków Space jest aktualnie online. Google dodał na to przepis.
W oknie czatu Space kliknij nazwę Space. Następnie kliknij opcję widoku członków z listy.
Teraz, aby zidentyfikować obecnych członków online, zwróć uwagę na zieloną kropkę obok ich nazwiska na liście.
Otwórz udostępniony plik w widoku obok siebie w czacie
Może się zdarzyć, że chcesz zobaczyć udostępniony plik w Google Chat Space i otworzyć okno czatu, aby podjąć szybką decyzję w ten sam sposób.
Aby otworzyć plik w widoku obok siebie, znajdź plik na czacie i kliknij ikonę „Otwórz na czacie”, aby otworzyć dokument, a także przypiąć okno czatu z boku.
Zminimalizuj okno Google Chat Space
Okno czatu Google Space domyślnie otwiera się zmaksymalizowane. Może to powodować pewne niedogodności, gdy próbujesz przeprowadzić więcej niż jedną rozmowę. Możesz jednak zminimalizować i zmienić rozmiar zgodnie ze swoimi potrzebami.
Aby zminimalizować okno czatu w określonej przestrzeni, kliknij ikonę strzałki do wewnątrz.
Czat w kosmosie zostanie teraz zminimalizowany i umieszczony w dolnej części ekranu.
Zmień rozmiar okna czatu
Zmiana rozmiaru okna może się przydać, gdy wiadomości przychodzące w przestrzeni kosmicznej są nieco długie i przez to stają się nieco nieporęczne do odczytania w mniejszym oknie.
Zmień rozmiar w pionie
Na zminimalizowanej karcie określonej przestrzeni najedź myszą na górną krawędź okna. Gdy zobaczysz ikonę strzałki w górę, kliknij i przytrzymaj przycisk myszy i przeciągnij w górę, aby zmienić rozmiar okna.
Zmień rozmiar w poziomie
Na zminimalizowanej karcie określonej przestrzeni umieść kursor myszy po obu stronach okna. Gdy zobaczysz ikonę strzałki w bok, kliknij i przytrzymaj przycisk myszy i przeciągnij w bok, aby zmienić rozmiar okna.
Zmień rozmiar po przekątnej
Na zminimalizowanej karcie określonej przestrzeni najedź myszą na róg okna. Gdy zobaczysz ikonę ukośnej strzałki, kliknij i przytrzymaj przycisk myszy i przeciągnij po przekątnej, aby zmienić rozmiar okna.
Przypnij spację
Zawsze możesz przypiąć Space do góry w sekcji Spaces, aby zawsze pojawiała się na niej, niezależnie od nieprzeczytanych wiadomości z Twojej puli Spaces.
Aby przypiąć spację, kliknij menu kebaba (trzy pionowe kropki) znajdujące się tuż obok nazwy spacji i kliknij opcję „Przypnij” z listy.
Cóż, to wszystko, co trzeba wiedzieć o Google Chat Spaces. Teraz idź bądź sprawnym komunikatorem i równie skutecznym współpracownikiem.