Utwórz listę rozwijaną elementów w programie Excel, aby wprowadzanie danych było łatwiejsze, szybsze i bezbłędne. Dzięki funkcji sprawdzania poprawności danych programu Excel możesz łatwo tworzyć listy rozwijane, aby wprowadzać dane w arkuszu lub skoroszycie.
Lista rozwijana lub menu rozwijane programu Excel to graficzny element sterujący, który pozwala użytkownikom wybrać opcję z listy wstępnie zdefiniowanych opcji. Dzięki temu wprowadzanie danych będzie łatwiejsze, szybsze i zmniejszy niedokładność i literówki.
Na przykład użytkownicy mogą łatwo wybrać status pracy jako ZAKOŃCZONA z menu rozwijanego. Jeśli jednak umożliwisz im wprowadzenie go ręcznie, mogą wpisać całe słowo ZAKOŃCZONE, OCZEKUJĄCE, TRWAJĄCE lub NIEUDANE. Wpisanie statusu dla każdej pracy zajmie dużo czasu, ale gdyby była to lista rozwijana, przyspieszy to proces wprowadzania danych.
W tym poście pokażemy Ci szybki i łatwy sposób tworzenia listy rozwijanej przy użyciu danych z komórek lub ręcznego wprowadzania danych lub używania formuł w programie Excel.
Tworzenie listy rozwijanej przy użyciu danych z komórek
Na przykład możesz utworzyć menu rozwijane, aby śledzić status każdej z planowanych podróży (jak pokazano na poniższym obrazku).
Najpierw wpisz elementy, które chcesz wyświetlić na liście rozwijanej w tablicy komórek. Możesz to zrobić na arkuszu, który będzie zawierał listy rozwijane, lub na innym arkuszu.
W tym przykładzie wpisaliśmy listę elementów dla listy rozwijanej w arkuszu 2.
Wróć do Arkusza 1, a następnie wybierz komórkę B2 (to jest komórka, w której skonfigurujesz menu rozwijane).
Następnie przejdź do zakładki „Dane” i kliknij ikonę „Walidacja danych” i wybierz „Walidacja danych” z menu rozwijanego.
W oknie dialogowym „Weryfikacja danych” wybierz „Lista” z menu rozwijanego „Zezwól:” i kliknij „OK”.
Kliknij w polu „Źródło” i możesz wybrać listę elementów, które chcesz dodać, jako opcje, które pojawią się na liście.
Teraz wybierz listę elementów (A1:A5) z arkusza 2.
A lokalizacja, w której wartości z menu rozwijanego zostaną automatycznie dodane do pola Źródło. Teraz kliknij „OK”. Jeśli odznaczysz opcję „Ignoruj czarny”, Excel zmusi użytkowników do wybrania wartości z listy.
Teraz utworzyłeś listę rozwijaną w komórce B2 kolumny Status.
Aby skopiować listę rozwijaną do wszystkich 5 wierszy, po prostu kliknij mały zielony kwadrat w lewym dolnym rogu rozwijanego pola i przeciągnij go w dół do komórki B6.
Teraz lista rozwijana jest kopiowana z komórki B2 do B6.
Tworzenie listy rozwijanej przez ręczne wprowadzanie danych
Alternatywnie możesz dodać elementy bezpośrednio do listy rozwijanej, wprowadzając je ręcznie w polu „Źródło” okna dialogowego Sprawdzanie danych.
W tym przykładzie dodajesz listę rozwijaną na sezon, w którym odwiedzasz miasta. Wybierz więc komórkę C2, aby utworzyć listę rozwijaną.
Otwórz okno dialogowe „Weryfikacja danych” z zakładki „Dane”.
Wybierz „Lista” z kryteriów walidacji i wpisz swoją listę w polu „Źródło”. Wszystkie pozycje należy wpisać bez spacji, oddzielając je przecinkami.
Tutaj wpisz „Wiosna, lato, jesień, zima” w polu źródłowym i kliknij „OK”.
Teraz wszystkie pozycje (opcje) wprowadzone w polu Źródło pojawią się w różnych wierszach na liście rozwijanej. Następnie możesz przeciągnąć i skopiować listę do pozostałych wierszy, tak jak w poprzedniej metodzie.
Tworzenie listy rozwijanej za pomocą formuł
Innym sposobem utworzenia listy rozwijanej jest użycie formuły PRZESUNIĘCIE w polu źródłowym.
W tym przykładzie tworzymy listę rozwijaną w kolumnie Rok. Wybierz komórkę D1 i przejdź do Dane –> Narzędzia danych –> Walidacja danych.
W oknach Sprawdzanie danych wprowadź to pole źródłowe formuły zamiast odwołania do komórki lub elementów wprowadzonych ręcznie:
=PRZESUNIĘCIE(odniesienie;wiersze;kolumny;[wysokość];[szerokość])Teraz wprowadź listę pozycji dla listy rozwijanej (Rok) w Arkuszu 2.
W formule określ odwołanie do komórki jako B1 (punkt początkowy listy), określ wiersze i kolumny jako 0, aby uniknąć przesuwania odwołania, oraz jako Wysokość jako 5 dla pozycji na liście.
=PRZESUNIĘCIE(Arkusz2!$B$1,0,0,5)Teraz, jeśli wprowadzisz tę formułę w polu źródłowym, zwróci ona tablicę zawierającą listę lat (B1:B5).
Spowoduje to utworzenie listy rozwijanej zawierającej wszystkie lata w zakresie komórek B1:B5 arkusza 2.
Usuwanie listy rozwijanej
Możesz także usunąć listę rozwijaną w programie Excel. Aby usunąć listę rozwijaną, wybierz komórkę z listą rozwijaną. Następnie przejdź do Dane –> Narzędzia danych –> Walidacja danych.
Kliknij przycisk „Wyczyść wszystko” w lewym dolnym rogu okna dialogowego „Weryfikacja danych” i kliknij „OK”. Spowoduje to usunięcie listy rozwijanej w wybranej komórce.
Jeśli chcesz usunąć wszystkie listy rozwijane w arkuszu, zaznacz „Zastosuj te zmiany do wszystkich innych komórek z tymi samymi ustawieniami” przed kliknięciem przycisku „Wyczyść wszystko”. Następnie kliknij „OK”, aby złożyć wniosek.
Teraz możesz tworzyć i usuwać listy rozwijane, postępując zgodnie z tym przewodnikiem krok po kroku.