Czego profesjonaliści obawiają się najbardziej? Większość z was nie odgadłaby tego prawidłowo, to utrata ich e-maili. Ludzie zazwyczaj otrzymują i przechowują wszystkie ważne pliki i dane w swoich e-mailach. Dzięki temu nie tylko trzymają je w jednym miejscu, ale także można uzyskać do nich dostęp w dowolnym momencie z dowolnego miejsca na świecie.
Jeśli chodzi o pocztę e-mail, pierwsze imię, które przychodzi nam na myśl, to „Gmail”. Większość użytkowników na całym świecie woli Gmaila od jakiejkolwiek innej usługi poczty e-mail w internecie. Można to przypisać temu, że został opracowany przez Google, prostym i przejrzystym interfejsem oraz mnóstwem przyjaznych dla użytkownika funkcji.
Dlaczego powinieneś wykonać kopię zapasową swoich e-maili
To pierwsze pytanie, które przychodzi ci do głowy, gdy słyszysz o kopii zapasowej poczty e-mail i jest to całkowicie słuszne pytanie, ponieważ duży odsetek użytkowników sprzeciwia się temu z powodu braku świadomości. Musisz jednak zdać sobie sprawę, że w dzisiejszym świecie cyberataki, włamania na konta, niewłaściwe użycie i utrata danych przez Internet są powszechne. Jeśli masz ważne dokumenty lub pliki na swoim e-mailu, powinieneś utworzyć kopię zapasową, aby móc je łatwo odzyskać w przypadku włamania na Twoje konto, omyłkowego usunięcia e-maili lub po prostu utraty dostępu do konta.
Co jeszcze mogę zrobić? Tworzenie kopii zapasowych wiadomości e-mail to rozwiązanie, ale należy skupić się na zwiększeniu bezpieczeństwa poprzez utrzymywanie silnego hasła. Silne hasło jest bardzo skuteczne, jeśli chodzi o zapobieganie włamaniu się innych osób na Twoje konto i zhakowanie Twoich danych. Jednak posiadanie kopii zapasowej nie zaszkodzi, działa jako dodatkowy środek.
Pobieraj wiadomości e-mail indywidualnie z Gmaila
Jednym z najłatwiejszych sposobów tworzenia kopii zapasowych poczty jest pobranie ich na komputer. Za każdym razem, gdy otrzymujesz lub wysyłasz wiadomość do kogoś za pośrednictwem Gmaila, masz możliwość jej pobrania.
Jeśli nie chcesz tworzyć kopii zapasowych wszystkich wiadomości e-mail, ale kilka niektórych, opcja pobierania poszczególnych wiadomości e-mail z Gmaila jest świetną i skuteczną opcją. Jeśli jednak chcesz zbiorczo pobierać wiadomości e-mail, zalecamy zapoznanie się z innymi metodami na tej stronie.
Po otwarciu wiadomości e-mail zobaczysz trzy kropki w prawym górnym rogu, aby otworzyć menu. W menu kontekstowym zobaczysz między innymi opcję odpowiadania, przesyłania dalej, zgłaszania poczty, blokowania nadawcy i pobierania poczty.
Po kliknięciu opcji „Pobierz wiadomość” wiadomość e-mail zostanie pobrana do domyślnego folderu „Pobrane” w Twoim systemie. Zaleca się przechowywanie wszystkich pobranych wiadomości e-mail w jednym folderze i kategoryzowanie ich za pomocą podfolderów.
Twórz kopie zapasowe wszystkich e-maili w Gmailu za pomocą Google Takeout
Google Takeout umożliwia pobranie wszystkich danych z konta Google w celu utworzenia kopii zapasowej lub użycia jej z inną usługą. Działa z prawie wszystkimi usługami oferowanymi przez Google. Gdy korzystasz z Google Takeout, tworzy kopię zapasową wszystkich e-maili na Twoim koncie.
Tworzenie kopii zapasowej za pomocą Google Takeout
Aby użyć Google Takeout do tworzenia kopii zapasowej e-maili na koncie Gmail, otwórz takeout.google.com w przeglądarce internetowej na swoim komputerze.
Po otwarciu Google Takeout wszystkie usługi Google są domyślnie wybierane. Ponieważ jesteśmy zainteresowani tworzeniem kopii zapasowej tylko Gmaila, kliknij „Odznacz wszystko”, aby najpierw odznaczyć wszystkie usługi.
Po odznaczeniu wszystkich przewiń w dół i zaznacz pole wyboru obok „Poczta”.
Teraz zobaczysz opcję wyboru danych, z których chcesz utworzyć kopię zapasową. Kliknij „Dołączone wszystkie dane poczty”, aby zaznaczyć/odznaczyć różne opcje danych.
Jeśli chcesz utworzyć kopię zapasową wszystkich wiadomości e-mail, zaznacz pole wyboru „Uwzględnij wszystkie wiadomości w poczcie”. Jeśli chcesz utworzyć kopię zapasową wybranych rzeczy, odznacz pierwsze pole wyboru i dokonaj niezbędnego wyboru z listy, a następnie kliknij „OK” na dole.
Po zakończeniu wszystkich wyborów przewiń w dół i kliknij „Następny krok”.
Następnym krokiem jest wybór częstotliwości, typu pliku i rozmiaru. Najpierw musisz wybrać częstotliwość z tych dwóch, raz lub co dwa miesiące przez rok. Zaznacz pole wyboru za opcją, którą chcesz wybrać.
Następna sekcja dotyczy typu i rozmiaru pliku. Masz dwie opcje typu pliku, ZIP lub TGZ. Zaletą plików „.zip” jest to, że można je łatwo otworzyć na większości komputerów.
Na koniec wybierz z listy preferowany rozmiar pliku. Jeśli kopia zapasowa jest większa niż wybrany rozmiar, plik zostanie podzielony na dwie części. Na koniec kliknij „Utwórz eksport” na dole.
Proces tworzenia kopii zapasowej zajmuje trochę czasu w zależności od danych w wiadomościach e-mail i wielkości tworzonego pliku. Mniejsze pliki są tworzone stosunkowo szybciej niż duże pliki, co może zająć nawet kilka dni.
Pobieranie kopii zapasowej Gmaila utworzonej przez google Takeout
Po zażądaniu kopii zapasowej otrzymasz wiadomość e-mail od Google potwierdzającą to samo. Ponadto otrzymasz link do pobrania utworzonej kopii zapasowej w innym e-mailu, co może potrwać kilka godzin w zależności od rozmiaru pliku. Link do pobrania jest ważny przez okres 7 dni od dnia zgłoszenia.
Po otrzymaniu wiadomości e-mail otwórz ją i kliknij przyciski „Pobierz”. Sprawdź również, ile plików zostało utworzonych i jaki jest rozmiar każdego z nich na przyszłość.
Po kliknięciu przycisków „Pobierz” zostaniesz poproszony o zweryfikowanie swojej tożsamości poprzez wprowadzenie hasła Google. Gdy skończysz, pobierz pliki na swój komputer. Pliki są w formacie „.zip”, ponieważ jest to ustawienie domyślne i nie zmienialiśmy go wcześniej.
Ponadto nigdy nie pobieraj plików na publiczne komputery lub systemy, które udostępniasz innym, ponieważ dane mogą być niewłaściwie wykorzystane.
Prześlij dalej wiadomości e-mail, których kopię zapasową chcesz utworzyć w Gmailu
To kolejny prosty sposób tworzenia kopii zapasowej, w którym włączasz przekazywanie wiadomości e-mail na inny adres. Jedną z głównych wad jest to, że możesz włączyć przekazywanie tylko wiadomości przychodzących, a nie tych, które wysyłasz. Ponadto możesz utworzyć kopię zapasową tylko dla wiadomości e-mail, które otrzymujesz po skonfigurowaniu funkcji przekazywania. Nigdy nie należy dodawać czyjegoś adresu e-mail jako adresu przekazywania, ponieważ dane mogą zostać naruszone.
Dodawanie identyfikatora e-mail do przekazywania wiadomości
Aby włączyć przekazywanie wiadomości e-mail, otwórz Gmaila i kliknij „Ustawienia” w prawym górnym rogu.
Po kliknięciu „Ustawienia” otworzy się okno „Szybkie ustawienia”, które zawiera podstawowe ustawienia umożliwiające dostosowanie widoku i innych parametrów. Aby otworzyć pełne ustawienia Gmaila, kliknij „Zobacz wszystkie ustawienia”.
Zobaczysz teraz różne zakładki u góry, przejdź do „Przekazywanie i POP/IMAP”.
W „Przekazywanie i POP/IMOP” znajdziesz wiele opcji konfiguracji ustawień przekazywania. Aby włączyć przekazywanie, kliknij „Dodaj adres przekazywania”, pierwszą opcję u góry, obok sekcji „Przekazywanie”.
Masz teraz pole do wpisania adresu e-mail, na który chcesz przekazać wszystkie wiadomości, a następnie kliknij „Dalej” na dole.
Otworzy się nowe okno, w którym musisz potwierdzić identyfikator e-mail, klikając „Kontynuuj”.
Następnie kliknij „OK” w wyświetlonym oknie potwierdzenia, aby potwierdzić zmianę.
Potwierdzanie żądania przekazania
Po dodaniu identyfikatora e-mail, na który mają być przekazywane wiadomości, na adres przekazywania wysyłane jest potwierdzenie. Aby potwierdzić, istnieją dwie opcje, albo za pomocą kodu potwierdzającego, albo klikając link w mailu.
Po kliknięciu w link potwierdzający otworzy się nowa strona. Kliknij „Potwierdź”, aby umożliwić otrzymywanie wiadomości e-mail z podstawowego identyfikatora.
Zmiana ustawień przekazywania wiadomości e-mail
Otwórz konto Gmail, którego kopię zapasową chcesz utworzyć, i przejdź do „Przekazywanie i POP / IMAP”, tak jak to zrobiliśmy wcześniej. Teraz zaznacz pole wyboru za „Prześlij kopię…” i wybierz opcję „Zachowaj kopię Gmaila w skrzynce odbiorczej”, jak pokazano na poniższym obrazku. Dzięki temu Twoje wiadomości e-mail będą przekazywane i przechowywane tak, jak w skrzynce odbiorczej na Twoim głównym koncie.
Po wprowadzeniu zmian przewiń w dół i kliknij „Zapisz zmiany”, aby je zastosować.
Tworzenie kopii zapasowych wiadomości e-mail w Gmailu za pomocą aplikacji innych firm
Widzieliśmy już kilka przykładowych metod tworzenia kopii zapasowych wiadomości e-mail w Gmailu, ale nie omówiliśmy jeszcze aplikacji innych firm, które przychodzą z pomocą. Ponieważ wiadomości e-mail stają się podstawowym sposobem profesjonalnej komunikacji i udostępniania plików, potrzeba tworzenia kopii zapasowych jest teraz większa niż kiedykolwiek.
Aby wykorzystać ten segment, uruchomiono wiele aplikacji specjalnie do tworzenia e-maili i innych kopii zapasowych dla użytkowników. Istnieje kilka naprawdę świetnych aplikacji w sieci z fascynującymi funkcjami, które nie tylko tworzą kopię zapasową, ale także wymagają o wiele mniej uwagi i zaangażowania z Twojej strony.
Ważna uwaga: Korzystanie z usług innych firm oznacza, że zezwalasz komuś innemu na dostęp do Twoich wiadomości e-mail, ponieważ pomagają one w tworzeniu kopii zapasowych danych. Zdecydowanie odradzamy korzystanie z usług stron trzecich (bez względu na to, jak bezpieczne), chyba że absolutnie tego potrzebujesz i w pełni rozumiesz zakres zagrożeń, które mogą się wiązać.
Bezpiecznie
UpSafe pomaga użytkownikom tworzyć kopie zapasowe ich danych i e-maili Google. Jest to jedna z najpopularniejszych aplikacji w tym segmencie, jednak brakuje jej funkcji ustawiania częstotliwości, co oznacza, że za każdym razem trzeba pamiętać o tworzeniu kopii zapasowej.
SysTools Kopia zapasowa Gmaila
To kolejna świetna aplikacja, która oferuje znacznie więcej dostosowań, jeśli chodzi o typ pliku kopii zapasowej i umożliwia dodanie wielu kont Gmail do tworzenia kopii zapasowych.
Gmvault
Jest to prawdopodobnie jedna z najbardziej zaufanych aplikacji, nie tylko ze względu na mnogość dostosowań i funkcji, ale także niewielki rozmiar i prosty interfejs. Możesz także ustawić częstotliwość automatycznego tworzenia kopii zapasowych oraz usiąść i zrelaksować się.
Teraz, gdy omówiliśmy większość metod tworzenia kopii zapasowych wiadomości e-mail, poczujesz się zaznajomiony i zorientowany w tej koncepcji. Ponadto, jak omówiono wcześniej, tworzenie kopii zapasowej powinno być jedynym rozwiązaniem. Silne hasło znacznie zmniejsza ryzyko włamania.