Wszystko, co musisz wiedzieć o zapraszaniu kogoś na spotkanie Microsoft Teams
Microsoft Teams to jedna z wiodących aplikacji Workstream Collaboration dostępnych dla wielu. W ciągu ostatnich kilku miesięcy aplikacje WSC stały się koniecznością. Organizacje na całym świecie przylgnęły do aplikacji takich jak Microsoft Teams, aby utrzymać swoje firmy w ruchu, tak jak zrobiła to Rose z tymi drzwiami (RIP Jack).
Niezależnie od tego, czy chcesz organizować spotkania wideo, czy udostępniać pliki i współpracować nad nimi z członkami zespołu, struktura organizacyjna Microsoft Teams sprawia, że jest to coraz łatwiejsze. Korzystając z Microsoft Teams, możesz nie tylko organizować spotkania wideo z członkami organizacji, ale także z osobami z zewnątrz, niezależnie od tego, czy mają konto Microsoft Teams.
Zapraszanie osób podczas spotkania
Niezależnie od tego, czy jest to spotkanie ad hoc, które może się odbyć tylko w kanale zespołów, czy zaplanowane spotkanie odbywające się w kanale, wszyscy członkowie zespołu, którzy mają dostęp do kanału, mogą do niego dołączyć z tego miejsca. Ale to nie jedyny sposób, w jaki ludzie mogą dołączyć do Twojego spotkania. Na spotkanie w Microsoft Teams możesz zaprosić każdego — zarówno członków organizacji, jak i gości — w dowolnym momencie rozmowy.
Kliknij ikonę „Pokaż uczestników” na pasku narzędzi rozmowy na spotkaniu. Lista uczestników otworzy się po prawej stronie ekranu.
Teraz, jeśli chcesz zaprosić kogoś, kto należy do tej samej organizacji co Ty – zarówno członków zespołu, jak i osoby niebędące członkami zespołu – kliknij pole tekstowe „Zaproś kogoś” i zacznij wpisywać jego imię i nazwisko.
Pod polem tekstowym pojawią się sugestie dla członków organizacji. Wybierz osobę, którą chcesz zaprosić.
Jak tylko klikniesz na ich nazwę, Microsoft Teams zacznie do nich dzwonić. Mogą przyjąć połączenie, aby dołączyć do spotkania.
Aby zaprosić kogoś spoza organizacji, kliknij przycisk „Kopiuj informacje o dołączeniu” obok pola tekstowego zaproszenia.
Informacje o spotkaniu zostaną skopiowane do schowka. Po wklejeniu informacji o dołączeniu będą one miały postać linku „Dołącz do spotkania Microsoft Teams”. Wyślij go przez e-mail, wiadomość lub w inny sposób do osób, które chcesz zaprosić.
Następnie mogą dołączyć do spotkania za pomocą łącza w wiadomości jako Goście. Nie ma znaczenia, czy dana osoba ma konto Microsoft Teams. Każdy może dołączyć do spotkania, korzystając z linku z zaproszeniem.
Notatka: Goście muszą zostać dopuszczeni do spotkania przez kogoś, kto już uczestniczy w spotkaniu po tym, jak dołączą.
Zaproś ludzi przed spotkaniem
Subskrybenci Microsoft Teams Office 365 Business mają również dodatkową funkcjonalność niż użytkownicy Microsoft Teams Free. Oprócz organizowania spotkań ad hoc mogą również planować spotkania z dużym wyprzedzeniem. A planowanie spotkań to nie tylko twoja korzyść. Możesz także zaprosić osoby podczas planowania spotkania, aby mogły mieć przewagę i zarządzać swoimi harmonogramami, aby dostosować się do spotkania.
Na ekranie harmonogramu kliknij „Dodaj wymaganych uczestników”, aby zaprosić osoby. W przypadku członków organizacji zacznij wpisywać ich nazwiska i kliknij imię osoby, gdy pojawi się ono poniżej pola tekstowego.
W przypadku osób spoza organizacji wprowadź ich identyfikatory e-mail w polu tekstowym.
Wiadomość e-mail z zaproszeniem zostanie automatycznie wysłana do wszystkich osób z linkiem do spotkania oraz datą i godziną spotkania po kliknięciu przycisku „Wyślij” w harmonogramie spotkań.
Odbiorcy będą wtedy mogli dołączyć w czasie spotkania, korzystając z linku z zaproszeniem.
Bardzo łatwo jest zaprosić każdego na spotkanie Microsoft Teams, niezależnie od tego, czy jest on w tej samej organizacji co Ty. Dodatkowo możesz zapraszać osoby nie tylko podczas spotkania, ale również z wyprzedzeniem na zaplanowane spotkania.