Użyj funkcji śledzenia zmian w programie Excel, aby dowiedzieć się, kto wprowadził zmiany w skoroszycie, jakie zmiany wprowadził i czy je zaakceptować.
Załóżmy, że poprosiłeś kogoś o sprawdzenie lub współpracę nad skoroszytem programu Excel z Tobą. Możesz też śledzić zmiany, wstawienia i usunięcia, które zostały wprowadzone w tym udostępnionym skoroszycie. Możesz to zrobić za pomocą funkcji śledzenia zmian programu Excel, możesz określić, kto wprowadził zmiany i jakie zmiany wprowadzili w udostępnionym arkuszu roboczym / skoroszycie.
Arkusze programu Excel nie są domyślnie śledzone, więc nie wiesz, jakie zmiany zostały wprowadzone, kto je wprowadził ani kiedy. Ale gdy funkcja śledzenia zmian jest włączona, program Excel przedstawi w skoroszycie poprawki wykonane przez dowolnego użytkownika. To jest przewodnik krok po kroku dotyczący śledzenia zmian w programie Microsoft Excel.
Jak włączyć śledzenie zmian w programie Excel
Po zakończeniu wprowadzania wszystkich danych w arkuszu włącz funkcję „Śledź zmiany” przed udostępnieniem skoroszytu programu Excel do przeglądu. Po zakończeniu przeglądu możesz porównać swoje oryginalne dane ze zmienionymi danymi, a następnie zaakceptować lub odrzucić ich zmiany. Następnie możesz wyłączyć śledzenie zmian.
Pamiętaj, że jest to technicznie starsza funkcja, więc nie zobaczysz opcji śledzenia zmian w programach Excel 2019 i 365. Tę funkcję można znaleźć tylko na karcie Recenzja programu Excel 2016 i niższych wersjach.
Aby włączyć śledzenie zmian w programie Excel, przejdź do zakładki „Przegląd” i kliknij „Śledź zmiany”. Następnie wybierz „Podświetl zmiany” z menu.
Otworzy się okno dialogowe Podświetl zmiany. W tym celu zaznacz pole wyboru „Śledź zmiany podczas edycji”.
Teraz mamy trzy opcje Kiedy, Kto i Gdzie. Pole „Kiedy” pozwala nam wybrać od kiedy chcemy śledzić zmiany, wybrać między „Od ostatniego zapisu, Wszystkie, Jeszcze nie sprawdzone lub Od daty (konkretna data)”. Tutaj wybieramy „Wszystko” w polu Kiedy.
A my wybieramy „Wszyscy” w polu Kto. Możesz także wybrać śledzenie zmian wprowadzonych tylko przez określonych użytkowników lub wszystkich, którzy mają tę opcję.
Jeśli chcesz, aby zmiany były śledzone w całym arkuszu, po prostu pozostaw to pole niezaznaczone. zaznacz pole „Podświetl zmiany na ekranie” i kliknij przycisk „OK”.
Lub Jeśli chcesz śledzić zmiany tylko w części arkusza, możesz określić zakres komórek. Kliknij pole „Gdzie” i wybierz zakres komórek w arkuszu. Następnie kliknij „OK”.
Kliknij „OK”, aby zapisać skoroszyt.
Następnie na karcie „Recenzja” wybierz opcję „Udostępnij skoroszyt”.
W oknie dialogowym Udostępnij skoroszyt upewnij się, że zaznaczone jest pole wyboru „Użyj starej funkcji udostępnionych skoroszytów zamiast nowego środowiska współtworzenia”. Następnie kliknij „OK”.
Na koniec wybierz „Chroń udostępniony skoroszyt” na karcie Recenzja. Otworzy się okno dialogowe Chroń udostępniony skoroszyt. W oknie dialogowym Chroń udostępniony skoroszyt zaznacz opcję „Udostępnianie ze zmianami śledzenia”, aby uniemożliwić komukolwiek usunięcie historii śledzenia. Następnie kliknij „OK”.
Następnie zapisz plik i udostępnij swój arkusz kalkulacyjny współpracownikom do sprawdzenia.
Jak przeglądać i akceptować lub odrzucać zmiany
Gdy wszyscy współpracownicy przejrzą Twój skoroszyt i wprowadzą pewne zmiany, możesz zaakceptować lub odrzucić te zmiany.
Teraz, jeśli w arkuszu kalkulacyjnym zostanie wprowadzona jakakolwiek zmiana, zostanie to pokazane za pomocą kolorowego obramowania komórki i małego trójkąta w lewym górnym rogu komórki.
Aby sprawdzić szczegóły, po prostu najedź kursorem na komórkę z małym trójkątem w lewym górnym rogu. Wyświetlane jest pole komentarza z wprowadzonymi zmianami, kto je wprowadził i kiedy zostały wprowadzone. Jeśli wielu recenzentów wprowadziło zmiany w arkuszu, każdemu recenzentowi zostanie przypisany inny kolor pola.
Przejdź do zakładki „Przegląd” i wybierz „Śledź zmiany” z grupy Zmiany. Tym razem wybierz z menu opcję „Zaakceptuj lub odrzuć zmiany”.
W oknie dialogowym „Wybierz zmiany do zaakceptowania lub odrzucenia” kliknij „OK”, aby kontynuować.
Następnie otworzy się okno dialogowe „Zaakceptuj lub odrzuć zmiany”, w którym możesz zaakceptować zmiany jeden po drugim lub zaakceptować/odrzucić wszystkie zmiany naraz. Tutaj pierwsza zmiana znaleziona w arkuszu pojawi się jako pierwsza. W naszym przypadku pierwszą znalezioną zmianą było to, że wartość komórki B11 zmieniła się z 16,99 na 17,99. Gdy ją zaakceptujesz lub odrzucisz, następna zmiana zostanie załadowana jako następna.
Po kliknięciu „Akceptuj”, wprowadzona zmiana zostanie zastosowana w arkuszu. Jeśli go „Odrzucisz”, zmiana zostanie cofnięta.
Tworzenie oddzielnego pliku, aby wyświetlić historię zmian
Zamiast widzieć zmiany w tym samym arkuszu, możesz również wyświetlić listę zmian w osobnym arkuszu o nazwie „Historia”. Arkusz historii będzie zawierał wszystkie szczegóły dotyczące wprowadzonych zmian.
Aby wyświetlić historię, wybierz „Śledź zmiany” na karcie Recenzja i kliknij „Podświetl zmiany” z menu rozwijanego.
W oknie dialogowym Wyróżnij zmiany, upewnij się, że zaznaczyłeś pole wyboru „Wyświetl zmiany w nowym arkuszu” na dole przed kliknięciem „OK”.
Spowoduje to utworzenie nowego arkusza o nazwie „Historia”, który będzie zawierał wszystkie szczegóły dotyczące zmian wprowadzonych w skoroszycie.
Po prostu ponownie zapisz plik, aby usunąć arkusz historii ze skoroszytu.
Jak wyłączyć śledzenie zmian w programie Excel?
Po zakończeniu recenzji możesz wyłączyć funkcję śledzenia zmian w skoroszycie. Spowoduje to usunięcie wszystkich śledzonych szczegółów (podświetlenia komórek) i zatrzyma śledzenie dalszych zmian w skoroszycie.
Musisz najpierw wyłączyć ochronę skoroszytu, zanim będzie można wyłączyć śledzenie zmian. Aby to zrobić, po prostu kliknij opcję „Nie chroń udostępnionego skoroszytu” w zakładce „Recenzja”.
Aby wyłączyć śledzenie zmian, przejdź do zakładki „Przegląd” i wybierz Śledź zmiany > Zaznacz zmiany.
W oknie dialogowym Wyróżnij zmiany usuń zaznaczenie pola „Śledź zmiany podczas edycji”, a następnie kliknij „OK”.
Funkcja śledzenia zmian w programie Excel jest teraz wyłączona.