Miej poczekalnie na spotkaniach, aby były bezpieczne i wolne od uciążliwości
Poczekalnie to bardzo pożądana funkcja w ekosystemie wirtualnych konferencji. Chronią Twoje spotkania przed wszelkimi wpadkami związanymi z bezpieczeństwem, takimi jak upuszczenie niechcianych osób i zakłócenie całego spotkania. Skala tego, jak katastrofalne może być to, stało się całkowicie jasne na początku tego roku w postaci Zoombombów.
Od tego czasu wszyscy gospodarze spotkań, niezależnie od tego, czy prowadzą profesjonalne spotkania, czy zajęcia, zdali sobie sprawę z wagi poczekalni.
Co to jest poczekalnia?
Poczekalnia w wirtualnym ekosystemie spotkań to swego rodzaju bufor. Wszyscy uczestnicy spotkania przechodzą przez to, zanim zostaną dopuszczeni do sali konferencyjnej. Gospodarz spotkania ma pełną kontrolę nad tym, kogo dopuścić do spotkania. W ten sposób nieproszeni goście nie mogą po prostu wpaść na spotkanie. Jak widać, są one bardzo funkcjonalne i niezbędne do ochrony Twoich spotkań.
Jak korzystać z poczekalni w Webex
Użytkownicy Webex od zawsze prosili o poczekalnię lub lobby na spotkaniach, w których uczestnicy mogą poczekać przed dołączeniem do spotkania. Wcześniej można było mieć poczekalnię w osobistych pokojach konferencyjnych, ale nie w zaplanowanych spotkaniach. Ale Webex Meeting w wersji 40.9 to zmienił.
Jak korzystać z poczekalni w osobistej sali konferencyjnej
Każdy użytkownik Webex ma osobistą salę konferencyjną w Webex, która ma konfigurowalny link i nigdy nie wygasa. Jest unikalny tylko dla Ciebie i zawsze dostępny; nie musisz go wcześniej rezerwować, aby z niego korzystać. Wszystkie spontaniczne spotkania, które masz w Webex, odbywają się w tym osobistym pokoju spotkań.
Teraz domyślnie spotkania w pokoju osobistym również nie mają poczekalni. Ale możesz skonfigurować ustawienia, aby je mieć. Webex ma możliwość zablokowania spotkań. Gdy spotkanie jest zablokowane, wszyscy uczestnicy, którzy próbują do niego dołączyć, zamiast tego wchodzą do poczekalni. Gospodarz może ich wtedy wpuścić, jeśli chcą.
Aby zablokować spotkanie w pokoju osobistym, przejdź do paska narzędzi spotkania i kliknij ikonę „Więcej opcji” (menu z trzema kropkami).
Następnie włącz przełącznik opcji „Zablokuj spotkanie” z menu.
Wszyscy uczestnicy, którzy dołączą po zablokowaniu spotkania, będą musieli poczekać w poczekalni. Na ekranie pojawi się powiadomienie, że w lobby czekają uczestnicy. Kliknij, aby wyświetlić listę.
Możesz przyjąć ich wszystkich jednym kliknięciem, zaznaczając ich wszystkich, lub wpuścić tylko tych uczestników, których chcesz wpuścić. Wybierz uczestników i kliknij przycisk „Przyjmij”.
Teraz musisz to zrobić dla każdego spotkania w pokoju osobistym, które chcesz zablokować. Ale biorąc pod uwagę, że będziesz pierwszy na spotkaniu, ponieważ jest to zaimprowizowane, nie stanowi to dużego problemu. To rozwiązanie idealne dla osób, które nie chcą mieć poczekalni na każdym spotkaniu.
Ale dla osób, które domyślnie chcą korzystać z funkcji poczekalni we wszystkich spotkaniach, jest inny sposób. Skonfigurowanie tego małego ustawienia automatycznie blokuje każde spotkanie w pokoju osobistym zaraz po jego rozpoczęciu.
Wejdź na webex.com i zaloguj się do swojej przestrzeni Webex Meeting. W menu nawigacyjnym po lewej stronie kliknij „Preferencje”.
Następnie przejdź do „Mojego pokoju osobistego”.
Otworzą się Twoje osobiste ustawienia pokoju. Przewiń w dół do ustawienia „Automatyczna blokada”. Następnie kliknij pole wyboru obok niego, aby go zaznaczyć.
Po jej wybraniu rozwijane menu czasu stanie się klikalne. Kliknij na niego i wybierz „0” z opcji.
Następnie kliknij przycisk „Zapisz”.
Teraz wszystkie Twoje osobiste sale konferencyjne będą domyślnie wyposażone w poczekalnię.
Notatka: Aby móc przyjmować osoby z poczekalni na zablokowane spotkanie, należy używać aplikacji komputerowej Webex Meetings, aplikacji komputerowej Webex Teams lub zarejestrowanego pokoju lub urządzenia biurkowego Cisco Webex w chmurze. W przeciwnym razie nie będziesz mógł przyjmować osób bez odblokowania spotkania.
Jak korzystać z poczekalni podczas zaplanowanego spotkania
W przypadku zaplanowanych spotkań szczególnie ważne jest posiadanie poczekalni. Jeśli inni uczestnicy przybędą przed gospodarzem, powinni znaleźć się w poczekalni, skąd gospodarz może ich wpuścić.
Ale wcześniej nie można było korzystać z tej funkcji poczekalni podczas zaplanowanego spotkania w Webex. Wszyscy uczestnicy, którzy przybyli przed gospodarzem, nie mogli w ogóle dołączyć do spotkania, jeśli spotkanie było zablokowane. Musieli się odświeżyć i spróbować ponownie dołączyć do spotkania po przybyciu gospodarza. Jak możesz sobie wyobrazić, to wcale nie jest intuicyjne. Skąd uczestnik ma wiedzieć o przybyciu gospodarza na spotkanie?
Ale od Webex 40.9 możesz mieć poczekalnię dla gości na zaplanowanych spotkaniach. Goście to użytkownicy, którzy nie są zalogowani na swoje konta Webex lub użytkownicy zewnętrzni, którzy nie mają konta Webex w Twojej witrynie. Więc wszyscy goście, którzy przybędą przed gospodarzem, będą musieli czekać w sali konferencyjnej. Jednak wszyscy członkowie organizacji, którzy przybędą przed gospodarzem, będą mogli dołączyć bezpośrednio.
Wejdź na webex.com i zaloguj się do swojego miejsca spotkań. Następnie przejdź do „Spotkania” z menu nawigacyjnego po lewej stronie.
Kliknij przycisk „Zaplanuj”, aby zaplanować nowe spotkanie.
Możesz też edytować wcześniej zaplanowane spotkanie z nowymi ustawieniami. Otwórz spotkanie i kliknij przycisk „Edytuj”.
Następnie, po zaplanowaniu spotkania, jak chcesz, przewiń w dół i kliknij „Pokaż opcje zaawansowane”.
Pod nim rozwinie się kilka opcji. Kliknij „Opcje planowania”.
W opcjach planowania przejdź do „Odblokowanych spotkań”. Domyślne ustawienie tej opcji to „Goście mogą dołączyć do spotkania”. Kliknij przycisk opcji „Goście czekają w lobby, aż gospodarz ich wpuści”, aby go wybrać.
Teraz, podobnie jak w przypadku ustawień osobistego pokoju konferencyjnego, zobaczysz opcję „Automatyczna blokada”. Może to prowadzić do zastanowienia się, dlaczego po prostu nie możesz zablokować spotkania, aby włączyć poczekalnię, tak jak w przypadku osobistych sal konferencyjnych.
Samo zablokowanie spotkania bez włączenia poprzedniego ustawienia nie stworzy poczekalni dla gości, którzy przybędą przed gospodarzem. Zamiast tego wchodzili bezpośrednio na spotkanie. Dlatego włączenie poprzedniej opcji jest ważne. Ale ważne jest również, aby pamiętać, że tworzy poczekalnię tylko do czasu, gdy dołączysz do spotkania. Aby utworzyć poczekalnię na później, musisz zablokować spotkanie.
Teraz możesz włączyć „Automatyczną blokadę” podczas planowania spotkania lub możesz zablokować spotkanie z paska narzędzi spotkania po dołączeniu do spotkania; to zależy wyłącznie od Ciebie. Po zablokowaniu spotkania wszyscy uczestnicy, goście i członkowie organizacji musieliby przejść przez poczekalnię.
Na koniec kliknij przycisk „Zapisz” lub „Zaplanuj”.
W przypadku zaplanowanych spotkań nie ma ogólnej opcji, która stworzy poczekalnię na każde spotkanie. Będziesz musiał wykonać te kroki dla każdego zaplanowanego spotkania.
Poczekalnie w wirtualnym spotkaniu są niezwykle ważne, aby uniknąć wpadek. I chociaż możesz mieć poczekalnię na spotkaniach Webex, mechanika nie jest taka prosta i jednoznaczna. Ale kiedy już wiesz, jak to zrobić, możesz upewnić się, że spotkania są tak bezpieczne, jak powinny.