Trwale usuwaj poufne informacje, aby nie trafiły w niepowołane ręce.
Dokumenty często zawierają poufne i prywatne informacje, które nie są przeznaczone dla wszystkich oczu. Zanim udostępnisz taki dokument, musisz zredagować te informacje. Gdyby był to fizyczny dokument, dość łatwo byłoby trwale zredagować wszelkie poufne informacje – wystarczy gruby, permanentny marker.
Ale redakcja w dokumentach cyfrowych jest trochę skomplikowana. Nie można po prostu narysować czarnych skrzynek imitujących trwały znacznik na poufnych informacjach w programie Word lub innych tego typu aplikacjach. To nie rozwiąże problemu. Wierz lub nie, ale bardzo łatwo jest usunąć te pola, aby odsłonić tekst pod spodem. Ponadto nie robi nic z metadanymi.
Potrzebujesz trwałej poprawki, a funkcja Redact w programie Adobe Acrobat jest odpowiedzią na Twoje potrzeby.
Jak redagować w Adobe Acrobat
Po pierwsze, aby korzystać z funkcji redagowania w programie Adobe Acrobat, potrzebujesz subskrypcji Pro. Ta funkcja jest dostępna w programach Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020 i Adobe Acrobat DC, ale z subskrypcją Pro.
Otwórz dokument, który chcesz zredagować w programie Adobe Acrobat. Jeśli masz dużo informacji, które chcesz zredagować, przejdź do menu „Narzędzia”.
Wybierz „Zredaguj” z opcji w menu Narzędzia.
Możesz także przejść do „Edytuj” z paska menu i wybrać „Zredaguj tekst i obrazy” z menu.
Zestaw narzędzi do redagowania pojawi się w dokumencie na dodatkowym pasku narzędzi.
Teraz wybierz tekst lub obrazy, które chcesz zredagować. Pojawią się w czerwonych polach, co oznacza, że są oznaczone do redakcji. Możesz oznaczyć cały tekst, który chcesz zredagować przed zastosowaniem zmian.
Jeśli w dokumencie znajdują się redakcje, które pojawiają się w tym samym miejscu na wszystkich lub wielu stronach, takie jak znak wodny, nagłówek/stopka itp., nie musisz zaznaczać ich osobno. Po zaznaczeniu jednego takiego tekstu kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu opcję „Powtórz znak na stronach”.
Trwałe usunięcie tekstu nie zostanie zakończone, dopóki nie zastosujesz redakcji. Jeśli przez pomyłkę zaznaczyłeś jakiś tekst, możesz go usunąć, gdy jest nadal oznaczony. Ale kiedy zastosujesz zmiany i zredagujesz tekst, nie możesz go usunąć.
Aby usunąć oznaczenie, kliknij je prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu opcję „Usuń”.
Po zaznaczeniu całego tekstu, który chcesz zredagować, kliknij przycisk „Zastosuj” na dodatkowym pasku narzędzi.
Pojawi się okno dialogowe z ostrzeżeniem, że zamierzasz trwale zredagować tekst, a po zapisaniu dokumentu nie można go cofnąć. Kliknij „OK”, aby kontynuować.
Otworzy się okno dialogowe do zapisania dokumentu. Jeśli chcesz, aby dokument nadpisał oryginalny dokument, zapisz go pod tą samą nazwą w tej samej lokalizacji. W przeciwnym razie zmień nazwę, lokalizację lub obie.
Jeśli chcesz zredagować tylko niewielką ilość tekstu, powiedzmy pojedynczą linię, możesz również zaznaczyć tekst, a następnie kliknąć „Redaguj” z pływającego menu kontekstowego.
Lub zaznacz tekst i kliknij go prawym przyciskiem myszy. A następnie wybierz „Zredaguj” z wyświetlonego menu kontekstowego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy.
Teraz kliknij „Zastosuj” i zapisz dokument.
Ustawianie wyglądu znaków redakcyjnych
Domyślnie znaki redakcyjne będą wyświetlane jako czarne pola bez tekstu nakładki. Ale możesz zmienić wygląd znaków redakcyjnych. Przejdź do zestawu narzędzi redagowania na dodatkowym pasku narzędzi i kliknij strzałkę w dół obok przycisku „Redaguj tekst i obrazy”.
Rozwijane menu się rozwinie. Kliknij „Właściwości”.
Otworzy się okno dialogowe „Właściwości”. Pozostań na karcie Wygląd. Aby zmienić kolor znaku redakcyjnego, kliknij kolorowy kwadrat obok opcji „Kolor wypełnienia obszaru zredagowanego” i wybierz kolor, którego chcesz użyć.
Aby umieścić tekst nakładki również na znaku redakcyjnym, zaznacz to samo pole. Ustawienia tekstu nakładki, które wcześniej były szare, staną się konfigurowalne. Wprowadź tekst i wybierz inne atrybuty, takie jak kolor, czcionka itp.
Na koniec kliknij „OK”, aby zastosować zmiany.
Wszelkie zmiany wprowadzone w wyglądzie znaków redakcyjnych będą miały zastosowanie tylko do nowych redakcji. Oznacza to, że jeśli dokument zawiera redakcje, które już zaznaczyłeś lub zastosowałeś, nie będzie to miało wpływu. Tak więc zmiany będą dotyczyć tekstu, który oznaczysz lub zredagujesz w przyszłości.
Wyszukaj i usuń tekst
Możesz także znaleźć tekst z jednego lub wielu plików PDF za jednym razem i zredagować go za pomocą narzędzia „Znajdź tekst”. Kliknij strzałkę w dół obok Redaguj tekst i obrazy z zestawu narzędzi Redaguj i wybierz z menu „Znajdź tekst i redaguj”.
Otworzy się okno dialogowe Szukaj. Tutaj możesz określić, czy chcesz przeszukać tylko bieżący dokument, czy wszystkie pliki PDF w określonej lokalizacji.
Po określeniu pliku PDF wybierz, czy chcesz wyszukać pojedyncze słowo lub frazę, czy wiele fraz. Aby wyszukać pojedyncze słowo/frazę, wybierz opcję i wpisz frazę w polu tekstowym.
Aby wyszukać wiele słów, wybierz odpowiednią opcję, a następnie kliknij opcję „Wybierz słowa”.
Wpisz słowo lub frazę w polu tekstowym i kliknij przycisk „Dodaj”. Możesz również zaimportować plik tekstowy z listą słów do wyszukania.
Na koniec wybierz opcję „Wzory”, aby znaleźć informacje, takie jak numery kart kredytowych, numery telefonów, adresy e-mail, daty, numery ubezpieczenia społecznego itp. Wybierz jeden z dostępnych wzorów z menu rozwijanego. Możesz również zmienić ustawienia regionalne dla wzorów na jeden z dostępnych krajów.
Oczyszczanie dokumentu
Za każdym razem, gdy przejdziesz do zastosowania jakichkolwiek redakcji, znajdziesz automatycznie wybraną opcję przełączania „Wyczyść i usuń ukryte informacje”. Co to dokładnie oznacza?
Dokument zawiera wiele ukrytych informacji, takich jak metadane, ukryty tekst lub warstwy, nakładający się tekst, załączniki, zakładki, komentarze itp., których nie chcesz, aby inni mogli zobaczyć podczas publikowania lub udostępniania dokumentu.
Powyższa opcja czyszczenia dokumentu trwale usuwa wszystkie ukryte informacje związane z dokumentem.
Możesz także określić i wybrać ukryte informacje, które chcesz usunąć, a co zachować. Aby to zrobić, przede wszystkim podczas stosowania redakcji wyłącz przełącznik „Oczyść i usuń ukryte informacje”.
Teraz przejdź do opcji „Oczyść dokument” na pasku narzędzi redagowania.
Pojawi się okno dialogowe. Kliknij opcję „Kliknij tutaj” obok stwierdzenia „Wybiórcze usuwanie ukrytych informacji”.
Otworzy się panel „Usuń ukryte informacje” i wyświetli listę wszystkich ukrytych informacji znalezionych w dokumencie po dokładnym zbadaniu go. Domyślnie wybrane zostaną wszystkie ukryte informacje. Kliknij pola wyboru obok nich, aby je odznaczyć. Następnie kliknij przycisk „Usuń”, aby usunąć elementy, które są nadal wybrane.
Udostępnianie poufnych informacji osobom, które nie powinny ich widzieć, może wpędzić Cię w ogromne kłopoty. Teraz, zanim opublikujesz lub udostępnisz jakiekolwiek dokumenty, możesz odpowiednio zredagować poufne informacje i oczyścić dokument, aby uniknąć wpadek przy użyciu programu Adobe Acrobat.