Zaplanuj ważne spotkania, aby wszyscy członkowie mogli uczestniczyć
Platformy współpracy, takie jak Microsoft Teams, całkowicie zmieniły tryb pracy zdalnej i słusznie. Wiele organizacji przechodzi z poczty e-mail na aplikacje, takie jak Microsoft Teams, do komunikacji między współpracownikami, ze względu na wspaniałe funkcje oferowane przez te platformy.
Jedną z takich funkcji oferowanych przez Microsoft Teams, którą pokochali użytkownicy na całym świecie, jest możliwość organizowania zaplanowanych spotkań na platformie. Oprócz spotkań ad hoc użytkownicy mogą również planować spotkania. Wcześniej tylko subskrybenci usługi Microsoft 365 Business mogli organizować zaplanowane spotkania prywatne lub kanałowe. Ale teraz Microsoft dodał również opcję dla użytkowników Microsoft Teams Free. Planowanie spotkań w usłudze Teams z członkami organizacji oraz osobami z zewnątrz (na ogół znanymi jako goście w świecie spotkań Microsoft Teams) jest tak proste, jak to tylko możliwe.
Jak zaplanować spotkanie, jeśli jesteś użytkownikiem Microsoft Teams Free?
Otwórz aplikację komputerową Microsoft Teams lub przejdź na stronę team.microsoft.com. Wybierz opcję „Spotkania” z paska nawigacyjnego po lewej stronie.
Notatka: Jeśli nie ma opcji „Spotkania”, spróbuj zaktualizować aplikację komputerową Microsoft Teams, ponieważ nowa opcja dopiero się zaczęła. Jeśli aktualizacja do najnowszej wersji nadal nie pokazuje tej opcji, pozostaje tylko poczekać, aż funkcja zostanie udostępniona.
Otworzy się zakładka Spotkania. Zobaczysz dwie opcje: „Spotkaj się teraz” i „Zaplanuj spotkanie”. Kliknij „Zaplanuj spotkanie”, aby otworzyć okno harmonogramu.
Nadaj swojemu spotkaniu tytuł oraz określ datę i godzinę czasu trwania spotkania. Następnie kliknij przycisk „Zaplanuj”.
Zespoły zaplanują spotkanie. Na ekranie pojawi się kilka opcji udostępnienia zaproszenia. Możesz udostępnić informacje o spotkaniu, kopiując je i wysyłając link e-mailem lub dowolną aplikacją do obsługi wiadomości, albo możesz wysłać zaproszenie za pomocą Kalendarza Google lub Kalendarza Outlook, tworząc wydarzenie. Wybierz żądaną opcję.
Ważna uwaga: Nie pomijaj tego kroku bez przynajmniej skopiowania informacji o spotkaniu. Po zamknięciu tego okna nie będziesz mógł ponownie uzyskać dostępu do informacji. Powinieneś również mieć pod ręką link do spotkania, jeśli nie chcesz tworzyć wydarzenia w kalendarzu, jak obecnie, Microsoft Teams nie ma wbudowanego kalendarza dla bezpłatnych użytkowników do śledzenia zaplanowanych spotkań. Oznacza to, że nie będziesz mógł dołączyć do spotkania ani zaprosić innych osób na właśnie zaplanowane spotkanie, jeśli pominiesz ten krok.
Obecnie bezpłatni użytkownicy mogą organizować zaplanowane spotkania tylko prywatnie, a nie w kanałach. Dlatego tylko osoby z linkiem z zaproszeniem na spotkanie mogą dołączyć do spotkania.
Jak zaplanować spotkanie, jeśli jesteś użytkownikiem Microsoft 365 Business
Subskrybenci usługi Microsoft 365 Business mogą zaplanować spotkanie z aplikacji Microsoft Teams lub mogą również użyć programu Outlook, aby zaplanować spotkanie w usłudze Teams.
Zaplanuj spotkanie z Microsoft Teams
Otwórz aplikację komputerową Microsoft Teams lub przejdź do teams.microsoft.com i zaloguj się przy użyciu swojego konta Microsoft. Następnie wybierz opcję „Kalendarz” z paska nawigacyjnego po lewej stronie.
W kalendarzu kliknij przycisk „Nowe spotkanie”, aby zaplanować spotkanie.
Otworzy się ekran tworzenia nowego spotkania. Dodaj tytuł spotkania, a następnie wpisz nazwiska uczestników w polu „Dodaj wymaganych uczestników”, aby zaprosić osoby.
Jeśli chcesz, aby do spotkania dołączyła osoba spoza Twojej organizacji, wpisz jej adres e-mail w polu, aby wysłać jej link z zaproszeniem na spotkanie.
Po dodaniu wszystkich uczestników ustaw czas spotkania. Możesz także użyć „Asystenta planowania”, aby znaleźć wolny czas z kalendarza wszystkich, aby ustawić godzinę spotkania, która działa dla wszystkich.
Microsoft Teams pozwala również na powtarzanie spotkania w określonym harmonogramie. Wybierz odpowiednią opcję z menu rozwijanego. Jeśli nie chcesz powtarzać spotkania, pozostaw ustawienie „Nie powtarza się”.
Dalej jest ustawienie „Dodaj kanał”, które określa ustawienia prywatności spotkania. Pozostaw puste, aby Twoje spotkanie było prywatne. Aby otworzyć spotkanie dla członków zespołu, wybierz kanał. Możesz także wybrać wiele kanałów spotkania.
Spotkanie zostanie opublikowane w kanale, który wybierzesz na karcie „Wpisy”, gdzie członkowie zespołu będą mogli ustalać plany, udostępniać pliki lub dodawać swoje komentarze.
Kliknij przycisk „Wyślij” lub „Zapisz” (w zależności od tego, czy na Twojej liście są uczestnicy), aby zaplanować spotkanie.
Zaplanuj spotkanie zespołów z programu Outlook
Użytkownicy mogą również planować spotkanie Teams z programu Microsoft Outlook. Otwórz aplikację Outlook i przejdź do widoku kalendarza. Kliknij ikonę „Kalendarz” u dołu lewego okienka nawigacyjnego, aby przełączyć.
Domyślnie Microsoft Teams ma dodatek Outlook. Kliknij „Nowe spotkanie zespołów” w widoku kalendarza programu Outlook.
Otworzy się ekran planowania spotkania. Ustaw nazwę spotkania, dodaj uczestników, aby wysłać zaproszenia na spotkanie, ustaw czas spotkania i kliknij przycisk „Wyślij”, aby wysłać zaproszenie na spotkanie.
Notatka: Obecnie użytkownicy mogą planować spotkania z Outlooka, ale nie mogą mieć ich w żadnych kanałach.
Organizowanie spotkań w Microsoft Teams jest bardzo wygodne. Użytkownicy mogą planować spotkania z Microsoft Teams lub za pomocą aplikacji Outlook. Użytkownicy aplikacji Teams z subskrypcją Microsoft 365 Business mogą również korzystać z asystenta planowania, który pozwala użytkownikom znaleźć czas na spotkanie, który będzie odpowiedni dla wszystkich.
Harmonogram dla użytkowników Microsoft Teams Free jest obecnie dość prosty, ale biorąc pod uwagę, że jest to nowo wdrożona funkcja, być może otrzyma ważne aktualizacje w nadchodzących miesiącach. Możesz także wysłać link z zaproszeniem do osób, które nie są częścią Twojej organizacji, aby mogły dołączyć do spotkania jako „Goście”.