Sortowanie danych pomaga w organizowaniu lub porządkowaniu danych w określonej kolejności, aby szybko znaleźć wartości. W programie Excel możesz sortować zakres lub tabelę na podstawie tekstów, liczb, dat i godziny w jednej lub kilku kolumnach. Możesz także sortować dane na podstawie koloru komórki, koloru czcionki lub niestandardowej ikony formatowania.
Excel ma kilka wbudowanych zaawansowanych opcji sortowania, które pomagają w zarządzaniu danymi. W tym artykule omówimy różne metody sortowania danych w określonej kolejności oraz różne kryteria.
Sortowanie danych w Excelu
Przed posortowaniem danych musisz wybrać, czy chcesz posortować cały arkusz, czy tylko zakres komórek.
Sortowanie porządkuje wszystkie dane w arkuszu kalkulacyjnym według jednej kolumny lub wielu kolumn. Możesz także wybrać sortowanie tylko jednej kolumny arkusza roboczego. Możesz sortować swoje dane na podstawie tekstu, liczb, dat i czasu.
Użyjemy poniższego przykładu, aby pokazać, jak wykonać różne metody sortowania w programie Excel.
Jeśli chcesz szybko posortować dane, po prostu kliknij dowolną komórkę w kolumnie, którą chcesz posortować. W poniższym przykładowym arkuszu kalkulacyjnym chcemy posortować nasze dane według nazw „przedstawicieli”. Kliknij więc dowolną komórkę w kolumnie B.
Przejdź do zakładki „Dane” i kliknij ikonę sortowania „AZ”, która posortuje Twoją datę według nazwisk „Reprezentantów”.
Teraz Twoje dane są sortowane według nazwisk Przedstawicieli. Gdy kolumna B zostanie posortowana, wiersze odpowiadające każdej komórce w kolumnie B będą się przesuwać wraz z nią.
Sortowanie danych tylko w jednej kolumnie
Możesz posortować dane w jednej kolumnie, co nie wpłynie na sąsiednie kolumny w arkuszu. Najpierw wybierz zakres/kolumnę (pozycja), którą chcesz posortować.
Następnie przejdź do zakładki „Dane” i kliknij ikonę sortowania. Excel wyświetli komunikat „Ostrzeżenie o sortowaniu”. W tym wybierz opcję „Kontynuuj z bieżącym wyborem” i kliknij „OK”.
Teraz tylko zakres (kolumna) „Pozycja” jest sortowany w kolejności alfabetycznej. Pamiętaj, że sortowanie tylko jednej kolumny spowoduje niezgodność całego arkusza z tą kolumną.
Sortowanie danych według daty/godziny
Możesz sortować datę, godzinę, numer w taki sam sposób, w jaki sortujesz tekst w programie Excel. Liczby można sortować od najniższej do najwyższej lub od najwyższej do najniższej, a daty i godziny można sortować od najnowszych do najstarszych lub najstarszych do najnowszych.
Możesz wybrać komórkę w kolumnie, którą chcesz posortować i kliknąć ikonę „AZ” lub „ZA” na karcie Grupa danych „Sortuj i filtruj”, aby posortować dane w kolejności rosnącej lub malejącej. Lub kliknij ikonę „Sortuj” obok ikon szybkiego sortowania w zakładce „Dane”.
Otworzy się okno dialogowe Sortuj. Otwórz menu rozwijane „Sortuj według”, to menu rozwijane wyświetli wszystkie nagłówki kolumn w arkuszu, a ponieważ chcemy posortować nasze dane według daty, wybierz opcję „Data zamówienia”. Następnie wybierz opcję „Od najnowszych do najstarszych” w menu rozwijanym „Zamów”, aby posortować dane w kolejności rosnącej.
Wynik pokazano na poniższym zrzucie ekranu.
Sortowanie danych według koloru komórki/koloru czcionki/ikony komórki
Aby posortować dane według koloru komórki, koloru czcionki lub ikony komórki, otwórz okno dialogowe „Sortuj”, klikając ikonę „Sortuj” na karcie Dane. Następnie wybierz swoją opcję w menu „Sortuj według”. Tutaj wybieramy „Kolor komórki”, aby posortować zbiór danych.
Następnie wybierz kolor, który chcesz umieścić na górze kolumny. Następnie kliknij „OK”.
Tak będzie wyglądać tabela posortowana według koloru komórki.
Wielopoziomowe sortowanie danych (sortowanie wielu kolumn)
Sortowanie wielopoziomowe umożliwia sortowanie danych (tabeli) według wartości jednej kolumny, a następnie ponowne organizowanie ich według wartości innej kolumny (kolumn).
Na przykład najpierw sortujemy zestaw danych według nazwy „Pozycji”, a następnie sortujemy go ponownie według „Data zamówienia”. Aby to zrobić, wybierz dowolną komórkę w tabeli i kliknij ikonę „Sortuj” w zakładce „Dane”.
W oknie dialogowym „Sortuj”. Wybierz „Element” z listy rozwijanej „Sortuj według”. Następnie kliknij „Dodaj poziom” i wybierz „Data zamówienia” z listy rozwijanej „Następnie”. Kliknij OK'.
Teraz rekordy są sortowane najpierw według pozycji, a następnie według daty zamówienia.
Sortowanie w zamówieniu niestandardowym
Czasami nie chcesz sortować według tekstu, liczby lub daty. Czasami chcesz posortować według czegoś innego, na przykład miesięcy, dni tygodnia, regionów lub innego systemu organizacyjnego.
Załóżmy, że masz poniższą tabelę i chcesz ją posortować według priorytetu zamówień.
Aby to zrobić, kliknij dowolną komórkę w zestawie danych i otwórz okno dialogowe „Sortuj” na wstążce programu Excel.
Następnie w menu „Sortuj według” wybierz „Priorytet”; w menu „Sortuj według” wybierz „Wartości komórek”; i w menu „Zamówienie” wybierz „Lista niestandardowa”.
Po kliknięciu opcji „Listy niestandardowe” z menu rozwijanego otworzy się okno dialogowe Listy niestandardowe.
Tutaj wpisz swoją niestandardową listę w „Lista wpisów:” i kliknij „Dodaj”. Na przykład dodajemy do listy priorytety Wysoki, Normalny i Niski.
Do listy niestandardowej dodano teraz nowy porządek sortowania. Wybierz listę i kliknij „OK”.
Teraz możesz wybrać swoją niestandardową kolejność sortowania z rozwijanego menu „Zamówienie”.
Teraz zbiór danych jest sortowany według priorytetu (wysoki, normalny, niski).
Sortowanie danych w jednym rzędzie
Zamiast kolumn możesz sortować dane według wierszy. Aby to zrobić, wybierz dowolną komórkę w rzędzie i kliknij ikonę „Sortuj” z grupy „Sortuj i filtruj” na Wstążce.
W oknie dialogowym „Sortuj” kliknij przycisk „Opcje”.
Wybierz opcję „Sortuj od lewej do prawej” zamiast „Sortuj od góry do dołu” w obszarze Orientacja w oknie dialogowym „Opcje sortowania”. I kliknij „OK”.
Następnie wybierz wiersz, który chcesz posortować w menu rozwijanym „Sortuj według” i kliknij „OK”.
Jak widać poniżej, zbiór danych jest teraz posortowany według wartości w wybranym wierszu.
Teraz, gdy nauczyłeś się sortować w programie Excel, możesz szybko uporządkować arkusz roboczy, sortując dane.