Jeśli chcesz wydrukować etykiety wysyłkowe z listy adresów, którą przechowujesz w arkuszu kalkulacyjnym Excel, możesz użyć funkcji korespondencji seryjnej programu Microsoft Word
Microsoft Excel to idealne miejsce do przechowywania danych kontaktowych i adresowych klientów. Możesz łatwo zorganizować listę mailingową / listę adresów w programie Excel. Jednak drukowanie etykiet pocztowych, kopert, kart okolicznościowych lub czegokolwiek innego może być ciężką pracą.
Załóżmy, że chcesz wysłać masową wysyłkę do listy adresowej, którą prowadzisz w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel. Najlepszym sposobem na to jest użycie funkcji korespondencji seryjnej programu Microsoft Word. Tworząc dokument korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word i łącząc go z arkuszem programu Excel, możesz przeciągnąć dane z listy programu Excel do etykiet drukowalnych w celu wysłania.
Jak tworzyć etykiety pocztowe w programie Word z arkusza Excel?
Dzięki funkcji korespondencji seryjnej programu Microsoft Word możesz utworzyć arkusz etykiet adresowych z arkusza programu Excel, który można wydrukować. Jeśli nie wiesz, jak masowo drukować etykiety z programu Excel, przeczytaj ten przewodnik krok po kroku.
Przygotuj swoją listę mailingową w Excelu
Aby utworzyć i wydrukować etykiety adresowe, najpierw musisz odpowiednio skonfigurować arkusz. Wpisz nagłówek kolumny w pierwszej komórce każdej kolumny i wypełnij odpowiednie informacje pod tymi nagłówkami kolumn. Ponieważ chcemy tworzyć etykiety adresowe, utwórz kolumnę dla każdego elementu, który chcesz dodać do etykiet (takich jak imię, nazwisko, adres itp.).
Na przykład, jeśli zamierzasz tworzyć etykiety wysyłkowe z arkusza Excel, prawdopodobnie będą zawierały te podstawowe informacje kontaktowe (jako nagłówki kolumn):
- Imię
- Nazwisko
- Adres ulicy
- Miasto
- Państwo
- Kod pocztowy
Zobacz zrzut ekranu poniżej:
Wprowadzając dane w programie Excel, podziel je na poszczególne kolumny. Na przykład, zamiast tworzyć pojedynczą kolumnę nazwy, podziel nazwę na osobne kolumny, takie jak tytuł, imię, drugie imię, nazwisko, co ułatwi scalanie danych z dokumentem Word.
Podczas wprowadzania danych upewnij się, że arkusz nie zawiera pustych wierszy ani kolumn. Zapisz arkusz po zakończeniu wprowadzania danych.
Nazwij listę mailingową
Po utworzeniu zestawu danych nadaj nazwę danym prezentowanym w arkuszu. Aby to zrobić,
Wybierz listę adresów w arkuszu Excel, w tym nagłówki. Następnie przejdź do zakładki „Formuły” i kliknij „Zdefiniuj nazwę” z grupy Nazwy zdefiniowane.
Otworzy się nowe okno dialogowe, wprowadź nazwę w polu „Nazwa” i kliknij „OK”. Jeśli nazwa zawiera więcej niż jedno słowo, dodaj podkreślenie (_) między nimi (bez spacji lub łącznika).
Potwierdź format pliku
Aby wydrukować etykiety, musisz połączyć dokument programu Word z arkuszem programu Excel zawierającym listę adresową. Jeśli łączysz Word z Excelem po raz pierwszy, będziesz musiał włączyć format konwersji, który pozwoli Ci konwertować pliki między dwoma programami Microsoft.
Aby to zrobić, Najpierw otwórz program Microsoft Word. Kliknij kartę „Plik” i wybierz „Opcje” u dołu lewego panelu.
Otworzy się nowe okno „Opcje słów”. W tym celu kliknij „Zaawansowane” w lewym okienku i przewiń w dół do sekcji „Ogólne”. Zaznacz opcję „Potwierdź konwersję formatu pliku przy otwarciu” i kliknij „OK”. Umożliwi to łatwe importowanie danych z Excela.
Skonfiguruj dokument korespondencji seryjnej w programie Word
Następnie musisz skonfigurować główny dokument etykiety w MS Word dla etykiet adresowych, które chcesz dodać.
Otwórz pusty dokument Word. Przejdź do „Mailingów” i kliknij ikonę „Rozpocznij korespondencję seryjną”. Następnie opcja „Etykiety” z menu.
Możesz także wybrać opcję „Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku”, która poprowadzi Cię przez proces.
Pojawi się okno dialogowe „Opcje etykiet”, w którym możesz wybrać dostawcę etykiety i numer produktu. Jako dostawcę wybieramy producenta etykiet 3M, ponieważ jest to marka, której używamy. Ale jeśli korzystasz z konkretnego dostawcy, np. Avery, to możesz je wybrać.
Następnie kliknij przycisk „Szczegóły” w lewym dolnym rogu okna Opcje etykiet, a otworzy się nowe okno dialogowe. Tutaj możesz zmienić marginesy, wysokość, szerokość, rozstaw i rozmiar etykiety. Po wprowadzeniu zmian kliknij „OK”.
Teraz strona Word będzie wyglądać tak:
Połącz arkusz roboczy z etykietami słowa
Teraz ustawiłeś puste etykiety w Microsoft Word, aby otrzymywać informacje z Excela. Następnie należy połączyć dokument Word z arkuszem zawierającym listę mailingową/adresową, aby przenieść dane do etykiet.
Przejdź do zakładki „Mailingi” w dokumencie Word i wybierz opcję „Wybierz odbiorców”. W menu kliknij opcję „Użyj istniejącej listy”.
Przejdź do arkusza kalkulacyjnego Excel z listą wysyłkową w oknie Wybierz źródło danych, wybierz plik i kliknij „Otwórz”.
Jeśli zobaczysz okno dialogowe Potwierdź źródło danych, wybierz „Pliki bazy danych OLE DB” i kliknij przycisk „OK”.
Pojawi się kolejne wyskakujące okno o nazwie Wybierz tabelę. Jeśli nazwałeś swoją listę adresów (Customer_Mailing_List), wybierz ją i kliknij „OK”. Jeśli nie, wybierz arkusz zawierający twoją listę i kliknij „OK”.
Jak widać, dokument tekstowy jest teraz wypełniony etykietami adresowymi, które mówią „«Następny rekord»”.
Edytuj listę odbiorców dla korespondencji seryjnej
Kliknij opcję „Edytuj listę odbiorców” w zakładce „Mailingi”.
Pojawi się okno „Odbiorcy korespondencji seryjnej” z listą wszystkich odbiorców z Twojej listy adresów. Wszystkie zostaną wybrane domyślnie. Tutaj możesz sortować, filtrować, dodawać lub usuwać odbiorców ze swojej listy.
Usuń zaznaczenie pola wyboru obok nazw odbiorców, których nie chcesz umieszczać w etykietach.
Dodaj pola korespondencji seryjnej
Teraz musisz dodać pola korespondencji seryjnej do dokumentu, zanim będziesz mógł zakończyć scalanie. Po dodaniu pól korespondencji seryjnej do etykiet pola te staną się symbolami zastępczymi nagłówków kolumn w arkuszu. Po zakończeniu scalania symbole zastępcze zostaną zastąpione danymi z listy adresowej programu Excel.
Aby dodać pola korespondencji seryjnej, kliknij „Blok adresu” z grupy Napisz i wstaw pola na karcie Korespondencja.
Tutaj możesz określić odpowiedni format nazwy odbiorcy, która ma pojawić się na etykiecie. Zobaczysz podgląd wybranego wzorca adresu w sekcji „Podgląd”. Kliknij „OK”, aby dodać pola.
Jeśli brakuje części bloku adresu lub są one niezgodne z wybranym formatem adresu, oznacza to, że nagłówki kolumn listy adresów w programie Excel różnią się od domyślnych pól korespondencji seryjnej programu Word. Kliknij przycisk „Dopasuj pola”, aby dopasować odpowiednie pola do pól wymaganych dla bloku adresu.
W oknie „Dopasuj pola” sprawdź, czy wymagane pola bloku adresu odpowiadają kolumnie w skoroszycie. Jeśli nie, kliknij przycisk rozwijany obok wymaganego pola i dopasuj go do nagłówka kolumny w pliku Excel. Gdy skończysz, kliknij „OK”.
Teraz „«AddressBlock»” pojawi się na pierwszej etykiecie twojego dokumentu.
Następnie musisz skopiować format i układ pierwszej etykiety (<>) do pozostałych etykiet w dokumencie Word. Aby to zrobić, kliknij „Aktualizuj etykiety” w okienku Napisz i wstaw w zakładce Korespondencja.
Wykonaj korespondencję seryjną
Zanim połączymy dokument Word i plik Excel, przyjrzyjmy się, jak będą wyglądać gotowe etykiety.
Aby przejrzeć swoje wyniki, wybierz opcję „Podgląd wyników” z górnego paska.
Teraz możesz wykonać rzeczywistą korespondencję seryjną.
Możesz sformatować aktualnie wyświetlaną etykietę na karcie Strona główna. Możesz nawet zmienić rodzaj czcionki, rozmiar czcionki, kolor czcionki itp. zgodnie z własnymi upodobaniami. Po zakończeniu formatowania aktualnie wyświetlanej etykiety kliknij „Aktualizuj etykiety” na karcie Korespondencja, aby zastosować formatowanie do wszystkich etykiet.
Aby wykonać scalenie, przejdź do zakładki „Mailings”, kliknij opcję „Zakończ i scal” w grupie Zakończ. Wybierz opcję „Edytuj poszczególne dokumenty” z menu rozwijanego.
Zostanie wyświetlone małe wyskakujące okienko o nazwie „Scal z nowym dokumentem”. W tym wybierz „Wszystkie” w obszarze Scal rekordy i kliknij „OK”, aby zakończyć.
Teraz informacje z Twojej listy adresowej zostaną przeniesione do Twoich etykiet i pojawi się nowy dokument z etykietami pocztowymi z Twojej listy adresów Excel. Możesz teraz edytować, formatować, drukować i zapisywać ten dokument etykiety, tak jak każdy inny dokument programu Word.
Dodatkowa wskazówka: Dodaj obramowania do etykiet
Ciężko jest ciąć etykiety bez obramowań. Aby dodać obramowanie, kliknij ikonę plusa (+) w lewym górnym rogu tekstów.
Teraz wszystkie etykiety w dokumencie są zaznaczone, kliknij ikonę „Obramowanie” w pływającym menu i kliknij „Wszystkie krawędzie” z opcji.
Natychmiast zobaczysz granice między różnymi etykietami.
Wszystko, co pozostało do zrobienia, to wydrukować etykiety, pociąć je, wkleić do wiadomości e-mail i wysłać pocztę.