Wysłałeś e-mail, którego nie powinieneś? Nie musisz się martwić; Microsoft Outlook zapisze twoją kryjówkę.
Czy kiedykolwiek wysłałeś komuś niewłaściwy e-mail i czułeś, że świat się skończy? Albo nawet nie zły, tylko niekompletny, a teraz myślisz, że będziesz wyglądać jak kompletny imbecyl przed kolegami? Użytkownicy programu Microsoft Outlook nie muszą się martwić o te wybryki.
Program Microsoft Outlook ma funkcję przywracania lub zastępowania wiadomości e-mail, a druga osoba nigdy nie będzie musiała dowiedzieć się o jakimkolwiek nieszczęściu z Twojej strony. Oczywiście jest do tego kilka warunków.
Kiedy możesz odwołać wiadomość e-mail?
Funkcja wycofania lub wymiany działa tylko wtedy, gdy druga osoba nie otworzyła i nie przeczytała Twojej wiadomości e-mail. Wyświetlenie wiadomości e-mail w okienku odczytu się nie liczy. Możesz go używać tylko wtedy, gdy Ty i odbiorca macie konto e-mail Microsoft 365 lub Microsoft Exchange w tej samej organizacji. Przypomnij/zamień to funkcja Microsoft Exchange, która nie jest dostępna dla kont MAPI ani POP.
Notatka: Funkcja Przywołaj nie jest dostępna, jeśli Twoja organizacja nie włączyła jej.
Jak odwołać wiadomość e-mail?
Otwórz aplikację Outlook na komputerze (nie będzie działać z Outlookiem online) i zaloguj się na swoje konto Microsoft 365. Przed wyruszeniem na polowanie na ten przycisk Przywołaj możesz dowiedzieć się, czy Twoje konto kwalifikuje się do korzystania z tej opcji, jeśli nie masz pewności.
Przejdź do opcji menu „Plik” i kliknij ją.
Informacje o koncie zostaną otwarte. Zobacz, że typ konta to „Microsoft Exchange”, a nie MAPI lub POP.
Jeśli jest to konto Microsoft Exchange, a odbiorca również korzysta z tego samego systemu poczty e-mail, możesz iść. Kliknij przycisk Wstecz, aby powrócić do głównego okna i przejdź do folderu „Przesyłki wysłane”.
Otwórz wiadomość, którą chcesz odwołać. Kliknij go dwukrotnie, aby go otworzyć. Pojedyncze kliknięcie e-maila, jak zwykle to robimy, otworzy go w okienku odczytu. Nie możesz przywołać wiadomości e-mail z okienka odczytu. Poczta otworzy się w osobnym oknie. Na karcie „Wiadomość” wybierz „Działania”, a następnie wybierz „Przypomnij tę wiadomość” z menu rozwijanego.
Jeśli nie możesz znaleźć opcji „Działania” na karcie „Wiadomość”, zmaksymalizuj okno do pełnego ekranu, ponieważ niektóre opcje znikają w częściowym oknie lub zamiast tego przejdź do karty „Plik”.
Na karcie Plik wybierz „Informacje” z menu nawigacyjnego po lewej stronie.
Następnie kliknij opcję „Wyślij ponownie lub przywołaj” i wybierz „Odwołaj tę wiadomość” z menu rozwijanego.
Po kliknięciu opcji Przywołaj (na dowolnej karcie) otworzy się okno dialogowe, w którym możesz wybrać, czy chcesz całkowicie przywrócić pocztę, czy ją zastąpić. Odwołanie wiadomości spowoduje jej usunięcie ze skrzynki odbiorczej odbiorcy, natomiast opcja zastąp usunie poprzednią wiadomość i zastąpi ją nową.
Zbadajmy różnicę między obiema opcjami. Aby po prostu odwołać wiadomość e-mail, wybierz opcję „Usuń nieprzeczytane kopie tej wiadomości”.
Zaznacz opcję „Powiedz mi, czy przywołanie się powiedzie lub nie powiedzie się dla każdego adresata”, zanim przywołasz pocztę. W ten sposób otrzymasz wiadomość, która poinformuje Cię, czy wycofanie się powiodło. Zaznacz tę opcję, jeśli planujesz wycofanie lub wymianę wiadomości e-mail, aby poznać status wycofania.
Teraz kliknij OK. To wszystko, co musisz zrobić, a wiadomość zostanie przywołana, jeśli odbiorca jej nie przeczytał.
Aby zastąpić wiadomość e-mail, wybierz opcję „Usuń nieprzeczytane kopie i zastąp nową wiadomością” i kliknij OK.
Outlook otworzy oryginalną wiadomość e-mail w polu redagowania. Możesz go edytować, aby odzwierciedlić to, co chcesz teraz wysłać, i kliknij przycisk „Wyślij”. Nowa wiadomość e-mail zastąpi poprzednią wiadomość w skrzynce odbiorczej odbiorcy.
Otrzymasz powiadomienie, jeśli przywołanie wiadomości się powiedzie.
Co dzieje się po stronie odbiorcy?
Gdy wycofanie się powiedzie: Jeśli odbiorca nie przeczytał oryginalnej wiadomości podczas przywracania/zamieniania wiadomości, oryginalna wiadomość jest usuwana i zastępowana wiadomością zastępującą (jeśli taka istnieje). Odbiorca jest również informowany o odwołaniu wiadomości.
Gdy wycofanie się nie powiedzie: Zarówno oryginalna, jak i przywołana wiadomość są dostępne w folderze odbiorcy. Jeśli odbiorca otworzy oryginalną wiadomość w trakcie przetwarzania żądania wycofania, odbiorca zostanie poinformowany, że próbowałeś odwołać wiadomość. Ale oryginalna wiadomość jest nadal dostępna w ich folderze.
Niezależnie od tego, czy wysłałeś wiadomość e-mail z niewłaściwymi faktami, czy za mało, Microsoft Outlook będzie Twoim zbawicielem. Przypomnij wiadomość za pomocą kilku kliknięć, a nikt nie będzie mądrzejszy w sprawie twojego pomyłki. Pamiętaj jednak, że musisz działać szybko, ponieważ gdy odbiorca przeczyta Twoją pocztę, nie będzie to miało sensu.