Możesz sprawdzić błędy pisowni w pojedynczej komórce, wielu komórkach, całym arkuszu, wielu arkuszach lub całym skoroszycie programu Excel.
Większość ludzi wie o funkcjach sprawdzania pisowni i Autokorekty w programach Microsoft Word i Powerpoint, ale czy wiesz, że MS Excel ułatwia również sprawdzanie pisowni. Nie jest tak potężny i zaawansowany jak Word, ale oferuje podstawowe funkcje sprawdzania pisowni. Pozwala sprawdzić pisownię słów w komórkach arkuszy roboczych i upewnić się, że arkusze są wolne od błędów.
W przeciwieństwie do Microsoft Word i PowerPoint, Excel nie sprawdza automatycznie problemów gramatycznych ani nie sprawdza pisowni podczas pisania (podkreślając je na czerwono). MS Excel powiadomi Cię o błędach pisowni tylko wtedy, gdy ręcznie uruchomisz funkcję sprawdzania pisowni. Ponadto program Excel nie sprawdza błędów gramatycznych.
Przez większość czasu ignorujemy błędy pisowni w Excelu, ponieważ często pracujemy z liczbami i formułami. Czasami jednak musisz sprawdzić, czy nie popełniłeś błędów pisowni podczas tworzenia niektórych raportów i zestawów danych, które mogą zawierać teksty, takie jak etykiety kolumn i wierszy, lub w całym arkuszu. Nauczmy się sprawdzać pisownię w pojedynczej komórce, wielu komórkach, całym arkuszu, wielu arkuszach naraz lub w całym skoroszycie.
Jak wykonać sprawdzanie pisowni w Excelu
Możesz łatwo sprawdzić pisownię w programie Microsoft Excel, wykonując następujące czynności:
Istnieją dwa sposoby uruchamiania funkcji sprawdzania pisowni w programie Excel: Dostęp do narzędzia można uzyskać ze wstążki programu Excel lub za pomocą skrótu klawiaturowego.
Najpierw otwórz arkusz kalkulacyjny z błędami pisowni i wybierz dowolną komórkę. Przejdź do zakładki „Recenzja”, kliknij przycisk „Pisownia” po lewej stronie w grupie Sprawdzanie wstążki programu Excel.
Możesz również nacisnąć skrót klawiaturowy klawisz funkcyjny F7, aby otworzyć okno dialogowe Pisownia. Jeśli wybierzesz dowolną pojedynczą komórkę w arkuszu kalkulacyjnym, program Excel automatycznie sprawdzi błędy pisowni w całym bieżącym arkuszu kalkulacyjnym.
Tak czy inaczej, otworzy się okno dialogowe Pisownia. Program Excel rozpocznie sprawdzanie błędów pisowni w arkuszu i poda sugestie dotyczące poprawnej pisowni.
W oknie dialogowym Pisownia wybierz sugestię z pola „Sugestie:” i kliknij przycisk „Zmień”, aby poprawić błędną pisownię słowa. Po poprawieniu tej pisowni przejdzie do następnego błędu. To pole pojawi się tylko dla komórek z błędnie napisanymi słowami. Tutaj wybierzemy pierwsze słowo „Prawdopodobieństwo” z listy sugestii, aby zastąpić błędnie napisane słowo „Prawdopodobieństwo” i kliknij przycisk „Zmień”.
Gdy cała pisownia zostanie poprawiona, Excel wyświetli komunikat „Sprawdzanie pisowni zakończone. Jesteś gotowy do wyjścia”. Kliknij „OK” w oknie monitu, aby kontynuować.
Excel wyświetli okno dialogowe Pisownia tylko wtedy, gdy w arkuszu zostaną znalezione jakiekolwiek błędy. Jeśli nie zostanie znaleziony żaden błąd, program Excel wyświetli ten sam powyższy komunikat.
Jeśli funkcja sprawdzania pisowni nie działa (tj. przycisk „Pisownia” na karcie Recenzja jest wyszarzony), prawdopodobnie dlatego, że arkusz kalkulacyjny jest chroniony. „Odblokuj” swój arkusz roboczy przed sprawdzeniem błędów ortograficznych.
Różne opcje pisowni w oknie dialogowym
Zanim nauczymy się sprawdzać pisownię w komórkach, całych arkuszach roboczych, wielu arkuszach roboczych lub całym skoroszycie, powinniśmy zrozumieć różne opcje w oknie dialogowym Pisownia i jak je dostosować. Podczas poprawiania słów musisz wybrać odpowiednie opcje.
Oto niektóre z funkcji, które zobaczysz w oknie dialogowym Pisownia:
- Zignoruj raz - Gdy sprawdzanie pisowni napotka słowo, które identyfikuje jako błąd, a słowo to jest rzeczywiście poprawne dla twoich celów, kliknij przycisk „Ignoruj raz”, aby zignorować bieżącą sugestię błędu sprawdzania pisowni. Np. Nazwiska, adresy itp.
- Ignorować wszystko – Kliknij tę opcję, jeśli chcesz zignorować wszystkie wystąpienia bieżących błędnie napisanych słów i zachować oryginalne wartości. Na przykład, jeśli ta sama nazwa została powtórzona wiele razy, kliknięcie tej opcji spowoduje pominięcie wszystkich tych słów bez ich zmiany i zaoszczędzi Twój czas.
- Dodaj do słownika – Jeśli Excel uzna bieżące słowo za błąd, ale jest to poprawne słowo i to, którego używasz dość często, możesz dodać to błędnie napisane słowo do słownika Microsoft Excel, o ile jest ono używane poprawnie. Dzięki temu słowo stanie się częścią słownika MS i nie będzie w przyszłości oznaczane jako błąd w żadnym skoroszycie ani w innych produktach firmy Microsoft.
- Zmiana – Po wykryciu błędu sprawdzania pisowni program Excel wyświetli listę sugestii. Wybierz jedno z sugerowanych słów i kliknij ten przycisk, aby zastąpić aktualnie wybrane błędnie napisane słowo właściwym.
- Zmienić wszystko – Ta opcja zastąpi wszystkie wystąpienia błędnie napisanego słowa, a także aktualne, wybraną sugestią.
- Autokorekta – Kliknięcie tej opcji pozwoli Excelowi automatycznie poprawić błędnie napisane słowo zgodnie z wybraną sugestią. Ponadto doda słowo do listy autokorekty, co oznacza, że jeśli wpiszesz to samo błędnie napisane słowo w przyszłości, Excel automatycznie przekonwertuje je na wybraną sugestię.
- Język słownika – Możesz zmienić język słownika Excela za pomocą tego menu rozwijanego.
- Opcje – Ten przycisk przeniesie Cię do „Opcji programu Excel”, gdzie możesz odpowiednio przejrzeć lub zmodyfikować domyślne ustawienia sprawdzania pisowni.
- Cofnij ostatnie – Kliknij ten przycisk, aby cofnąć ostatnią akcję.
Dostosowywanie ustawień sprawdzania pisowni w programie Excel
Jeśli chcesz zmienić domyślne ustawienia sprawdzania pisowni w programie Excel, kliknij „Opcje” w oknie dialogowym Pisownia lub przejdź do zakładki „Plik” i kliknij „Opcje”.
W zakładce Sprawdzanie w opcjach programu Excel znajdziesz domyślne ustawienia sprawdzania pisowni, które możesz dostosować do swoich potrzeb i wymagań.
Program Excel ignoruje słowa pisane wielkimi literami (HEETHEN), tekst zawierający liczby (Rage123), adresy IP/plików lub kody internetowe i nie będą traktowane jako pomyłka. Ponadto oznacza powtarzające się słowa jako błąd. Np. jeśli wpiszesz „Przywitaj się z moim małym przyjacielem”, zostanie to oznaczone flagą, a dodatkowe „do” jako błąd. Jeśli chcesz, możesz włączyć lub wyłączyć te opcje.
Jeśli chcesz dodać lub edytować słownik programu Excel, kliknij opcję „Niestandardowe słowniki”.
Następnie, aby edytować listę słów w słownikach niestandardowych, wybierz „CUSTOM.DIC” w liście słowników i kliknij przycisk „Edytuj listę słów…”.
Wpisz słowo, które chcesz dodać do słownika w polu „Słowo(a):” i kliknij „Dodaj”. Jeśli chcesz usunąć już dodane słowo z listy, wybierz słowo i kliknij „Usuń” lub „Usuń wszystko”, aby usunąć wszystkie słowa. Następnie kliknij dwukrotnie „OK”, aby zamknąć oba okna dialogowe.
Ponadto żadne słowo dodane do słowników niestandardowych nie zostanie oznaczone jako błąd w innych produktach firmy Microsoft. Jeśli dodano słowo do słownika niestandardowego w programie Excel, nie zostanie ono uznane za błąd w programie Word lub Powerpoint i na odwrót.
Jeśli chcesz zmienić ustawienia autokorekty, kliknij „Opcje autokorekty” w opcjach programu Excel.
Tutaj możesz dostosować ustawienia Autokorekty.
Podczas pisania często możesz kilka razy błędnie zapisać niektóre słowa w arkuszu. Możesz naprawić te błędy, dodając te słowa do listy Autokorekty. W ten sposób Excel automatycznie poprawi te słowa podczas pisania.
Aby to zrobić, wprowadź błędnie napisane słowo w sekcji „Zamień” i wybierz właściwe słowo z poniższej listy lub wpisz je w sekcji „Z”. Następnie kliknij „OK”, aby złożyć wniosek.
Sprawdź pisownię pojedynczej komórki/tekstu w programie Excel
Excel umożliwia sprawdzenie wartości pojedynczej komórki (Word) pod kątem błędów pisowni.
Aby sprawdzić pisownię dowolnej pojedynczej komórki w dokumencie Excel, wybierz komórkę i kliknij ją dwukrotnie lub naciśnij klawisz F2, aby przejść do trybu edycji. Upewnij się, że jesteś w trybie edycji w komórce. Jeśli jesteś w trybie edycji, kursor tekstowy pojawi się w komórce i „Edytuj” na pasku stanu w lewym dolnym rogu okna Excela (jak pokazano poniżej).
Następnie kliknij przycisk „Pisownia” na karcie Recenzja lub naciśnij klawisz F7.
Jeśli Excel znajdzie jakiekolwiek błędy pisowni, wyświetli okno sugestii, w przeciwnym razie wyświetli komunikat z komunikatem „Sprawdzanie pisowni zakończone”.
Wybierz właściwe słowo i kliknij „Zmień”, aby poprawić pisownię. Następnie kliknij „OK” w oknie dialogowym Sprawdzanie pisowni zakończone.
Sprawdź pisownię w wielu komórkach / słowach w jednym arkuszu
Jeśli chcesz sprawdzić pisownię w wielu komórkach jednocześnie, możesz to zrobić, zaznaczając tylko te komórki i korzystając z okna dialogowego Pisownia. Ta metoda jest przydatna, gdy chcesz pominąć kolumnę nazwy lub adresu ze sprawdzania błędów, ponieważ nazwy i adresy są zwykle oznaczane jako błędy pisowni.
Najpierw zaznacz komórki, zakresy, kolumny lub wiersze, które chcesz sprawdzić pod kątem pisowni. Jeśli zaznaczasz sąsiednie komórki, po prostu przeciągnij myszą lub Shift + klawisze strzałek, aby dokonać wyboru.
Jeśli chcesz wybrać niesąsiadujące komórki (komórki, które nie są obok siebie), możesz nacisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl i kliknąć komórki, które chcesz wybrać. Jeśli masz do zaznaczenia dużą liczbę komórek, naciśnij i zwolnij klawisze Shift + F8, a następnie kliknij tyle komórek, ile chcesz je zaznaczyć. Następnie ponownie naciśnij Shift + F8, aby wyłączyć tryb zaznaczania.
Po zaznaczeniu komórek przejdź do zakładki „Recenzja” i wybierz „Pisownia” na Wstążce lub naciśnij F7.
Pojawi się okno dialogowe Pisownia z sugestiami zastąpienia pierwszego błędnie napisanego słowa (jeśli program Excel je znalazł) w zaznaczonych komórkach lub zakresach.
Następnie wybierz poprawną sugestię, kliknij opcję „Zmień” lub użyj „Autokorekty”, aby automatycznie wybrać poprawną pisownię i przejść do następnego błędnie napisanego słowa.
Możesz też kliknąć „Ignoruj raz”, aby odrzucić sugestię i przejść do następnego błędnie napisanego słowa.
Po poprawieniu pierwszego błędnie napisanego słowa, w tym samym oknie dialogowym zostaną wyświetlone sugestie następnego błędnie napisanego słowa. Wybierz odpowiednie opcje, aby naprawić błąd. Podobnie możesz poprawić wszystkie błędnie napisane słowa, jeden po drugim.
Po poprawieniu wszystkich błędnie napisanych słów zobaczysz monit „sukces”.
Sprawdź pisownię w całym arkuszu
Aby sprawdzić pisownię w całym arkuszu w programie Excel, wybierz dowolną komórkę w arkuszu, który chcesz sprawdzić, lub kliknij kartę arkusza roboczego, w którym chcesz uruchomić sprawdzanie pisowni, a następnie kliknij opcję „Pisownia” (lub naciśnij klawisz F7 ) na karcie „Przegląd”.
Excel zacznie sprawdzać błędy i poda sugestie ich poprawienia.
Po uruchomieniu sprawdzania pisowni sprawdza pisownię z aktualnie wybranej komórki i dalej do końca arkusza roboczego. Jeśli wybierzesz komórkę A1, Excel zacznie sprawdzać wszystkie komórki w pierwszym wierszu (od lewej do prawej), następnie przejdzie do drugiego wiersza i sprawdzi wszystkie komórki w drugim wierszu (od lewej do prawej), a następnie przejdzie do trzeci rząd i tak dalej.
Na przykład, jeśli wybierzesz A4, po prostu przejdzie przez wszystkie komórki wiersza 4 (w poziomie), a następnie wiersze poniżej. Po sprawdzeniu wszystkich komórek po A4, Excel wyświetli okno dialogowe „Czy chcesz kontynuować sprawdzanie na początku arkusza?”. Kliknij „Tak”, aby kontynuować sprawdzanie pisowni od początku, jak pokazano poniżej.
Sprawdź pisownię na wielu arkuszach jednocześnie
W programie Excel możesz jednocześnie sprawdzać pisownię w wielu arkuszach roboczych. Oto jak:
Aby sprawdzić pisownię w wielu arkuszach roboczych, naciśnij i przytrzymaj klawisz Ctrl i wybierz karty wielu arkuszy, które chcesz sprawdzić. Rozpocznij sprawdzanie pisowni, klikając przycisk „Pisownia” pod zakładką „Sprawdź” lub naciskając klawisz F7.
Spowoduje to rozpoczęcie procesu sprawdzania pisowni i jeden po drugim wszystkie błędy pojawią się w oknie dialogowym.
Wybierz odpowiednie opcje, aby naprawić wszystkie błędy, a okno dialogowe wyświetli monit z powiadomieniem o wiadomości potwierdzającej.
Sprawdź pisownię wszystkich arkuszy w skoroszycie naraz
Jeśli w skoroszycie znajduje się wiele arkuszy, możesz łatwo sprawdzić pisownię wszystkich za jednym razem.
Aby sprawdzić pisownię we wszystkich arkuszach w skoroszycie, kliknij prawym przyciskiem myszy kartę dowolnego arkusza i wybierz „Wybierz wszystkie arkusze” z menu kontekstowego.
Spowoduje to wybranie wszystkich arkuszy w skoroszycie. Następnie naciśnij klawisz F7 lub kliknij przycisk „Pisownia” na karcie wstążki Przejrzyj. Po wybraniu wszystkich arkuszy roboczych wszystkie karty będą wyświetlane z białym tłem, jak pokazano poniżej.
Teraz Excel sprawdzi pisownię we wszystkich arkuszach w skoroszycie.
Sprawdzanie pisowni słów w formule
Jeśli spróbujesz sprawdzić tekst, który jest częścią formuły, nie zadziała, a sprawdzanie pisowni powróci do początku arkusza. Możesz sprawdzić tylko tekst znajdujący się w powłoce formuły w trybie edycji.
Jeśli chcesz sprawdzić pisownię słów w formule, kliknij dwukrotnie komórkę z formułą lub zaznacz słowa w formule na pasku formuły. Następnie naciśnij klawisz F7 lub kliknij przycisk „Pisownia” na karcie wstążki Przejrzyj, aby uruchomić sprawdzanie pisowni.
Wyróżnij błędy ortograficzne za pomocą makra Excel VBA
Możesz nawet użyć makra programu Excel, aby znaleźć i podświetlić błędnie napisane słowa w bieżącym arkuszu. W tym celu musisz stworzyć makro w edytorze VBA. Oto jak to zrobić:
Najpierw otwórz arkusz, w którym chcesz podświetlić błędnie napisane słowa. Następnie kliknij przycisk „Visual Basic” na karcie „Programista” lub naciśnij klawisz skrótu Alt + F11, aby otworzyć edytor Excel VBA.
W edytorze Microsoft VBA kliknij menu „Wstaw” i wybierz opcję „Moduł”.
Następnie skopiuj i wklej następujący kod w edytorze modułów:
Sub ColorMispelledCells() dla każdego cl w ActiveSheet.UsedRange Jeśli nie Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Then _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Next cl End SubPo wklejeniu kodu kliknij przycisk „Uruchom” na pasku narzędzi lub naciśnij klawisz „F5”, aby uruchomić makro.
Po uruchomieniu makra sprawdź swój arkusz. Wszystkie komórki z błędnie napisanymi słowami zostałyby podświetlone, jak pokazano poniżej.
To wszystko, co musisz wiedzieć o sprawdzaniu pisowni w programie Excel.