Wszystko, co musisz wiedzieć, aby korzystać z pokoi podgrup w Microsoft Teams
Breakout Rooms przebyły sporą podróż w ramach wirtualnego spotkania, przechodząc od rzadkości do niezbędnej funkcji. Niezależnie od tego, czy jesteś zdalnym zespołem, który chce przeprowadzić burzę mózgów w celu znalezienia pomysłów w grupach, czy nauczycielem, który chce, aby uczniowie pracowali nad zadaniami grupowymi podczas zajęć, pokoje podgrup są dla Ciebie.
Microsoft Teams również dodał do swojego arsenału oficjalną funkcję pokoi podgrup. Nie musisz już zadowolić się prowizorycznymi pokojami na odpoczynek. Kanały udające pokoje typu breakout były sprytnym włamaniem, ale nadszedł czas, aby przyjąć prawdziwą rzecz. Funkcja pokoi podgrup w Microsoft Teams sprawia, że prowadzenie sesji podgrup podczas spotkania i zarządzanie nimi jest zaskakująco łatwe.
Tworzenie pokoi podgrup
Tylko gospodarze/organizatorzy spotkań mogą tworzyć i moderować pokoje podgrup w Microsoft Teams.
Notatka: Obecnie funkcja Breakout Room jest dostępna tylko w aplikacji komputerowej dla systemów Windows i Mac.
Rozpocznij spotkanie i przejdź do paska narzędzi spotkania u góry ekranu. Następnie kliknij opcję „Pokoje podgrup”.
Pojawi się małe okno do tworzenia pokoi podgrup. Najpierw wybierz liczbę pokoi, które chcesz mieć z menu rozwijanego. W zespołach możesz mieć maksymalnie 50 pokoi podgrup.
Następnie wybierz, czy chcesz automatycznie przypisywać uczestników do pokojów podgrup, czy ręcznie. Jeśli wybierzesz opcję automatycznie, zespoły podzielą losowo równomiernie uczestników do pokojów podgrup. Aby zilustrować, jeśli jest 6 uczestników innych niż Ty i 3 pokoje podgrup, przypisze on 2 osoby do każdego pokoju.
Jeśli wybierzesz ręcznie, będziesz musiał indywidualnie przypisać każdego uczestnika do pokoju podgrupy.
Notatka: To jedyny moment, w którym możesz automatycznie przypisywać osoby do pokoi podgrup. Po ręcznym wyborze jedynym sposobem na poprawę jest odtworzenie pomieszczeń od zera. Jeśli jednak zdecydujesz się na automatyczne przypisywanie osób, nadal możesz ręcznie przypisywać ich z jednego pokoju do drugiego.
Na koniec kliknij „Utwórz pokoje”.
Ręczne przypisywanie osób
Gdy zdecydujesz się automatycznie przypisywać osoby, nie pozostaje Ci nic innego, jak zacząć korzystać z pokoi. Jeśli jednak zdecydujesz inaczej, tj. ręcznie, zadanie przypisania osób do pokojów nadal pozostaje przed rozpoczęciem korzystania z pokojów.
Po prawej stronie ekranu pojawi się panel pokoju podgrup. Kliknij opcję „Przypisz uczestników”.
Lista uczestników dostępnych do przypisania pojawi się pod opcją. Wybierz wszystkich uczestników, których chcesz przypisać do tego samego pokoju i kliknij przycisk „Przypisz”.
Notatka: Osoby, które dołączają do spotkania za pomocą urządzeń PTSN lub Teams, nie mogą być obecnie przypisane do pokojów podgrup. Możesz wykorzystać główne spotkanie jako salę dla nich.
Pojawi się lista pokoi. Wybierz pokój dla wybranych osób, a zostaną one przypisane do tego pokoju. Powtarzaj powyższe kroki, aż wszyscy uczestnicy zostaną przypisani do swoich pomieszczeń.
Korzystanie z pokoi podgrup
Gdy będziesz gotowy, aby przenieść uczestników do pokoi, kliknij opcję „Rozpocznij pokoje”. Spowoduje to automatyczne przeniesienie wszystkich uczestników do ich przypisanych pokoi.
Możesz również rozpocząć pokoje indywidualnie. Idź do tego pokoju i najedź na niego. Pojawi się ikona „Więcej opcji” (menu z trzema kropkami); Kliknij na to. Następnie wybierz z menu opcję „Otwórz pokój”.
W trakcie spotkania możesz otwierać i zamykać pokoje podgrup tyle razy, ile chcesz.
Dołączanie do pokoju podgrup
Gospodarz spotkania nie jest częścią żadnego pokoju podgrupy, ale może dołączyć do dowolnego pokoju w dowolnym momencie. Aby dołączyć do pokoju i wejść w interakcję z uczestnikami, kliknij ikonę „Więcej opcji” obok tego pokoju i wybierz z menu „Dołącz do pokoju”.
Aby wrócić do spotkania, kliknij przycisk „Wyjdź”. Automatycznie powróci na spotkanie.
Za każdym razem, gdy wracasz do głównego spotkania z pokoju podgrup, spotkanie jest zawieszane. Dotyczy to zarówno organizatora, jak i uczestników. Kliknij przycisk „Wznów”, aby kontynuować spotkanie od końca. Podobnie możesz przeskakiwać między wszystkimi pokojami podgrup.
Zmiana nazwy pokoju
Istnieje kilka domyślnych ustawień w Microsoft Rooms for Breakout Rooms, które możesz zmienić. Jednym z nich są nazwy pokoi. Domyślnie pokoje noszą nazwy Pokój 1, Pokój 2 i tak dalej. Aby zmienić nazwę pokoju, przejdź do „Więcej opcji” i wybierz z menu „Zmień nazwę pokoju”.
Następnie wprowadź nową nazwę i kliknij „Zmień nazwę pokoju”, aby zapisać zmiany. Zmiana nazw pokoi na bardziej rozpoznawalną ułatwia ich moderowanie.
Wysyłanie ogłoszenia do pokoi
Jako moderator możesz wysyłać ogłoszenia do pokojów podgrup, takie jak aktualizowanie czasu, udostępnianie podpowiedzi do dyskusji, pomysłów, przydatnych zasobów itp.
Przejdź do „Więcej opcji” u góry „Pokoje podgrup” i wybierz z menu „Zgłoś ogłoszenie”.
Następnie wpisz wiadomość i kliknij przycisk „Wyślij”.
Uczestnicy w pokojach podgrup będą mogli przeczytać ogłoszenie z czatu. Czat w pokojach podgrup jest również dostępny po spotkaniu na głównej liście czatów aplikacji Teams.
Zamknięcie pokoi
Możesz zamknąć wszystkie pokoje jednocześnie lub zamknąć poszczególne pokoje.
Kliknij „Zamknij pokoje”, aby jednocześnie zamknąć wszystkie pokoje podgrup.
Aby zamknąć pokój jednoosobowy, przejdź do pokoju i kliknij „Więcej opcji”. Następnie wybierz z menu opcję „Zamknij pokój”.
Po powrocie na główne spotkanie wszyscy muszą wznowić spotkanie z zawieszenia.
Notatka: Jeśli chcesz zakończyć główne spotkanie, ważne jest, aby najpierw zamknąć pokoje podgrup. Jeśli tego nie zrobisz, spotkanie w pokojach podgrup będzie kontynuowane.
Dodatkowe ustawienia
Wyłączanie automatycznego wejścia do pomieszczeń: Domyślnie pokoje podgrup w Microsoft Teams są tak skonfigurowane, że zaraz po uruchomieniu pokoju uczestnicy są automatycznie do niego przenoszeni. Ale jeśli nie chcesz automatycznego wprowadzania, możesz wyłączyć to ustawienie. Gdy ustawienie jest wyłączone, uczestnicy otrzymują wiadomość z prośbą o dołączenie do pokoju podgrupy, gdy go otworzysz. Następnie decydują, kiedy dołączyć do pokoju, klikając przycisk „Dołącz”.
Aby wyłączyć to ustawienie, przejdź do panelu Pokoje podgrup i kliknij „Więcej opcji”. Następnie wybierz z menu „Ustawienia pokoi”. Dostęp do ustawień pokoju można uzyskać tylko wtedy, gdy pokoje są zamknięte.
Następnie wyłącz przełącznik „Automatycznie przenoś osoby do pokoi”.
Zezwól uczestnikom na powrót do głównego spotkania: Domyślna konfiguracja w Microsoft Teams uniemożliwia uczestnikom samodzielny powrót na główne spotkanie. Mogą dołączyć do większego spotkania tylko wtedy, gdy jako gospodarz spotkania zamkniesz pokój podgrup. Aby umożliwić im opuszczenie pokoju podgrup, włącz to ustawienie.
Przejdź do ikony „Więcej opcji” i wybierz „Ustawienia pokoi”. Następnie włącz przełącznik „Uczestnicy mogą wrócić do głównego spotkania”. Spowoduje to dodanie przycisku „Wyjdź” do pokoju podgrup dla uczestników, podobnie jak gospodarz.
Przenieś ludzi dookoła: Aby przenieść kogoś z jednego pokoju podgrupy do drugiego, przejdź do pokoju, w którym aktualnie się znajduje, i kliknij go. Pojawi się lista wszystkich uczestników w pokoju.
Wybierz imiona i nazwiska osób, które chcesz przenieść, i kliknij przycisk „Przypisz”. Następnie wybierz inny pokój, do którego mają je przenieść, lub wybierz opcję „Nieprzypisane”, aby całkowicie usunąć ich z pokoi podgrup.
Dodaj i usuń pokoje: Możesz także dodać więcej pokoi lub usunąć obecne pokoje w dowolnym momencie spotkania.
Aby dodać pokój, przejdź do panelu pokoju podgrupy i kliknij opcję „Dodaj pokój”. Natychmiast zostanie utworzony nowy pokój.
Aby usunąć pokój, przejdź do pokoju i kliknij „Więcej opcji”. Następnie wybierz z menu opcję „Usuń pokój”.
Odtwórz pokoje: W dowolnym momencie, jeśli chcesz całkowicie usunąć istniejące pokoje podgrup i zacząć od zera, to również jest możliwe. Przejdź do „Więcej opcji” u góry panelu pokoi podgrup, a następnie wybierz z menu „Odtwórz pokoje”. Istniejące pokoje zostaną usunięte, a okno do tworzenia pokojów pojawi się ponownie.
Otwarte lub znaczące dyskusje na dużych spotkaniach mogą być trudne, zwłaszcza gdy potrzebna jest kreatywność. Breakout Rooms pomagają ludziom efektywnie przeprowadzać burze mózgów w mniejszych grupach.