Możesz utworzyć listę rozwijaną w Arkuszach Google, korzystając z listy elementów w zakresie komórek lub ręcznie wprowadzając elementy.
Lista rozwijana (znana również jako menu rozwijane lub menu rozwijane) to menu podobne do pola listy, które pozwala użytkownikom wybrać opcję z listy wstępnie zdefiniowanych opcji. Lista rozwijana zapewnia, że użytkownicy wprowadzają do komórek tylko te wartości, które są dostępne na danej liście.
Podczas współpracy w Arkuszach Google czasami możesz chcieć, aby inni użytkownicy wpisali powtarzające się wartości w kolumnie. Aby uniknąć niedokładności, literówek i aby wprowadzić łącznik danych, możesz dodać listę rozwijaną, aby upewnić się, że użytkownicy wprowadzają tylko podane wartości.
Na przykład tworzysz listę zadań, które ma wykonać Twój zespół. Chcesz, aby Twój zespół aktualizował status każdego zadania jako Wykonane, Oczekujące, Priorytetowe, Pominięte i Zadanie w toku. W tym celu można utworzyć rozwijane menu z listą statusów zadań, z którego użytkownik może wybierać zamiast ręcznie wprowadzać dane.
W tym samouczku omówimy wszystko na temat tworzenia i zarządzania listą rozwijaną w Arkuszach Google.
Tworzenie listy rozwijanej w Arkuszach Google
Lista rozwijana to funkcja sprawdzania poprawności danych, która pozwala użytkownikom kontrolować, co można wprowadzić w arkuszu. Możesz szybko utworzyć listę rozwijaną, korzystając z okna dialogowego sprawdzania poprawności danych w Arkuszach Google.
Istnieją dwa sposoby dodania menu rozwijanego w Arkuszach Google. Możesz utworzyć listę rozwijaną z wartościami w zakresie komórek lub ręcznie określić elementy listy.
Utwórz menu rozwijane za pomocą zakresu komórek w Arkuszach Google
W Arkuszach Google możesz utworzyć listę rozwijaną, korzystając z listy elementów zawartych w zakresie komórek.
Najpierw otwórz arkusz kalkulacyjny Google i wprowadź listę elementów w zakresie komórek, które chcesz uwzględnić na liście rozwijanej. Tutaj, w tym przykładowym arkuszu kalkulacyjnym, mamy listę nazw miast jako oddziałów.
Następnie wybierz komórkę lub zakres komórek, w których chcesz utworzyć listę rozwijaną. Może znajdować się w tym samym arkuszu lub w osobnym arkuszu.
Następnie kliknij menu „Dane” u góry arkusza kalkulacyjnego i wybierz z menu opcję „Weryfikacja danych”.
Lub kliknij prawym przyciskiem myszy po zaznaczeniu komórki (komórek) i wybierz „Weryfikacja danych” u dołu menu kontekstowego.
Pojawi się okno dialogowe sprawdzania poprawności danych. Tutaj możesz zdefiniować i dostosować swoją listę rozwijaną za pomocą różnych ustawień.
Zakres komórek
Pierwsze pole, „Zakres komórek”, określa lokalizację, w której zostanie utworzona lista rozwijana. Ponieważ wybraliśmy już zakres do tego, jest on automatycznie wypełniany.
Możesz to również zmienić, klikając „ikonę tabeli” w polu Zakres komórek i wybierając zakres komórek, w którym chcesz wstawić listę rozwijaną.
Kryteria
Następnie sekcja Kryteria zawiera listę opcji w menu rozwijanym i potrzebujesz tylko dwóch pierwszych opcji. Nie możesz utworzyć menu rozwijanego z innymi opcjami.
Kliknij menu i wybierz opcję „Lista z zakresu”, aby dodać zakres jako kryterium.
W polu obok wprowadź odwołanie do komórki/zakres zawierający wszystkie wartości, które chcesz uwzględnić na liście rozwijanej. Zamiast ręcznie wpisywać zakres, wystarczy kliknąć ikonę „Wybierz zakres danych” (ikona tabeli).
Pojawi się kolejne wyskakujące okienko o nazwie Wybierz zakres danych. Teraz wystarczy wybrać komórkę/zakres zawierający listę elementów, a lokalizacja zostanie automatycznie dodana do okna dialogowego „Wybierz zakres danych”. Następnie kliknij „OK”. Po wybraniu zakresu z innego arkusza nazwa arkusza jest również uwzględniana w lokalizacji listy.
W powyższym przykładzie lista pozycji w A2:A13 arkusza 3 i lista rozwijana są tworzone w C2:C17 arkusza 4.
Pokaż listę rozwijaną w komórce
Upewnij się, że pole wyboru „Pokaż listę rozwijaną w komórce” jest zaznaczone. Jeśli ta opcja pozostanie niezaznaczona, nadal możesz wprowadzać elementy z listy, klikając dwukrotnie komórkę, ale nie zobaczysz ikony rozwijanej w komórce.
W przypadku nieprawidłowych danych
Możesz także wybrać, co się stanie, gdy ktoś wprowadzi coś (nieprawidłowe dane), którego nie ma na liście. Możesz wybrać opcję „Pokaż ostrzeżenie” lub „Odrzuć dane wejściowe” dla ustawienia „W przypadku nieprawidłowych danych”. Opcja „Pokaż ostrzeżenie” akceptuje dane wejściowe użytkownika, ale z ostrzeżeniem, podczas gdy opcja „Odrzuć dane wejściowe” całkowicie odrzuca wpis.
Wygląd zewnętrzny
Dzięki opcji Wygląd możesz podpowiedzieć użytkownikowi, jak korzystać z rozwijanej listy lub jakie wartości są akceptowane w komórkach.
Aby aktywować tę opcję, zaznacz pole wyboru „Pokaż tekst pomocy do sprawdzania poprawności”, a tuż pod nim pojawi się pole tekstowe. Wpisz instrukcje, które chcesz wyświetlić w polu tekstowym.
Po zakończeniu konfiguracji kliknij przycisk „Zapisz”, aby zastosować zmiany.
Jak działa rozwijane menu w Arkuszach Google
Teraz listy rozwijane są tworzone w komórce C2: C17, a po kliknięciu ikony rozwijanej zostanie wyświetlona lista elementów.
Teraz, jeśli użytkownik wprowadzi wartość, której nie ma na liście, ta komórka zostanie oznaczona jako nieprawidłowe dane. Możesz zauważyć znacznik w lewym górnym rogu komórki C6. Dzieje się tak, ponieważ wybraliśmy opcję „Pokaż ostrzeżenie” w ustawieniu „W przypadku nieprawidłowych danych” w oknie dialogowym Sprawdzanie danych.
A kiedy najedziesz kursorem na znacznik, zobaczysz komunikat ostrzegawczy.
W ten sposób tworzysz dynamiczną listę rozwijaną w Arkuszach Google.
Utwórz menu rozwijane, ręcznie wprowadzając elementy w Arkuszach Google
Jeśli chcesz utworzyć statyczną listę rozwijaną, a nie masz listy elementów w zakresie komórek w arkuszu kalkulacyjnym, możesz ręcznie określić elementy w oknie dialogowym sprawdzania poprawności danych.
Ta metoda może być przydatna, jeśli chcesz tylko utworzyć prostą listę rozwijaną z pozycjami takimi jak Tak i Nie, Zatwierdzone i Odrzucone, W magazynie i wyprzedane itp. Oto, jak to zrobić:
Wybierz komórkę lub grupę komórek, dla której chcesz dodać listę rozwijaną.
Kliknij zakładkę „Dane” w menu i wybierz opcję „Walidacja danych”.
W wyskakującym okienku Sprawdzanie poprawności danych upewnij się, że w polu „Zakres komórek” wybrano właściwą komórkę lub zakres.
W rozwijanym menu Kryteria musisz tym razem wybrać „Lista elementów”.
W polu obok wpisz ręcznie żądane elementy z listy rozwijanej i pamiętaj, aby oddzielić każdy element przecinkiem bez spacji. W naszym przykładzie chcemy wyświetlić płeć, więc wpisujemy „Mężczyzna, Kobieta i Nie określono”.
Możesz dodać spację wewnątrz nazwy elementu, ale nie między elementami. Pozycje mogą zawierać teksty, daty, liczby, formuły i pola wyboru.
Upewnij się, że opcja „Pokaż listę rozwijaną w komórce” jest zaznaczona. Ponieważ jest to lista statyczna i nie chcemy żadnych innych danych wejściowych w komórce, wybraliśmy opcję „Odrzuć dane wejściowe”.
Po wprowadzeniu zmian kliknij „Zapisz”, aby zastosować.
Teraz w każdej komórce wybranego zakresu tworzone jest statyczne menu rozwijane. Kliknij ikonę rozwijaną lub kliknij dwukrotnie komórkę lub naciśnij „Enter” w komórce, aby wybrać element.
Jeśli użytkownik wprowadzi wartość, której nie ma na liście, walidacja danych odrzuci dane wejściowe i wyświetli komunikat o błędzie. Dzieje się tak, ponieważ wybraliśmy opcję „Odrzuć dane wejściowe” dla „W przypadku nieprawidłowych danych” w Walidacji danych.
Błąd poinformuje użytkownika, że wprowadził nieprawidłowe dane w określonej komórce i musi wprowadzić jedną z określonych wartości.
Edytuj listę rozwijaną w Arkuszach Google
Może się zdarzyć, że będziesz chciał dodać nowe elementy, zmienić elementy lub usunąć elementy z już utworzonej listy rozwijanej. Możliwe jest również dostarczenie nowej listy pozycji do istniejącej listy rozwijanej.
Przejdź do zakresu komórek lub arkusza z komórkami zawierającymi listę elementów użytych na liście rozwijanej. Wprowadź żądane zmiany w zawartości tych komórek. Możesz dodawać nowe elementy, edytować istniejące elementy i usuwać elementy z tych komórek.
To jest oryginalna lista, której używaliśmy do utworzenia listy rozwijanej wcześniej:
Teraz wprowadziliśmy kilka zmian na liście. Dodaliśmy nowy przedmiot Sztokholm, usunęliśmy Wiedeń i zmieniliśmy Nowy Jork na New Jersey.
Możesz także edytować ręcznie wprowadzone elementy w oknie dialogowym Sprawdzanie poprawności danych.
Po wyedytowaniu listy pozycji lista rozwijana zostanie automatycznie zaktualizowana. Jednak niektóre z wcześniej wprowadzonych wpisów przy użyciu oryginalnego menu rozwijanego są oznaczone jako nieprawidłowe. Ponieważ te wartości są edytowane na liście, są one oznaczane jako nieprawidłowe.
Teraz, po kliknięciu listy rozwijanej, otrzymasz nowo zaktualizowaną listę rozwijaną.
Notatka: Jeśli dodasz lub usuniesz elementy z listy, pamiętaj o zmianie wyboru zakresu w Kryteriach sprawdzania poprawności danych, aby wszystkie elementy były wyświetlane poprawnie na liście rozwijanej.
Skopiuj listę rozwijaną w Arkuszach Google
Zamiast tworzyć tę samą listę rozwijaną w wielu arkuszach, możesz szybko skopiować listę rozwijaną z jednej komórki do wielu komórek w jednym lub wielu arkuszach.
Możesz użyć prostej metody kopiowania i wklejania, aby szybko skopiować listę rozwijaną.
Aby to zrobić, wybierz komórkę z rozwijanej listy, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „Kopiuj” lub naciśnij „Ctrl + C”. Następnie wybierz komórkę lub zakres komórek, w których chcesz wstawić listę rozwijaną, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „Wklej” lub naciśnij „Ctrl + V”, aby wkleić listę rozwijaną.
Ale ta metoda skopiuje również formatowanie komórek (kolor, styl, obramowanie itp.), A także wpis z listy rozwijanej.
Aby tego uniknąć, musisz użyć specjalnej funkcji wklejania. Oto jak to robisz.
Najpierw wybierz i skopiuj komórkę (Ctrl + C) za pomocą listy rozwijanej. Następnie wybierz komórkę/zakres, do którego chcesz skopiować listę rozwijaną. Kliknij prawym przyciskiem myszy wybrane komórki, rozwiń opcję „Wklej specjalnie” i wybierz opcję „Wklej tylko sprawdzanie poprawności danych”.
Spowoduje to skopiowanie listy rozwijanej do wybranej lokalizacji.
Usuń listę rozwijaną w Arkuszach Google
Jeśli nie potrzebujesz już rozwijanego menu i chcesz je usunąć, możesz to łatwo zrobić za pomocą kilku kliknięć myszką.
Aby usunąć listę rozwijaną, zaznacz komórkę lub komórki, z których chcesz usunąć listę rozwijaną. Następnie kliknij menu „Dane” i wybierz „Weryfikacja danych”.
Teraz kliknij przycisk „Usuń weryfikację” u dołu okna dialogowego Sprawdzanie danych i kliknij „Zapisz”.
Otóż to. Twoje listy rozwijane zostaną usunięte. Ale zostawią ci dane, które wprowadziliśmy za pomocą tych list rozwijanych.
